Warum das Unangekündigte der ganze Punkt ist
Die meisten Prüfungen kündigen sich an. Man bekommt ein Schreiben, hat ein paar Wochen Zeit, räumt auf, fragt bei der Steuerkanzlei nach und legt am Stichtag einen ordentlichen Stapel vor.
Die Kassennachschau funktioniert anders, und zwar absichtlich. Sie soll den Zustand zeigen, in dem sich eine Kasse an einem beliebigen Dienstagvormittag befindet — nicht den Zustand, in den sie sich mit drei Wochen Vorlauf bringen lässt.
Das klingt hart und ist es auch. Es hat aber eine Logik, die man nicht wegdiskutieren kann: Bargeld hinterlässt keine zweite Spur. Bei einer Überweisung gibt es die Aufzeichnung der Bank, unabhängig davon, was der Betrieb tut. Beim Zwanzigeuroschein in der Schublade gibt es nur die Aufzeichnung des Betriebs selbst — und die einzige Möglichkeit, sie zu kontrollieren, ist der Vergleich mit dem Geld, das gerade da ist.
Für die Praxis folgt daraus etwas Unbequemes und zugleich Befreiendes: Vorbereitung im Sinne von Aufräumen bringt nichts. Was hilft, ist ausschließlich ein Verfahren, das ohnehin läuft — an jedem Tag, auch an denen, an denen niemand kommt.
Ein notwendiger Hinweis
Dieser Artikel ist keine Rechts- und keine Steuerberatung, und er will auch keine sein. Er zählt keine Paragrafen auf, nennt keine Fristen und behauptet nicht, für Ihren Betrieb zu gelten.
Was hier steht, ist etwas anderes: eine Beschreibung, wie sich eine solche Situation auf die Unterlagen eines Betriebs auswirkt, und welche Eigenschaften dieser Unterlagen den Verlauf bestimmen. Das ist eine Frage der Organisation, und darüber lässt sich nützlich schreiben.
Alles, was Rechtsfolgen betrifft — welche Rechte und Pflichten Sie haben, was verlangt werden darf, wie zu reagieren ist — gehört zu Ihrer Steuerberatung. Und wenn tatsächlich jemand vor der Tür steht, gehört der Anruf dort hin, bevor irgendetwas anderes passiert.
FlowParse selbst ist übrigens weder eine Kasse noch eine technische Sicherheitseinrichtung und macht niemanden ordnungsgemäß. Es liest Unterlagen aus und rechnet sie nach. Mehr dazu weiter unten, wo es um die Grenzen von Software geht.
Was eine Nachschau ist — und was sie nicht ist
Sie ist keine Betriebsprüfung. Das ist mehr als eine Formalität, weil sich Umfang und Charakter unterscheiden: Die Nachschau ist punktuell, sie betrifft die Kasse, und sie findet im laufenden Betrieb statt, mit Gästen im Raum und Ware auf dem Band.
Sie ist auch keine Durchsuchung. Es geht nicht darum, etwas zu finden, das versteckt wurde, sondern darum, etwas anzusehen, das ohnehin da sein müsste.
Und sie ist vor allem eines: eine Momentaufnahme mit Anschluss. Was in dieser Stunde gesehen wird, entscheidet weniger über das Ergebnis selbst als darüber, ob es dabei bleibt oder ob daraus etwas Größeres wird.
Genau darin liegt die praktische Bedeutung. Eine Kasse, die im Moment der Nachschau schlüssig ist, beendet die Sache in der Regel. Eine, die es nicht ist, beendet gar nichts — sie eröffnet.
Die erste halbe Stunde
Nach übereinstimmenden Berichten aus der Praxis läuft der Anfang in einer erstaunlich stabilen Reihenfolge ab.
| Etwa | Was geschieht | Worauf es hinausläuft |
|---|---|---|
| Minute 0 | Ausweis, Anlass, Vorstellung | Der Betrieb erfährt, worum es geht |
| Minute 5 | Frage nach der zuständigen Person | Ob es eine gibt, und ob sie erreichbar ist |
| Minute 10 | Kassensturz | Zwei unabhängige Zahlen treffen aufeinander |
| Minute 20 | Aktuelle Tagesaufzeichnung | Ob heute schon etwas dokumentiert wurde |
| Minute 30 | Rückblick auf die letzten Tage | Ob es lückenlos ist |
Bemerkenswert ist, wie früh der Kassensturz kommt. Er steht nicht am Ende einer langen Sichtung, sondern fast am Anfang — weil er die aussagekräftigste Einzelhandlung überhaupt ist und den Ton für alles Weitere setzt.
Ebenso bemerkenswert ist Minute fünf. Die Frage nach der zuständigen Person ist keine Höflichkeit, sondern eine Prüfung: Ein Betrieb, in dem niemand konkret für die Kasse zuständig ist, hat kein Verfahren — und das ist bereits eine Feststellung, bevor irgendetwas gezählt wurde.
Der Kassensturz, und warum er alles entscheidet
Ausgezählt wird, was tatsächlich in der Schublade liegt. Verglichen wird das mit dem Betrag, den die Aufzeichnung in diesem Moment ausweisen müsste.
Die Kraft dieser Handlung liegt in der Unabhängigkeit der beiden Zahlen. Die eine stammt aus einer Rechnung, die der Betrieb geführt hat; die andere entsteht gerade eben, aus der Wirklichkeit. Sie können nicht durch dieselbe Nachlässigkeit gleichzeitig falsch werden.
Deshalb ist die Frage „Ist Ihre Kasse kassensturzfähig?“ im Kern eine Frage nach dem Verfahren: Gibt es zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Sollbestand, mit dem sich die Schublade vergleichen lässt? Ein Betrieb, der erst am Monatsende rechnet, hat diesen Sollbestand am Dienstagvormittag schlicht nicht.
Was eine Abweichung bedeutet — und was nicht
Eine Differenz von ein paar Euro ist nicht der Weltuntergang. Im Alltag mit Bargeld verzählt man sich beim Herausgeben, ein Stück fällt herunter, jemand rundet zugunsten des Kunden. Ein Betrieb, bei dem die Zählung immer exakt aufgeht, ist eher auffällig als vorbildlich.
Anders liegt es bei einer großen Abweichung, und noch einmal anders bei einer, die sich nicht erklären lässt. Nicht der Betrag entscheidet, sondern ob jemand sagen kann, woher er kommt.
Worauf danach gesehen wird
Ob heute schon etwas aufgezeichnet ist
Ein Betrieb, der um elf Uhr noch keine einzige Aufzeichnung des Tages hat, beantwortet damit eine Frage, die gar nicht gestellt wurde.
Ob die letzten Tage lückenlos sind
Nicht die Beträge, sondern die Reihe. Ein fehlender Tag fällt schneller auf als eine falsche Zahl.
Ob der Bestand je unter null war
Die eine Feststellung, die sich nicht wegdiskutieren lässt, weil sie keine Bewertung ist.
Ob Einlagen und Entnahmen vorkommen
In einem Betrieb ohne eine einzige Einlage über Monate hat vermutlich nie jemand Wechselgeld nachgelegt — was unwahrscheinlich ist.
Ob sich zu einer Zeile der Beleg finden lässt
Ohne die Erinnerung einer bestimmten Person. Genau das ist der Test.
Ob Kartenumsätze im Bestand stecken
Ein dauerhaft zu hoher Bestand hat fast immer diese eine Ursache.
Auffällig an dieser Liste ist, was nicht darauf steht. Es geht kaum um Beträge und fast gar nicht um steuerliche Bewertungen. Es geht um Vollständigkeit, Reihenfolge und Auffindbarkeit — drei Eigenschaften, die nichts mit Buchhaltungswissen zu tun haben und alles mit Organisation.
Warum Betriebe scheitern — und warum fast nie am Vorsatz
Das öffentliche Bild einer Kassenprüfung dreht sich um Manipulation: die zweite Kasse, die gelöschten Umsätze, die frisierte Software. Solche Fälle gibt es, und sie sind der Grund, warum es die Nachschau überhaupt gibt.
Der Alltag sieht anders aus. Was Betriebe in Schwierigkeiten bringt, ist fast immer harmlos entstanden: das Wechselgeld, das nie eingetragen wurde, der Bon in der Jackentasche, der Dienstag ohne Z-Bon, weil die Aushilfe nicht wusste, wie man ihn zieht.
Das Unangenehme daran ist, dass sich diese beiden Ursachen im Ergebnis ähneln. Eine Aufzeichnung, in der Bewegungen fehlen, sieht von außen gleich aus — unabhängig davon, ob sie aus Absicht oder aus Vergesslichkeit unvollständig ist. Der Betrieb weiß, dass er nichts wollte; die Unterlagen sagen es nicht.
Deshalb ist Vollständigkeit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern der einzige Weg, wie ein ehrlicher Betrieb seine Ehrlichkeit belegen kann. Man kann nicht beweisen, dass man nichts unterschlagen hat. Man kann nur zeigen, dass die Aufzeichnung aufgeht.
Die Lücke im Dezember
Ein Muster, das immer wieder auftaucht und das gut zeigt, wie solche Probleme entstehen.
Im Dezember ist viel los. Es kommen Aushilfen dazu, die Schichten sind länger, es wird improvisiert. In dieser Zeit werden Bons seltener abgelegt, Einlagen seltener notiert, und der eine oder andere Tagesabschluss geht unter.
Im Januar sortiert jemand den Stapel und merkt, dass etwas fehlt. Weil aber Januar ist und der Jahresabschluss drängt, wird das Fehlende geschätzt und ergänzt — in bester Absicht, weil eine Lücke schlimmer aussieht als eine plausible Zahl.
Genau hier kippt es. Aus einem Erfassungsproblem, das erklärbar gewesen wäre, ist eine nachträglich erzeugte Aufzeichnung geworden. Die geschätzte Zahl ist nicht als geschätzt gekennzeichnet, und sie steht zwischen echten. Wer sie später findet, sieht nicht Nachlässigkeit, sondern etwas anderes.
Die bessere Reaktion ist unbequemer und deutlich sicherer: die Lücke stehen lassen und danebenschreiben, was bekannt ist. „Tagesabschluss für den 18. nicht auffindbar, Aushilfebetrieb, Ursache nicht mehr feststellbar“ ist eine schlechte Zeile — aber eine ehrliche, und sie ist erheblich weniger wert als das, was eine erfundene Zahl kostet.
Was Schweigen in den Unterlagen anrichtet
Die meisten Kassenbücher enthalten Zahlen und sonst nichts. Das ist verständlich — es ist ein Rechenwerk, kein Tagebuch — und es kostet trotzdem regelmäßig mehr, als eine Zeile Text gekostet hätte.
Ein Beispiel: An einem Samstag ist der Umsatz dreimal so hoch wie üblich. Der Betrieb weiß warum — Stadtfest, die Straße war voll. In den Unterlagen steht davon nichts, also steht dort nur eine Zahl, die aus der Reihe fällt.
Umgekehrt genauso: Ein Dienstag mit fast keinem Umsatz, weil die Straße aufgerissen war. Ohne Notiz sieht das aus wie ein Tag, an dem etwas nicht aufgezeichnet wurde.
Fünf Wörter am Rand der Zeile beseitigen beide Fragen, bevor sie entstehen. Und sie haben eine Eigenschaft, die man nicht nachholen kann: Sie wurden geschrieben, als es noch keinen Anlass gab, sich zu rechtfertigen. Dieselbe Erklärung zwei Jahre später mündlich vorgetragen wiegt sehr viel weniger.
Was das Personal wissen muss
In einem Betrieb mit Publikumsverkehr steht am Vormittag selten die Inhaberin an der Kasse. Es steht jemand dort, der nicht damit gerechnet hat, heute mit einer Prüfung zu tun zu haben.
Was diese Person braucht, ist keine Schulung, sondern drei Sätze: wen sie anruft, wo die Unterlagen liegen, und dass sie nichts erfinden soll. Der dritte ist der wichtigste.
Denn die typische Reaktion einer hilfsbereiten Aushilfe ist, hilfreich zu sein — und das heißt hier oft, auf Fragen zu antworten, deren Antwort sie nicht kennt. „Das machen wir immer so“ ist eine Aussage über ein Verfahren, und sie stammt dann von jemandem, der das Verfahren gar nicht festgelegt hat.
„Ich hole jemanden, der das beantworten kann“ ist in jeder Hinsicht besser. Es ist ehrlich, es ist niemandem gegenüber unhöflich, und es verhindert, dass eine falsche Auskunft später korrigiert werden muss — was immer schlechter aussieht als gar keine Auskunft.
Was danach passieren kann
Über die konkreten Folgen entscheidet nichts, was auf dieser Seite steht — das hängt am Einzelfall und gehört zu Ihrer Steuerberatung. Was sich allgemein sagen lässt, ist die Struktur der Möglichkeiten.
Es bleibt dabei
Die Kasse ist schlüssig, die Unterlagen sind auffindbar, die Sache ist erledigt. Das ist der weitaus häufigste Ausgang bei Betrieben mit laufendem Verfahren.
Es wird nachgefordert
Einzelne Unterlagen fehlen im Moment und werden nachgereicht. Unangenehm, aber harmlos, solange sie existieren.
Es wird ausgeweitet
Aus der punktuellen Nachschau wird etwas Größeres. Das ist der Übergang, den man vermeiden möchte, und er hängt an der Schlüssigkeit.
Es wird geschätzt
Wenn Aufzeichnungen als nicht tragfähig angesehen werden, kann an ihre Stelle eine Schätzung treten. Diese fällt selten zugunsten des Betriebs aus.
Der Sprung zwischen der zweiten und der dritten Zeile ist der teuerste im ganzen Verfahren, und er hängt nicht an der Höhe eines Betrags. Er hängt daran, ob die Aufzeichnung als Ganzes noch glaubwürdig ist.
Zwei Betriebe, zwei Verläufe
Beide Beispiele sind erfunden, beide Betriebe sind ehrlich, und beide haben dieselbe Art von Geschäft. Der Unterschied liegt allein im Verfahren.
Betrieb A
Gezählt wird täglich nach Betriebsschluss, die Zahl steht neben dem Z-Bon. Einmal pro Woche werden die Unterlagen durchgesehen, der Bestand wird fortgeschrieben. Auf einem Blatt neben der Kasse steht, wer zuständig ist und wen man in Vertretung anruft.
Beim Kassensturz weicht die Schublade um sieben Euro vom Sollbestand ab. Die Betriebsleitung sagt, dass das im Rahmen liegt und über die letzten Wochen in beide Richtungen streut — und kann das anhand der notierten Tageszählungen auch zeigen. Die Unterlagen der letzten Tage liegen im Fach neben der Kasse. Die Sache ist am Mittag erledigt.
Betrieb B
Gezählt wird, wenn Zeit ist. Die Z-Bons liegen in einem Ordner, die Barbelege in einem Umschlag, beides wird im Januar sortiert. Zuständig ist „eigentlich der Chef“, der heute in Hamburg ist.
Beim Kassensturz weicht die Schublade um vierzig Euro ab. Ob das viel ist, kann niemand sagen, weil es keinen Sollbestand für diesen Moment gibt — die letzte Rechnung ist sechs Wochen alt. Die Aushilfe an der Kasse möchte helfen und sagt, das sei bei ihnen normal. Damit ist eine Aussage über das Verfahren im Raum, die niemand belegen kann.
Was den Unterschied macht
Nicht Ehrlichkeit, nicht Größe, nicht die Kasse. Der Unterschied ist, dass Betrieb A zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Sollbestand hat und Betrieb B nicht. Alles Weitere folgt daraus.
Bemerkenswert daran ist, wie wenig Betrieb A dafür tut: fünf Minuten am Abend, eine halbe Stunde in der Woche. Es ist kein größerer Aufwand, sondern ein anders verteilter — Betrieb B macht dieselbe Arbeit im Januar, nur unter schlechteren Bedingungen und ohne Erinnerung.
Warum der Zeitdruck das eigentliche Problem ist
Über die Nachschau wird meist so geredet, als ginge es um Wissen: Kennt der Betrieb die Regeln? Tatsächlich geht es fast immer um Zeit.
Alles, was in dieser Situation gebraucht wird, ließe sich mit ein paar Tagen Vorlauf beschaffen. Der Beleg ist irgendwo, die Zahl lässt sich nachrechnen, die Erklärung kennt jemand. Nur ist eben kein Vorlauf da, und deshalb entscheidet nicht, ob etwas existiert, sondern ob es jetzt auffindbar ist.
Das erklärt auch, warum Betriebe, die eigentlich alles haben, in Schwierigkeiten geraten können. Unterlagen, die in drei Schränken, zwei E-Mail-Postfächern und einem privaten Handy liegen, existieren — aber sie sind an einem Dienstagvormittag nicht verfügbar, und das läuft im Ergebnis auf dasselbe hinaus.
Die Konsequenz daraus ist unspektakulär: Auffindbarkeit ist wichtiger als Vollständigkeit im Archiv. Ein Fach neben der Kasse mit den Unterlagen der letzten vier Wochen ist im entscheidenden Moment mehr wert als ein perfekt sortierter Keller.
Die Rolle der Steuerkanzlei
Ein weit verbreitetes Missverständnis lautet, die Kanzlei sei für die Kasse zuständig. Das ist sie nicht, und sie kann es auch nicht sein — sie war an keinem einzigen Tag dabei.
Was eine Kanzlei tun kann, ist buchen, was vorliegt, und beurteilen, was fachlich zu beurteilen ist: Steuersätze, Trinkgeld, Personalverzehr, die Behandlung einer Differenz. Was sie nicht kann, ist eine Bewegung herstellen, die nie aufgezeichnet wurde.
Deshalb ist die Zusammenarbeit dort am wirksamsten, wo sie früh ansetzt. Eine Kanzlei, die im Januar einen Stapel bekommt, kann nur noch feststellen, was fehlt. Dieselbe Kanzlei, die monatlich einen Export mit fortgeschriebenem Bestand sieht, kann im Februar sagen, dass am 14. etwas nicht stimmt — und dann lässt es sich noch klären.
Wenn tatsächlich jemand vor der Tür steht, gehört der Anruf dort hin, bevor irgendetwas anderes passiert. Das ist keine Floskel: Fragen zu Rechten, Pflichten und zum weiteren Vorgehen sind genau die, bei denen eine falsche Selbstauskunft später teuer wird.
Was in den Tagen danach passiert
Über den Tag selbst wird viel geschrieben, über die Wochen danach fast nichts — dabei entscheidet sich dort ein guter Teil des Ergebnisses.
Nachgereicht wird schriftlich, nicht mündlich
Was nachgereicht wird, sollte denselben Weg nehmen wie alles andere: mit Datum, mit Quellenangabe, nachvollziehbar.
Nichts nachträglich glätten
Die Versuchung ist groß, die Unterlagen jetzt „in Ordnung zu bringen“. Genau das erzeugt die nachträglich hergestellte Aufzeichnung, die man vermeiden wollte.
Das Verfahren jetzt aufschreiben
Falls es die halbe Seite noch nicht gab, ist dies der Moment. Sie beschreibt, wie ab heute gearbeitet wird — nicht, wie angeblich immer gearbeitet wurde.
Die Lücken benennen
Was fehlt, fehlt. Eine datierte Notiz darüber ist besser als eine plausible Zahl, und sie ist der einzige Weg, der nicht schlechter werden kann.
Der zweite Punkt ist der wichtigste und der, gegen den am häufigsten verstoßen wird. Der Impuls, nach einer unangenehmen Situation die Unterlagen zu verschönern, ist menschlich vollkommen verständlich — und er verwandelt ein Organisationsproblem in etwas, das anders bewertet wird.
Vorbereitung, die tatsächlich wirkt
Weil nicht angekündigt wird, ist jede Vorbereitung, die einen Vorlauf braucht, wertlos. Was bleibt, sind Dinge, die dauerhaft da sind.
Ein aktueller Sollbestand, jeden Tag, nicht erst zum Monatsende
Eine benannte Person und eine Vertretung, beide erreichbar
Eine halbe Seite, auf der das Verfahren steht
Ein Ablageort, den auch Fremde finden
Unterlagen, die ohne persönliche Erinnerung auffindbar sind
Getrennte Bestände je Kasse
Kartenumsätze außerhalb des Kassenbestands
Dokumentierte Lücken statt geschätzter Zahlen
Die dritte ist die, die am meisten unterschätzt wird. Eine halbe Seite, auf der steht, welche Kassen es gibt, wo die Belege hinkommen und wann gezählt wird, ist im entscheidenden Moment mehr wert als jedes Programm — weil sie zeigt, dass es ein Verfahren gibt und nicht nur eine Gewohnheit.
Wen es häufiger trifft — und warum das keine Unterstellung ist
Das Instrument richtet sich auf Bargeld. Daraus folgt fast von selbst, welche Betriebe häufiger damit zu tun haben, und es hat nichts mit einem Verdacht gegen eine Branche zu tun.
Wo praktisch alles über Konto läuft, gibt es die zweite, unabhängige Spur ohnehin — die Bank hat aufgezeichnet, was passiert ist, egal was der Betrieb tut. Eine Prüfung der Kasse ergibt dort schlicht wenig.
Wo ein hoher Anteil bar fließt, existiert diese zweite Spur nicht. Die einzige Kontrolle ist der Vergleich zwischen Aufzeichnung und vorhandenem Geld — und den kann man nur vor Ort und nur unangekündigt machen.
Das betrifft Gastronomie, Einzelhandel mit kleinen Beträgen, Friseure und Kosmetik, Taxi- und Marktbetrieb, Bäckereien, Kioske. Nicht weil dort anders gearbeitet würde, sondern weil dort Bargeld fließt.
Für die betroffenen Betriebe hat das eine unangenehme und eine nützliche Seite. Unangenehm: Die Wahrscheinlichkeit ist real. Nützlich: Sie ist vorhersehbar, und alles, was hilft, lässt sich lange vorher aufbauen.
Warum es hier keine Paragrafen und keine Fristen gibt
Wer zu diesem Thema sucht, findet viele Artikel voller Vorschriftenzitate. Dieser hier enthält bewusst keine, und das hat zwei Gründe, die genannt werden sollten.
Der erste ist Aktualität. Regeln zu Kassen haben sich in den letzten Jahren wiederholt geändert, teils mit Übergangsfristen, teils mit Ausnahmen. Ein Artikel altert, eine Steuerberatung nicht — und die Fassung, die für Ihren Betrieb heute gilt, kennt nur, wer sie laufend verfolgt.
Der zweite ist Nützlichkeit. Selbst wenn hier die korrekte Vorschrift stünde, würde sie Ihnen nicht sagen, was am Dienstagvormittag zu tun ist. Zwischen einer Norm und einem funktionierenden Ablauf im Betrieb liegt genau die Arbeit, die niemand abnimmt.
Deshalb steht in diesem Artikel, was sich beobachten lässt: wie so eine Situation abläuft, was zuerst angesehen wird, welche Eigenschaften von Unterlagen den Verlauf bestimmen. Das ist überprüfbar, es altert langsam, und es ist die Hälfte, die tatsächlich in Ihrer Hand liegt.
Die andere Hälfte — was gelten darf, was gefordert werden kann, welche Folgen möglich sind — gehört zu Ihrer Steuerberatung. Diese Trennung ist keine Vorsicht, sondern eine Aussage darüber, wer welche Frage seriös beantworten kann.
Vier verbreitete Irrtümer
„Wir sind zu klein, das trifft uns nicht“
Der Bargeldanteil entscheidet, nicht die Größe. Ein kleiner Betrieb, in dem fast alles bar läuft, ist genau der Fall, für den das Instrument gedacht ist.
„Wir haben eine moderne Kasse, also passt das“
Die Kasse zeichnet auf, was eingegeben wird. Sie weiß nichts von dem Wechselgeld aus der privaten Tasche und nichts von dem Bon in der Jacke — und genau daran scheitern Betriebe.
„Am Jahresende bringt der Steuerberater das in Ordnung“
Er kann buchen, was da ist. Was fehlt, kann er nicht herstellen, und was er schätzen müsste, will er zu Recht nicht schätzen.
„Kleine Differenzen sind gefährlich“
Umgekehrt. Auffällig ist eine Kasse, die immer exakt aufgeht — das gibt es im Alltag mit Bargeld nicht. Gefährlich sind Differenzen, die niemand erklären kann, nicht ihre Existenz.
Was Software leisten kann — und was nicht
Beim Thema Kasse wird viel versprochen, und „prüfungssicher“ gehört zu den Wörtern, bei denen man skeptisch werden sollte. Deshalb die Abgrenzung so klar, wie sie sich ziehen lässt.
Was sie nicht kann
Sie kann eine Bewegung, die nie aufgezeichnet wurde, nicht herbeiführen. Sie kann keine Signatur nachholen, die im Moment der Aufzeichnung an der Kasse hätte entstehen müssen. Sie kann Ordnungsmäßigkeit nicht herstellen, weil das eine Eigenschaft Ihres Verfahrens ist und keine Funktion.
Und sie sollte keine Lücke füllen. Ein Programm, das eine fehlende Bewegung selbsttätig ergänzt, damit die Reihe glatt wird, erzeugt genau die nachträglich hergestellte Aufzeichnung, die weiter oben beschrieben wurde — nur schneller.
Was sie kann
Sie kann Unterlagen zu Zeilen machen, sodass ein Monat in Minuten vorliegt statt in Stunden. Sie kann den Bestand fortschreiben und jede Stelle markieren, an der er unter null geht. Sie kann an jede Zeile die Quelldatei und die Seite hängen, sodass eine Rückfrage in einer Minute beantwortet ist statt in einem halben Tag.
Das ist weniger, als Werbung verspricht, und es ist genau die Arbeit, die sonst niemand macht — weil sie mit einem Taschenrechner drei Stunden dauert und deshalb aufgeschoben wird, bis niemand sich mehr erinnert.
Wie die Bestandsprüfung im Einzelnen arbeitet, steht auf Kassenbestand prüfen; der Ablauf drumherum in ordnungsgemäße Kassenführung.
Was in diesem Quartal zu tun ist
Nicht alles auf einmal. Vier Dinge, die zusammen einen Nachmittag kosten und den größten Teil des Risikos wegnehmen.
Einen abgeschlossenen Monat durchrechnen
Alle Unterlagen auslesen, den Bestand fortschreiben, das Vorzeichen ansehen. Das beantwortet die Frage, die Sie eigentlich haben.
Zählen auf täglich umstellen
Wenn bisher monatlich gezählt wurde, ist das die einzige Änderung, die den Sollbestand überhaupt erst entstehen lässt.
Das Verfahren aufschreiben
Eine halbe Seite. Welche Kassen, wo die Belege, wann gezählt, wer zuständig, wer vertritt.
Mit dem Personal drei Sätze klären
Wen anrufen, wo liegen die Unterlagen, nichts erfinden.
Beginnen Sie mit dem laufenden Zeitraum, nicht mit dem ältesten. Unterlagen von letzter Woche lassen sich noch beschaffen; die von vor zwei Jahren meist nicht, und die Zeit ist dort besser investiert, wo sich noch etwas ändern lässt.