Kontoauszüge für den Steuerberater aufbereiten

Was der Steuerberater wirklich will

Fragt man Steuerberater, was ihnen die Arbeit am meisten erleichtert, kommt fast immer dieselbe Antwort — und sie ist unspektakulär: die Kontoauszüge, vollständig, als Daten, mit lesbarem Verwendungszweck, mit korrektem Vorzeichen, chronologisch, ohne Lücken. Keine Interpretation, keine Vorsortierung, keine gut gemeinte Excel-Tabelle mit eigenen Kategorien.

Der Grund ist praktisch. Kontierung ist eine fachliche Entscheidung, die der Steuerberater treffen muss und will. Was er nicht treffen will, sind Tippfehler des Mandanten. Eine selbst gebaute Tabelle mit eigenen Kategorien erzeugt mehr Rückfragen als sie spart, weil er sie erst gegen die Auszüge prüfen muss — und dann hat er die Arbeit zweimal.

Deshalb ist das Ziel der Aufbereitung nicht, dem Steuerberater die Buchhaltung abzunehmen. Das Ziel ist, ihm die Rohdaten in genau der Qualität zu liefern, die er ohnehin herstellen müsste: maschinell ausgelesen, rechnerisch geprüft, mit Herkunftsnachweis pro Zeile.

Warum der PDF-Ordner das Problem ist

Ein PDF sieht auf dem Bildschirm ordentlich aus und ist für die Buchhaltung wertlos. Man kann darin nicht sortieren, nicht summieren, nicht filtern und nichts abgleichen. Jeder Betrag, der für das Bankbuch, die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder den Abschluss gebraucht wird, steckt in einem Dokument fest, das für menschliche Augen gemacht wurde und nicht für eine Tabelle.

Das gilt selbst dann, wenn der Auszug digital vorliegt. Ein digital erzeugtes PDF ist kein strukturierter Datensatz, sondern eine Zeichnung von Text auf einer Seite. Deshalb scheitert auch Kopieren und Einfügen: Der Text kommt in der Reihenfolge heraus, in der er gezeichnet wurde, nicht in der man ihn liest — Spalten verrutschen, Verwendungszwecke reißen ab, Beträge kleben an der Beschreibung.

Und der Ordner wächst. Ein Mandant mit drei Konten und zwölf Monaten übergibt sechsunddreißig Dokumente. Wer die von Hand erfasst, braucht Tage — und niemand tut das gern, weshalb es regelmäßig bis kurz vor der Frist liegen bleibt.

Was die Nacharbeit tatsächlich kostet

Erfassung ist die teuerste Art, Kanzleizeit zu verbrauchen, weil sie zu Kanzleisätzen abgerechnet wird und keinerlei fachliches Urteil enthält. Ein Monatsauszug mit zweihundert Umsätzen ist ein bis zwei Stunden konzentriertes Abtippen. Ein Jahr mit drei Konten ist eine Arbeitswoche, die niemand für Beratung zur Verfügung hat.

Der zweite Kostenblock ist unsichtbarer und ärgerlicher: Rückfragen. Jede unleserliche Position, jeder abgeschnittene Verwendungszweck, jeder Auszug, der im Ordner fehlt, erzeugt eine Mail an den Mandanten, eine Wartezeit und einen erneuten Einstieg ins Thema. Diese Schleifen kosten oft mehr als das Tippen selbst.

Der dritte Block ist der schlimmste: der Fehler, den niemand bemerkt. Ein beim Seitenumbruch übersehener Umsatz taucht in keiner Tabelle als Lücke auf. Er fällt erst auf, wenn der Abschluss nicht aufgeht — und dann sucht jemand einen Tag lang nach einer Differenz, deren Ursache in der Erfassung lag.

Was aus jedem Umsatz ausgelesen wird

Die Extraktion arbeitet nach Bedeutung statt nach Position, deshalb funktioniert sie mit jedem Kreditinstitut ohne vorherige Einrichtung. Ausgelesen werden Buchungstag und Wertstellung, der vollständige Verwendungszweck, der Betrag mit korrektem Vorzeichen, der laufende Saldo sowie Auftraggeber oder Empfänger, soweit der Auszug sie nennt.

Der Verwendungszweck ist dabei das wichtigste und zugleich empfindlichste Feld. Dort stehen Rechnungsnummer, Mandatsreferenz und Kundennummer — also genau das, was eine Zuordnung überhaupt erst möglich macht. Verwendungszwecke, die über mehrere Zeilen laufen, werden wieder zu einem Feld zusammengeführt statt abgeschnitten.

Jeder Betrag wird als echte Zahl mit Vorzeichen exportiert, nicht als Text. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Unterschied zwischen einer Spalte, die sich summieren lässt, und einer Spalte, die erst bereinigt werden muss.

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So läuft die Aufbereitung ab

Einzurichten ist dabei nichts: keine Vorlage pro Bank, keine Spaltenzuordnung, keine Installation. Ein Institut, dessen Auszug noch nie verarbeitet wurde, wird beim ersten Upload gelesen, weil das System versteht, dass eine Spalte ein laufender Saldo ist, statt sich zu merken, wo sie auf dem Papier steht.

Der DATEV-Buchungsstapel

Für deutsche Kanzleien ist das der praktisch wichtigste Punkt. FlowParse exportiert das DATEV-Format (EXTF) als semikolongetrennte Buchungsstapel-Datei — also genau die Datei, die DATEV importiert. Damit landet der Auszug nicht als Tabelle im Posteingang, sondern als importierbarer Stapel in der Software, mit der die Kanzlei ohnehin arbeitet.

Das ersetzt das Abtippen und sonst nichts. Die Buchungssätze, die Kontierung und die fachliche Beurteilung bleiben in der Kanzlei — der Stapel bringt die Umsätze lediglich in einer Form dorthin, in der sie weiterverarbeitet werden können, statt in einer Form, in der sie erst abgeschrieben werden müssen. Details zum Format stehen auf der Seite PDF zu DATEV.

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Was wir ausdrücklich nicht tun

Eine Aufbereitungssoftware, die sich als Ersatz für den Steuerberater darstellt, wäre unseriös — deshalb hier die Grenze klar und vollständig.

Wir buchen nicht. Wir kontieren nicht, wir vergeben keine Sachkonten und beurteilen keine Sachverhalte. Wir erstellen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, übermitteln nichts an ELSTER und geben keine Steuererklärung ab. Wir erstellen weder EÜR noch Bilanz noch Jahresabschluss. Wir sind auch kein GoBD-Archiv: die revisionssichere Aufbewahrung leistet Ihr DMS oder Ihre Buchhaltungssoftware, nicht wir.

Was wir tun, ist eine Sache: aus einem Dokument, das bereits existiert, geprüfte und exportierbare Daten machen. Alles, was danach kommt, ist die Arbeit, für die Ihre Kanzlei da ist — und je besser die Daten sind, desto mehr Zeit bleibt ihr dafür.

GoBD: Nachvollziehbarkeit der Aufbereitung

Die GoBD verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Wie eben gesagt: Das Archiv sind wir nicht. Aber die Aufbereitung selbst lässt sich nachvollziehbar gestalten, und das ist bei einer Betriebsprüfung genau der Punkt, an dem eine selbstgetippte Tabelle schlecht dasteht.

Jede exportierte Zeile trägt eine Referenz auf die Quelldatei, aus der sie stammt. Die Saldenprüfung dokumentiert, dass die Extraktion vollständig war — nicht als Behauptung, sondern als Rechnung gegen den von der Bank gedruckten Schlusssaldo. Und die editierbare Vorschau zeigt, welche Werte unsicher gelesen und deshalb geprüft wurden.

Der Unterschied zu einer manuell erstellten Tabelle ist damit nicht nur Geschwindigkeit, sondern Beweisbarkeit: Man kann zeigen, woher jede Zeile kommt, und man kann zeigen, dass nichts fehlt.

Die Saldenprüfung — der eigentliche Kern

Das ist der wichtigste Abschnitt dieser Seite, auch wenn er der unscheinbarste ist. Jede Extraktion eines Kontoauszugs trägt dasselbe stille Risiko: Ein beim Seitenumbruch verlorener Umsatz hinterlässt ein makelloses Ergebnis. Keine Lücke, keine leere Zelle, keine Warnung. Nur eine saubere, plausible Liste, in der Geld fehlt.

Durch Lesen findet man das nicht, weil niemand weiß, was dort hätte stehen sollen — genau deshalb wurde der Auszug ja aufbereitet. Deshalb muss sich der Auszug selbst beweisen: Anfangssaldo plus alle extrahierten Umsätze muss den gedruckten Schlusssaldo ergeben. Stimmt das nicht, fehlt etwas, und es wird sofort gemeldet.

Es ist die einzige Prüfung, die eine Extraktion ohne Vergleichsdaten und ohne menschliche Kontrolle widerlegen kann. Die Validierung liefert eine Bewertung von 0 bis 100 und benennt die Zeilen, an denen die Rechnung bricht — man prüft also drei Zeilen statt sechs Seiten.

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Jede Bank, ohne Einrichtung

Es gibt keine Liste unterstützter Banken, weil es keine Arbeit pro Bank gibt. Sparkassen und Volksbanken mit ihren regional unterschiedlichen Formaten, Deutsche Bank, Commerzbank, ING, DKB, Postbank, HypoVereinsbank, Targobank, dazu N26, Revolut und Wise: Alle werden gleich gelesen.

Das ist bei Mandanten wichtiger, als es klingt. Fast jeder hat irgendwo ein Konto, das nicht auf der Liste einer vorlagenbasierten Software steht — ein altes Geschäftskonto, ein Auslandskonto, ein Konto bei einer kleinen Genossenschaftsbank. Genau diese Konten sind es, die sonst von Hand erfasst werden. Für die häufigsten Institute gibt es eigene Seiten, etwa Kontoauszug in Excel umwandeln.

Kreditkartenabrechnungen gehören dazu

Ein Teil der Betriebsausgaben läuft nie über das Geschäftskonto, sondern über die Firmenkreditkarte: Software-Abos, Reisen, Tanken, Bewirtung, Onlinekäufe. Wer nur die Kontoauszüge aufbereitet, übergibt dem Steuerberater ein halbes Bild.

Kreditkartenabrechnungen werden genauso gelesen und landen im selben Datensatz — siehe Kreditkartenabrechnung in Excel. Gerade hier lohnt es sich, weil die Abrechnung meist nur als PDF existiert und die vielen kleinen Positionen von Hand niemand erfasst.

Ein ganzes Jahr in einem Durchgang

Buchhaltung ist selten ein Auszug. Sie ist zwölf, oder vierundzwanzig, oder ein Ordner mit drei Konten bei zwei Banken — und genau hier trennt sich brauchbare von unbrauchbarer Aufbereitung, weil jede Bank eine andere Spaltenreihenfolge verwendet und sich überschneidende Zeiträume Umsätze doppeln.

Die Stapelverarbeitung erledigt das in einem Durchgang: bis zu 100 Auszüge in einer Tabelle, mit vereinheitlichten Spalten, Dublettenerkennung und einer Quelldatei-Referenz pro Zeile.

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Kategorisieren — mit Augenmaß

Eine Vorkategorisierung kann der Kanzlei Arbeit sparen, wenn sie richtig verstanden wird: als Vorschlag, nicht als Buchung. Wiederkehrende Umsätze — Miete, Versicherung, Abos, Lieferanten — lassen sich einmal zuordnen und die Regel dann Monat für Monat wiederverwenden.

Wichtig ist die Erwartungshaltung: Das Kategorisieren ersetzt keine Kontierung. Es sortiert vor, damit der Steuerberater schneller sieht, worum es geht, und behält die Entscheidung dort, wo sie hingehört.

Die Belege gehören dazu

Der Kontoauszug zeigt, dass Geld geflossen ist. Warum es geflossen ist, zeigt der Beleg. Für den Vorsteuerabzug braucht die Kanzlei beides, und ein Auszug ohne Belege erzeugt genau die Rückfragen, die man vermeiden wollte.

Rechnungen und Quittungen werden mit demselben Motor gelesen — siehe Belege scannen und Rechnung in Excel umwandeln. Weil beide Seiten im selben Schema herauskommen, lässt sich die Zahlung im Auszug der Rechnung zuordnen, statt beides nebeneinanderzulegen und zu vergleichen.

EÜR und Jahresabschluss

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der Kontoauszug faktisch die Hauptquelle: Was zugeflossen und abgeflossen ist, steht dort und sonst nirgends vollständig. Umso mehr hängt die Qualität der EÜR daran, dass die Auszüge lückenlos erfasst sind.

Bei bilanzierenden Mandanten ist der Auszug nicht die einzige, aber die verlässlichste Quelle für die Bankbewegungen — und die Saldenprüfung ist genau das Argument, mit dem man belegen kann, dass der Datensatz vollständig ist. Erstellt wird die EÜR oder die Bilanz selbstverständlich in der Kanzlei; wir liefern die Basis.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Für die Voranmeldung zählt, was im Zeitraum tatsächlich vereinnahmt und verausgabt wurde — und bei Ist-Versteuerung ist der Kontoauszug dafür die maßgebliche Quelle. Ein fehlender Umsatz verschiebt hier nicht nur eine Zahl, sondern möglicherweise einen Voranmeldungszeitraum.

Auch hier die klare Grenze: Wir erstellen keine Voranmeldung und übermitteln nichts an ELSTER. Wir sorgen dafür, dass die Zahlen, auf deren Basis Ihre Kanzlei die Voranmeldung erstellt, vollständig und nachvollziehbar sind.

Für die Kanzlei: viele Mandanten, ein Ablauf

Aus Kanzleisicht ist das Problem nicht ein Auszug, sondern die Vielfalt: dreißig Mandanten, dreißig Bankenkombinationen, dreißig Ordnerstrukturen, alle im selben Zeitfenster. Vorlagenbasierte Software scheitert genau daran, weil jede neue Bank Wartung bedeutet.

Ohne Einrichtung pro Bank wird daraus ein einziger Ablauf: hochladen, prüfen lassen, als Stapel exportieren. Die Kanzlei prüft die markierten Ausnahmen statt jede Zeile — und die Zeit, die dabei frei wird, ist genau die Zeit, die für Beratung fehlt.

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Für den Mandanten: weniger Rechnung, weniger Rückfragen

Wer als Unternehmer aufbereitete Daten übergibt statt eines Ordners, verändert zwei Dinge sofort. Erstens sinkt die Erfassungszeit, die zu Kanzleisätzen abgerechnet wird. Zweitens verschwinden die Rückfrageschleifen, weil die üblichen Fragen — fehlender Monat, unleserlicher Verwendungszweck, unklarer Betrag — schon durch die Daten beantwortet sind.

Der dritte Effekt ist der angenehmste und wird oft übersehen: Der Jahresabschluss wird früher fertig. Nicht weil jemand schneller arbeitet, sondern weil die Warteschleife zwischen Ordnerabgabe und Erfassung entfällt.

Gescannte und alte Auszüge

Nicht jeder Auszug ist ein sauberes PDF aus dem Online-Banking. Vieles kommt als Scan, als Handyfoto oder als Papier, das Jahre später eingescannt wird — und ausgerechnet die alten Jahrgänge, die man am dringendsten braucht, gibt es oft nur so.

In diesen Fällen läuft zuerst OCR, danach strukturiert die KI den erkannten Text und markiert unsichere Werte zur schnellen Kontrolle. Das Ergebnis ist dieselbe saubere Tabelle wie bei einem digitalen Auszug — und die Saldenprüfung gilt hier ganz besonders.

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Formate für die Übergabe

Welches Format richtig ist, hängt davon ab, was die Kanzlei damit macht. Die Übersicht:

Wenn keine DATEV im Spiel ist

Nicht jede Zusammenarbeit läuft über DATEV. Arbeitet der Mandant selbst mit lexoffice oder sevDesk, geht der Auszug als CSV oder als echte OFX-Datei in die Software, und die Kanzlei greift dort darauf zu.

Besonders nützlich ist das für die Konten, die keine Bankanbindung haben: ein altes Konto, eine zweite Bank, ein Auslandskonto, der Zeitraum vor der Einrichtung. Das sind genau die Lücken, die sonst von Hand getippt werden.

Genauigkeit

Rund 98% Feldgenauigkeit bei Standardformaten, wobei jeder unsicher gelesene Wert in einer editierbaren Vorschau markiert wird, bevor irgendetwas exportiert wird.

Wichtiger als diese Zahl ist allerdings die Prüfung. Genauigkeit sagt etwas darüber, wie richtig das Gelesene ist; die Saldenprüfung sagt, ob alles gelesen wurde. Das sind zwei verschiedene Dinge, und nur das zweite findet den Umsatz, der nie aufgetaucht ist.

DSGVO und Vertraulichkeit

Ein Kontoauszug gehört zu den sensibelsten Dokumenten eines Unternehmens: Umsätze, Lieferanten, Gehälter. Der Upload läuft über TLS, die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur innerhalb der EU, das Original-PDF wird direkt nach der Verarbeitung gelöscht, und Dokumente werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Eine ehrliche Einschränkung gehört dazu: Eine lokale Installation oder Verarbeitung auf Ihrem eigenen Server bieten wir nicht an. Wenn Ihre Kanzleirichtlinie verlangt, dass Mandantenunterlagen die eigene Infrastruktur nie verlassen, ist eine Desktop-Lösung die richtige Antwort und nicht wir.

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