Un extracto, decenas de propietarios
El extracto bancario de una comunidad de veinte, cuarenta o cien viviendas no se parece en nada al de un particular. Cada mes o cada trimestre entran las cuotas de todos los propietarios, alguna vez mezcladas con una derrama puntual para una obra concreta, y salen las facturas del proveedor de limpieza, del mantenimiento del ascensor, del seguro del edificio, del portero y de los honorarios del propio administrador de fincas. Nada de eso llega ya repartido — el banco solo ve movimientos, no coeficientes de participación ni categorías de gasto.
Esta página describe cómo se hace esa conversión — de un extracto denso y una carpeta de facturas sueltas a dos columnas ordenadas: cuotas cobradas por un lado, gastos identificados por otro, listas para la rendición de cuentas que la Ley de Propiedad Horizontal exige presentar a la Junta cada año. Para el reparto exacto de cada cuota según el coeficiente de participación de cada propietario, hay una función dedicada: reparto de cuotas por coeficiente.
Esta página en concreto cubre el conjunto completo — cuotas y gastos, extractos y facturas, una comunidad o varias — como punto de entrada a todo lo demás.
Por qué una comunidad no es un alquiler
La contabilidad de un alquiler particular tiene un propietario, un inquilino y una renta. La contabilidad de una comunidad tiene decenas de "inquilinos" a la vez —los propietarios, cada uno pagando una cuota distinta según su coeficiente— y ningún ingreso individual que sea, por sí solo, más importante que el resto. La dificultad no está en un solo movimiento complicado, sino en que todos los movimientos juntos tienen que cuadrar contra un presupuesto aprobado en Junta, propietario por propietario.
A eso se suma que no todos los gastos se reparten igual entre todos los propietarios — el mantenimiento del ascensor puede excluir a los bajos, una derrama de fachada puede repartirse de forma distinta a la cuota ordinaria— y que la morosidad de un propietario no reduce el gasto total de la comunidad, solo traslada temporalmente la carga a la tesorería mientras se regulariza.
Qué lee y de dónde
| Origen | Qué aporta |
|---|---|
| Extracto bancario de la comunidad | Cuotas cobradas de cada propietario, derramas y prácticamente todos los gastos pagados por transferencia o domiciliación |
| Facturas de proveedores | Limpieza, mantenimiento, jardín, piscina, reparaciones puntuales |
| Recibo del seguro del edificio | La prima anual o fraccionada del seguro comunitario |
| Honorarios del administrador de fincas | La cuota de gestión, generalmente mensual o trimestral |
Cada documento se lee según su propia estructura, y el resultado de todos ellos se combina en el mismo conjunto de cuotas y gastos por comunidad, sin que quien revisa tenga que unir a mano lo que viene de cada origen.
Los gastos habituales de una comunidad
Una comunidad tiene un catálogo de gastos mucho más estable que un alquiler particular — casi siempre el mismo tipo de proveedor, mes tras mes, con variaciones puntuales por una reparación imprevista.
| Gasto | Nota |
|---|---|
| Limpieza y mantenimiento de zonas comunes | Recurrente, casi siempre con el mismo proveedor mes a mes |
| Mantenimiento del ascensor | Cuota fija mensual más posibles reparaciones puntuales facturadas aparte |
| Seguro del edificio | Prima anual o fraccionada, cubre elementos comunes, no las viviendas individuales |
| Portero o conserjería | Nómina o factura del servicio, según el régimen laboral |
| Suministros de zonas comunes | Luz del portal y garaje, agua de zonas comunes, cuando no están incluidos en otro concepto |
| Honorarios del administrador de fincas | Cuota de gestión, generalmente mensual o trimestral |
Esta herramienta identifica estos gastos allí donde aparecen —extracto bancario o factura suelta— y los agrupa por categoría y por comunidad. Confirmar si un gasto concreto debe repartirse entre todos los propietarios o solo entre un subgrupo —los pisos con ascensor, por ejemplo— sigue siendo una decisión que depende de los estatutos de la comunidad, no algo que se deduzca solo del importe de la factura.
El fondo de reserva, aparte de todo lo demás
La Ley de Propiedad Horizontal obliga a toda comunidad a mantener un fondo de reserva de al menos el 5% del último presupuesto ordinario anual, destinado exclusivamente a obras de conservación y reparación del edificio — no a gastos corrientes, por ajustado que ande el mes.
Un extracto bancario no distingue por sí solo qué parte del saldo corresponde al fondo de reserva y qué parte es tesorería disponible para el día a día, a menos que la comunidad mantenga una cuenta separada para el fondo — una práctica recomendable, pero no siempre aplicada. Identificar las aportaciones al fondo como su propia categoría, distinta de la cuota ordinaria, es lo que permite comprobar que el fondo se mantiene en el nivel legal exigido en lugar de descubrir al cierre del ejercicio que se ha usado sin querer para cubrir un gasto corriente.
Cómo funciona
Sube los documentos
Extractos bancarios de la comunidad y facturas sueltas de proveedores, del periodo que necesites.
Cada documento se lee según su tipo
Extracto o factura, cada uno con su propia estructura, sin configuración manual.
Se identifican cuotas y gastos, con confianza
Cuotas cobradas por un lado, gastos de la comunidad por otro, agrupados por categoría.
Exporta
Excel, CSV o JSON, con cuotas y gastos ya separados, listos para la rendición de cuentas.
Un trimestre de comunidad, en cifras
Una comunidad de 24 viviendas, con cuota ordinaria mensual y una derrama puntual para pintar la fachada aprobada en la última Junta.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Cuotas ordinarias identificadas (22 de 24 propietarios) | 3.960 € |
| Derrama de fachada identificada (18 de 24 propietarios) | 5.400 € |
| Gastos de limpieza y mantenimiento | 1.240 € |
| Seguro del edificio (prorrateado del trimestre) | 310 € |
| Honorarios del administrador | 450 € |
Veintidós de veinticuatro propietarios al día con la cuota ordinaria, y solo dieciocho con la derrama de fachada — dos listas de morosos distintas, cada una con su propio seguimiento, en lugar de un único total de "impagos" que mezcla dos conceptos con tratamiento y urgencia diferentes.
A mano frente a automático
A mano
Un extracto con decenas de movimientos revisado línea a línea, cruzando cada cobro contra el padrón de propietarios — factible con diez viviendas, tedioso y propenso a errores a partir de veinte o treinta.
Automático
Cada documento se lee una sola vez y las cuotas y gastos quedan agrupados por categoría, sin sumar nada a mano ni perder de vista quién sigue pendiente.
De una comunidad a una cartera de fincas
Llevar la contabilidad de una sola comunidad, con orden, es una tarde de trabajo al trimestre para un tesorero voluntario. Un administrador de fincas que gestiona quince o veinte comunidades a la vez se enfrenta al mismo trabajo multiplicado, con la dificultad añadida de que cada comunidad tiene su propio banco, su propio calendario de Juntas y sus propias particularidades de reparto.
Un histórico construido comunidad a comunidad, con cuotas y gastos ya separados desde que cada documento se sube, hace posible atender a todas las comunidades gestionadas sin reconstruir nada desde cero cada vez que se acerca una Junta.
El salto de una comunidad a diez no multiplica la dificultad de cada extracto individual — sigue siendo el mismo tipo de documento, leído con el mismo método. Lo que sí cambia es la coordinación: recordar qué comunidad tiene su Junta en marzo y cuál en junio, qué padrón de coeficientes se actualizó la semana pasada, y qué comunidad todavía espera una factura de un proveedor concreto para cerrar el trimestre. Tener cada extracto ya identificado desde el momento en que se sube es lo que libera tiempo real para esa coordinación, en lugar de consumirlo entero en la lectura línea a línea de cada documento.
Quién lo usa
Administradores de fincas
Gestionan varias comunidades sin repetir el mismo trabajo manual por cada una.
Presidentes y tesoreros voluntarios
Preparan la rendición de cuentas de su comunidad sin llevar una contabilidad formal.
Comunidades sin administrador profesional
Mantienen un control claro de cuotas y gastos con los propios recursos de la Junta.
Gestorías que asesoran a comunidades
Reciben de sus clientes los datos ya identificados en lugar de extractos y facturas sueltas.
Casos particulares que conviene conocer
Una derrama que se reparte con un coeficiente distinto al de la cuota ordinaria —por ejemplo, un ascensor cuyo coste se reparte solo entre los propietarios que se benefician de él, excluyendo los bajos— no se puede deducir del importe cobrado sin conocer el acuerdo exacto de la Junta. La herramienta identifica los cobros tal como llegan, con su fecha e importe real; el criterio de reparto aplicable a cada derrama concreta corresponde a lo aprobado en el acta correspondiente.
Un propietario que paga una cuota distinta a la que le correspondería por su coeficiente —un local comercial con un coeficiente propio, distinto al de las viviendas, por ejemplo— se identifica igualmente por su importe real cobrado, sin asumir que todos los propietarios pagan la misma cantidad.
Por qué cada cifra necesita su origen
Un resumen trimestral que solo muestra un total de cuotas y un total de gastos, sin conservar de qué documento procede cada cifra, es cómodo hasta que un propietario pide en la Junta justificar una partida concreta — y en ese momento, reconstruir el origen exacto de un gasto de hace seis meses, sin la referencia ya guardada, obliga a revisar de nuevo todos los extractos y facturas del periodo.
Conservar la referencia al documento de origen desde el primer momento —qué extracto, qué factura, qué línea concreta— convierte esa reconstrucción de una urgencia futura en un dato ya presente. La diferencia se nota justo en el peor momento para descubrirla: en medio de una Junta con propietarios pidiendo explicaciones sobre una cuenta concreta.
Antes de la Junta anual
La Ley de Propiedad Horizontal exige que la Junta ordinaria anual apruebe las cuentas del ejercicio anterior y el presupuesto del siguiente. Llegar a esa Junta con las cuotas y gastos del año ya identificados y agrupados, en lugar de reconstruir doce meses de movimientos en las semanas previas, es la diferencia entre una rendición de cuentas tranquila y una improvisada bajo presión con propietarios haciendo preguntas en directo.
Un cierre trimestral, en lugar de uno único al final del año, reparte ese trabajo en cuatro momentos más manejables y permite detectar a tiempo una cuota que falta, un gasto sin identificar o una factura que nunca llegó a subirse — mucho más fácil de resolver en el trimestre en curso que meses después, delante de toda la Junta.
Qué formato de extracto o factura hace falta
No hace falta ningún formato especial — un PDF descargado del banco, una factura escaneada del proveedor de limpieza o una fotografía nítida del recibo del seguro se leen igual de bien. La lectura se apoya en la estructura del propio documento, no en un formato de exportación concreto, así que un extracto de un banco poco habitual o una factura con un diseño distinto al de otros años no exige ninguna configuración adicional.
Esta independencia del formato es especialmente útil cuando los documentos de la comunidad vienen de fuentes distintas —el extracto del banco, la factura del proveedor de mantenimiento, el recibo del seguro emitido por la aseguradora— cada uno con su propio diseño, sin que ninguno de ellos requiera un tratamiento especial para leerse correctamente.
Qué pasa con tus documentos
Un extracto bancario o una factura de una comunidad contiene datos personales y financieros de decenas de propietarios — nombres, importes, en ocasiones IBAN. El tratamiento de estos documentos sigue el mismo estándar que el resto de la plataforma: cifrado en tránsito, y los archivos originales se eliminan una vez completado el procesamiento, sin quedar almacenados de forma permanente en ningún servidor.
Esta política importa especialmente para un administrador de fincas que gestiona los datos personales de cientos de propietarios repartidos entre varias comunidades — información que exige el mismo cuidado que cualquier otro dato personal sujeto a protección de datos.
Lo que no hace
No decide el reparto legal de una derrama
Identifica el cobro y su importe — el criterio de reparto aplicable depende del acuerdo de la Junta y de los estatutos de la comunidad.
No convoca ni gestiona la Junta de propietarios
Prepara los datos que la Junta necesita para aprobar las cuentas; la convocatoria, el acta y la gestión de la reunión siguen siendo tarea del administrador o del presidente.
No reclama la morosidad a un propietario
Señala qué cuota está pendiente — el procedimiento de reclamación, judicial o extrajudicial, corresponde a la comunidad y a su administrador.
Esta separación entre identificar y decidir es deliberada: identificar cuotas y gastos de forma fiable, extracto tras extracto y factura tras factura, es una tarea que se puede automatizar sin margen de error acumulado. Decidir el reparto y gestionar la relación con los propietarios es una tarea que exige el criterio de quien conoce el contexto completo de la comunidad.