Conversión a formato estructurado

Por qué convertir no es tan simple como parece

Un archivo Facturae, UBL o CII es, técnicamente, más fácil de leer para una máquina que un PDF — los datos ya están en campos definidos, no hay que interpretarlos visualmente. Pero cada uno de estos tres formatos organiza esos campos de forma distinta, con etiquetas y estructuras internas que no coinciden entre sí, así que leer los tres de forma fiable exige entender las particularidades de cada uno, no solo saber que son XML.

Y para una factura PDF, el reto es el opuesto: no hay campos definidos de antemano, así que hay que reconocer visualmente qué parte del documento es el NIF del emisor, cuál es la fecha, cuál es cada línea de producto — el mismo tipo de lectura que ya hace esta herramienta con cualquier factura clásica, ahora combinada con la lectura de formatos ya estructurados.

Hay un tercer reto, menos evidente: un mismo campo semántico —por ejemplo, el tipo de IVA aplicado a una línea— puede aparecer con un nombre de etiqueta distinto según el formato, e incluso con una estructura anidada distinta dentro del propio XML. Convertir de forma fiable exige mapear cada una de esas variantes al mismo campo de salida, sin que el usuario final tenga que saber que Facturae, UBL y CII nombran ese dato de tres formas distintas por dentro.

Este mapeo constante entre formatos es, en el fondo, el trabajo central de esta función: no basta con saber leer cada formato por separado, hace falta un modelo de datos común al que todos convergen, de forma que el resultado final sea indistinguible independientemente de por dónde entró la información.

Lo que esta función no decide

Estos tres límites son deliberados, no una carencia técnica: separar «leer documentos» de «emitir documentos legalmente válidos» permite que esta función se concentre en lo que puede hacer con fiabilidad, dejando las decisiones normativas y de emisión a la plataforma y a la asesoría, que son quienes tienen la responsabilidad y el contexto legal completo de tu empresa.

Lo que hace falta para una conversión fiable

Reconocer el formato de origen sin que el usuario tenga que indicarlo, aplicar el método de lectura adecuado a ese formato —extracción visual para un PDF, lectura directa de campos para un XML estructurado— y normalizar el resultado a un mismo conjunto de datos, independientemente de dónde vino cada campo: juntos, estos tres pasos son los que hacen posible que una factura PDF y una factura Facturae terminen produciendo exactamente el mismo tipo de fila en una tabla.

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Cada uno de estos tres pasos falla de una forma distinta si se hace mal — un formato mal reconocido lleva al método de lectura equivocado, un método de lectura mal aplicado produce campos vacíos o erróneos, y una normalización defectuosa mezcla los datos correctos con una estructura de salida inconsistente. Por eso el sistema de confianza por campo se aplica en cada una de las tres etapas, no solo al final del proceso.

Qué se lee

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Más allá de estos campos principales, la extracción también captura datos secundarios que muchas empresas necesitan para su contabilidad: el método de pago indicado, el número de cuenta bancaria del emisor cuando aparece en el documento, y cualquier nota o referencia adicional incluida en la factura. Estos campos secundarios se leen con el mismo nivel de confianza que los principales, y se incluyen en la exportación final sin necesidad de configuración adicional.

Cómo funciona

Una factura Facturae, convertida

Una empresa recibe una factura Facturae de un proveedor que ya factura al sector público con este formato, y necesita incorporarla a su contabilidad interna, que trabaja en Excel.

La factura Facturae completa se convierte en una fila más de la misma tabla donde ya conviven facturas PDF de otros proveedores — sin que nadie tenga que abrir manualmente el XML ni traducir sus etiquetas técnicas a un lenguaje contable.

Una factura UBL de un proveedor internacional

Un caso distinto: una pyme española recibe una factura en formato UBL de un proveedor de software con sede en otro país europeo. La empresa nunca ha trabajado con UBL directamente, pero necesita incorporar esta factura a su contabilidad con el mismo nivel de detalle que cualquier otra.

Aunque las etiquetas UBL —cbc:ID, cac:LegalMonetaryTotal— no se parecen en nada a las de Facturae, el resultado final ocupa exactamente el mismo tipo de columna en la tabla de salida que la factura Facturae del ejemplo anterior. La pyme no necesita saber qué significa cada etiqueta técnica del formato UBL para incorporar la factura a su contabilidad.

El conjunto mínimo de datos de la norma EN16931

La norma europea EN16931 define un conjunto mínimo de datos que toda factura electrónica estructurada debe contener, independientemente de si se codifica en UBL, en CII o en Facturae. Ese conjunto mínimo —identificación de las partes, líneas de detalle, impuestos, totales— es precisamente el que esta función busca en cada documento, sea cual sea su formato técnico exacto.

Conocer este conjunto mínimo ayuda a entender por qué una factura estructurada, aunque tenga un aspecto muy distinto a una factura PDF cuando se abre como texto plano, termina produciendo un resultado comparable: ambas describen, en el fondo, los mismos datos exigidos por la norma.

Esta base común europea es también la razón por la que una empresa española que empiece a facturar a un cliente en otro país de la Unión Europea no necesita un proceso de lectura completamente distinto — mientras la factura recibida cumpla con el conjunto mínimo EN16931, el resultado se integra en la misma tabla de datos que cualquier factura nacional.

Tres formatos, tres estructuras internas distintas

Ninguno de estos tres formatos es «mejor» que los otros dos — cada uno responde a un origen normativo distinto, y la Ley Crea y Crece no obliga a elegir uno en concreto, siempre que el contenido semántico cumpla el conjunto mínimo de datos de la norma EN16931. Lo que esta función aporta es precisamente no tener que elegir: lee los tres exactamente igual de bien, y el usuario final nunca necesita saber cuál de los tres recibió.

A mano frente a automático

De una factura suelta a un lote completo

Convertir una factura suelta es un ejercicio de minutos, en cualquier formato. Convertir un lote de varios cientos de facturas de un mes, con una mezcla creciente de formatos PDF y estructurados a medida que más proveedores migran, es un problema de volumen distinto — no porque cada factura individual sea más difícil, sino porque el número de formatos distintos a reconocer crece con cada proveedor nuevo que se incorpora al formato estructurado.

Leer cada factura del lote de la misma forma, sin que el formato cambie el proceso, es lo que mantiene el esfuerzo de conversión constante a medida que ese lote crece en volumen y en variedad de formatos.

Casos frecuentes

Una empresa que recibe su primera factura estructurada de un cliente grande y no sabe qué hacer con el archivo XML adjunto — sube el mismo archivo tal cual, sin necesidad de convertirlo antes a otro formato manualmente. Una gestoría que gestiona un cliente con proveedores en tres países distintos, cada uno con su propio formato estructurado preferido — el mismo proceso lee los tres sin distinción. Un departamento de compras que recibe una factura rectificativa en Facturae y necesita confirmar que se refiere correctamente a la factura original — el campo de referencia se lee y se conserva como parte de los datos extraídos, igual que cualquier otro campo.

En los tres casos, el reto no es técnico para el usuario final — es simplemente subir el documento y confiar en que el resultado será comparable, sea cual sea el formato de origen o el país del proveedor.

Quién usa esto

Por qué la confianza por campo importa más que un resultado global

Una herramienta que solo indica si una factura se leyó bien o mal, en conjunto, obliga a revisar el documento entero cuando un solo campo genera dudas. Indicar la confianza campo a campo —fecha, importe, NIF, cada uno por separado— permite concentrar la revisión exactamente donde hace falta, sin descartar ni volver a comprobar los datos que ya se han leído con certeza.

Integrarlo en tu propio flujo de trabajo

Para equipos que procesan un volumen alto de facturas, subir cada documento manualmente a través de la interfaz web no siempre es el flujo más eficiente. La API permite enviar facturas directamente desde tu propio sistema —un correo con facturas adjuntas, una carpeta compartida donde caen los documentos recibidos, tu software de gestión— y recibir los datos extraídos en formato JSON, listos para insertarse en tu base de datos contable sin intervención manual.

Esta integración funciona igual de bien para un flujo que procesa cinco facturas al día que para uno que procesa varios miles al mes — el mismo conjunto de endpoints, con el mismo comportamiento de confianza por campo, independientemente del volumen.

Empieza con tu primera factura

Sube una factura real, en cualquier formato, para ver cómo funciona la conversión — no hace falta registro. Consulta la presentación completa de facturación electrónica B2B para ver cómo encaja esta función en el resto del proceso.

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