Dos columnas, un montón de papeles
Un propietario que alquila una vivienda no lleva, en la práctica, una contabilidad — lleva un extracto bancario donde cobra la renta y paga la hipoteca, un recibo del IBI que llega una vez al año, una factura de la comunidad, una póliza de seguro que se renueva sin que nadie la mire hasta que hay que declarar. Todo eso, junto, tiene que convertirse en dos números: lo que se ha ingresado por el alquiler y lo que se ha gastado en mantener el inmueble.
Esta página describe cómo se hace esa conversión — de un conjunto disperso de extractos y facturas a dos columnas ordenadas, listas para calcular el rendimiento neto del capital inmobiliario que exige la Declaración de la Renta. Para la parte específica de identificar los cobros dentro del extracto bancario, hay una página dedicada: extracto bancario para propietarios. Para la conciliación mes a mes de qué inquilino ha pagado, está cobro de alquiler y conciliación.
Esta página en concreto cubre el conjunto completo — cobros y gastos, extractos y facturas, uno o varios inmuebles — como punto de entrada a todo lo demás.
Por qué el alquiler no es un caso simple
A primera vista, un alquiler parece la contabilidad más simple que existe: una renta fija que entra cada mes, unos gastos que se pagan pocas veces al año. En la práctica, la dificultad no está en el volumen sino en la dispersión — cada documento llega por un canal distinto, en un momento distinto, y ninguno de ellos por sí solo cuenta la historia completa del inmueble.
El extracto bancario muestra los movimientos de dinero, pero no dice si un gasto concreto es deducible ni en qué proporción. La factura del IBI llega en papel o por email, fuera del extracto, y hay que recordar sumarla. El seguro se paga una vez al año y, si el pago coincide con otro movimiento del mismo importe, es fácil confundirlo. Nada de esto es difícil por separado — lo difícil es que nadie lo junta automáticamente.
Qué lee y de dónde
| Origen | Qué aporta |
|---|---|
| Extracto bancario | Cobros de renta de cada inquilino, cuota del préstamo, y buena parte de los gastos recurrentes |
| Factura o recibo del IBI | El importe del impuesto sobre bienes inmuebles, deducible en su totalidad para inmuebles arrendados |
| Factura de la comunidad de propietarios | La cuota deducible correspondiente al periodo de arrendamiento |
| Póliza o recibo del seguro del hogar | La prima deducible del seguro que cubre el inmueble alquilado |
Cada documento se lee según su propia estructura — un extracto no se trata como una factura, ni una factura como un extracto — y el resultado de todos ellos se combina en el mismo conjunto de ingresos y gastos por inmueble, sin que quien revisa tenga que unir a mano lo que viene de cada origen.
Los gastos deducibles del alquiler
La ley del IRPF permite deducir del rendimiento íntegro del alquiler todos los gastos necesarios para obtener los ingresos y para la conservación del inmueble, con el límite de que la suma de gastos financieros y de reparación/conservación no puede superar el importe de los ingresos del inmueble en el ejercicio — el exceso, cuando lo hay, se traslada a los cuatro años siguientes.
| Gasto | Nota |
|---|---|
| IBI y tasas municipales | Deducibles en su totalidad, correspondientes al inmueble arrendado |
| Intereses del préstamo hipotecario | Deducibles junto con los gastos de reparación, sujetos al límite conjunto de los ingresos |
| Comunidad de propietarios | Deducible la cuota correspondiente al periodo de arrendamiento del ejercicio |
| Seguro del hogar | Deducible la prima correspondiente al inmueble alquilado |
| Amortización | El 3% anual sobre el mayor entre el valor catastral de la construcción y el coste de adquisición, excluido el suelo |
| Gastos de gestión y formalización | Honorarios de gestoría, gastos de redacción del contrato, cuando corren a cargo del propietario |
Esta herramienta identifica estos gastos allí donde aparecen —extracto bancario o factura suelta— y los agrupa por inmueble. La calificación final de cada partida como deducible, y el cálculo del límite conjunto cuando aplica, sigue siendo tarea de tu asesoría: identificar y calificar son dos pasos distintos, y solo el primero se automatiza aquí con fiabilidad.
La reducción del rendimiento neto
Cuando el inmueble se destina a vivienda habitual del inquilino, el rendimiento neto positivo se reduce antes de tributar — una reducción general que, tras la reforma de la Ley por el Derecho a la Vivienda, puede llegar al 50%, 60%, 70% o 90% según el tipo de contrato, la zona donde se ubique el inmueble y las condiciones pactadas con el inquilino.
El porcentaje exacto depende de factores que no constan en ningún extracto bancario —si la zona está declarada tensionada, si el inquilino tiene entre 18 y 35 años, si la renta pactada es inferior a la del contrato anterior— y por eso esta herramienta no calcula la reducción aplicable. Lo que sí deja preparado es el dato de partida que esa reducción necesita: el rendimiento íntegro y los gastos deducibles ya identificados, listos para que tu asesoría aplique el porcentaje correcto sin tener que reconstruir antes las cifras desde cero.
Cómo funciona
Sube los documentos
Extractos bancarios y facturas sueltas del inmueble, del periodo que necesites.
Cada documento se lee según su tipo
Extracto o factura, cada uno con su propia estructura, sin configuración manual.
Se identifican cobros y gastos, con confianza
Renta por un lado, gastos deducibles por otro, agrupados por inmueble.
Exporta
Excel, CSV o JSON, con ingresos y gastos ya separados, listos para tu asesoría.
Un año de alquiler, en cifras
Un propietario con una vivienda alquilada todo el año, doce extractos bancarios y cinco facturas sueltas (IBI, comunidad de los cuatro trimestres y seguro).
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Renta identificada (12 cobros) | 9.600 € |
| IBI identificado | 412 € |
| Comunidad identificada (4 trimestres) | 580 € |
| Seguro identificado | 215 € |
Doce cobros de renta identificados sin ningún hueco, y tres tipos de gasto deducible extraídos de cinco facturas distintas — todo agrupado por el mismo inmueble, listo para que la asesoría aplique la amortización, el límite conjunto de gastos financieros y de conservación, y la reducción correspondiente al tipo de contrato.
A mano frente a automático
A mano
Doce extractos y cinco facturas revisados uno a uno, sumando a mano cada gasto en una hoja de cálculo — factible con un inmueble, tedioso y propenso a olvidos con varios.
Automático
Cada documento se lee una sola vez y los ingresos y gastos quedan agrupados por inmueble, sin sumar nada a mano ni arrastrar un gasto de un trimestre a otro por error.
De una vivienda a una cartera
Preparar la contabilidad de una sola vivienda alquilada es, con orden, una tarde de trabajo al año. Hacerlo para una cartera de seis u ocho inmuebles, cada uno con su propio extracto, sus propias facturas y en algunos casos su propio préstamo hipotecario, cambia lo que resulta viable a mano — no porque cada inmueble sea más complicado, sino porque el número de documentos a cruzar crece mucho más rápido que el número de inmuebles.
Un histórico construido inmueble a inmueble, con los ingresos y gastos ya separados desde que cada documento se sube, hace posible comparar el rendimiento de cada vivienda de la cartera sin reconstruir nada desde cero cada campaña de la Renta.
Quién lo usa
Pequeños propietarios
Preparan la Declaración de la Renta de su vivienda alquilada sin llevar una contabilidad formal.
Propietarios con varios inmuebles
Separan ingresos y gastos por inmueble sin mezclar unos con otros.
Gestorías y asesorías fiscales
Reciben de sus clientes propietarios los datos ya identificados en lugar de extractos y facturas sueltas.
Administradores de fincas
Consolidan los datos de varios propietarios y varios inmuebles sin repetir el trabajo por cada cliente.
Casos particulares que conviene conocer
Un inmueble alquilado solo una parte del año —por ejemplo, vacío los primeros tres meses tras la compra— tiene ingresos y gastos que se atribuyen de forma distinta según el periodo. La herramienta identifica los documentos tal como llegan, con su fecha real; el reparto del gasto entre el periodo arrendado y el periodo vacío corresponde a tu asesoría, conforme a la normativa aplicable a cada caso.
Un préstamo hipotecario que financia a la vez la vivienda habitual del propietario y el inmueble alquilado —poco habitual, pero ocurre con ampliaciones de hipoteca— no se divide por suposición entre ambos destinos. La cuota se identifica como candidata y se señala para que la proporción deducible correspondiente al inmueble alquilado se confirme con el contrato del préstamo.
Por qué cada cifra necesita su origen
Un resumen anual que solo muestra un total de ingresos y un total de gastos, sin conservar de qué documento procede cada cifra, es cómodo hasta que Hacienda pide justificar una partida concreta — y en ese momento, reconstruir el origen exacto de un gasto de hace nueve meses, sin la referencia ya guardada, obliga a revisar de nuevo todos los extractos y facturas del ejercicio.
Conservar la referencia al documento de origen desde el primer momento —qué extracto, qué factura, qué línea concreta— convierte esa reconstrucción de una urgencia futura en un dato ya presente. La diferencia se nota justo en el peor momento para descubrirla: durante una comprobación de Hacienda sobre los ingresos y gastos declarados por el alquiler.
Antes de la campaña de la Renta
La campaña de la Declaración de la Renta, entre abril y junio, es el momento en el que todo este trabajo tiene que estar ya hecho, no el momento de empezarlo. Llegar a esas fechas con los doce extractos del año y las facturas sueltas del inmueble ya leídos e identificados evita la prisa de reconstruir un año entero de movimientos en pocas semanas.
Un cierre trimestral, en lugar de uno único al final del año, reparte ese trabajo en cuatro momentos más manejables y permite detectar a tiempo un gasto que falta, un cobro sin identificar o una factura que nunca llegó a subirse — mucho más fácil de resolver en el trimestre en curso que meses después, cuando el recuerdo de qué pasó exactamente ya se ha difuminado.
Qué formato de extracto o factura hace falta
No hace falta ningún formato especial — un PDF descargado del banco, una factura escaneada o una fotografía nítida del recibo del IBI se leen igual de bien. La lectura se apoya en la estructura del propio documento, no en un formato de exportación concreto, así que un extracto de un banco poco habitual o una factura con un diseño distinto al de otros años no exige ninguna configuración adicional.
Esta independencia del formato es especialmente útil cuando los documentos del inmueble vienen de fuentes distintas —el extracto del banco, la factura de la comunidad emitida por una administradora de fincas, el recibo del IBI del ayuntamiento— cada uno con su propio diseño, sin que ninguno de ellos requiera un tratamiento especial para leerse correctamente.
Qué pasa con tus documentos
Un extracto bancario o una factura de un inmueble contiene datos personales y financieros sensibles — el propietario, el titular de la cuenta, los importes exactos de cada movimiento. El tratamiento de estos documentos sigue el mismo estándar que el resto de la plataforma: cifrado en tránsito, y los archivos originales se eliminan una vez completado el procesamiento, sin quedar almacenados de forma permanente en ningún servidor.
Esta política importa especialmente en el alquiler, donde los documentos suelen contener el nombre completo del inquilino, su IBAN y, en el caso de las facturas del IBI, el valor catastral del inmueble — información que un propietario prudente prefiere no ver acumulada indefinidamente en ningún sitio ajeno a su propio archivo.
Lo que no hace
No califica un gasto como deducible
Identifica el gasto y su importe — si es deducible, en qué proporción y con qué límite, lo confirma tu asesoría.
No calcula la reducción del rendimiento neto
Deja preparado el rendimiento íntegro y los gastos, pero el porcentaje de reducción depende de condiciones que no constan en ningún extracto.
No presenta la declaración
Prepara los datos; la presentación de la Declaración de la Renta la hace tu asesoría o tú mismo a través de la sede electrónica.
Esta separación entre identificar y decidir es deliberada: identificar cobros y gastos de forma fiable, extracto tras extracto y factura tras factura, es una tarea que se puede automatizar sin margen de error acumulado. Calificar cada partida y calcular el resultado final es una tarea que exige el criterio de una asesoría con el contexto completo del inmueble y del propietario.