Una obligación, dos formatos conviviendo
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas —conocida como Ley Crea y Crece— obliga a todas las empresas y autónomos a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado cuando facturan a otra empresa o profesional. No se trata de enviar un PDF por email: se trata de un formato legible por máquina, con los mismos datos organizados en campos que un sistema puede leer sin intervención humana.
Esta página describe qué exige exactamente la norma, en qué se diferencia de otras obligaciones que ya conoces —Veri*Factu, el SII— y cómo se prepara una empresa para un periodo en el que convivirán, durante meses o años, facturas PDF clásicas y facturas ya estructuradas de sus proveedores y clientes.
Qué exige la Ley Crea y Crece
La norma establece dos obligaciones que conviene distinguir. Primero, la factura entre empresas debe emitirse en un formato electrónico estructurado —no basta con un PDF, aunque el PDF sea la representación visual habitual de una factura electrónica bien formada—. Segundo, el receptor debe poder comunicar al emisor, a través de la plataforma de facturación, el estado de la factura: si se ha pagado, si se ha rechazado, si sigue pendiente.
El desarrollo reglamentario —el Real Decreto que fija los detalles técnicos definitivos— determina aspectos como el modelo exacto de interconexión entre plataformas de facturación, pero el objetivo de la ley es claro desde su aprobación: sustituir progresivamente la factura PDF suelta por un documento estructurado que cualquier sistema pueda procesar automáticamente, reduciendo la morosidad y mejorando la trazabilidad de los pagos entre empresas.
Por qué la transición es más difícil de lo que parece
No todas las empresas migran al mismo ritmo
Los plazos son distintos según la facturación de cada empresa, así que una pyme puede seguir recibiendo PDF de un proveedor pequeño mientras ya emite facturas estructuradas a un cliente grande.
El formato estructurado no sustituye la necesidad de leer los datos
Un archivo XML en Facturae o UBL es legible por máquina, pero alguien en tu empresa sigue necesitando ver esos mismos datos en una tabla o en tu software de gestión, no en código.
Los sistemas de contabilidad no siempre leen XML directamente
Muchas pymes usan una hoja de cálculo o un programa que espera datos en Excel o CSV, no un archivo Facturae en bruto.
El periodo de convivencia puede durar años, no meses
Con plazos de doce y veinticuatro meses desde la publicación del reglamento, y sin fecha límite única para todo el tejido empresarial, la mezcla de formatos será la norma durante bastante tiempo.
Ninguno de estos cuatro puntos es un problema en sí mismo — es la realidad normal de una transición regulatoria a gran escala. Pero es exactamente por eso que una empresa que solo sepa leer un formato se va a encontrar, tarde o temprano, con una factura que no puede procesar.
En qué se diferencia de Veri*Factu y del SII
| Obligación | Qué regula |
|---|---|
| Veri*Factu | Que el software de facturación genere un registro inalterable de cada factura, enviado o no a la Agencia Tributaria |
| SII | Que ciertas empresas (grandes, grupos de IVA, REDEME) envíen el detalle de sus facturas a Hacienda en un plazo de cuatro días |
| Ley Crea y Crece | Que la factura entre empresas tenga formato electrónico estructurado, legible por máquina |
Las tres obligaciones pueden aplicarse simultáneamente a una misma empresa, y ninguna sustituye a las otras: cumplir con Veri*Factu no exime del SII, y cumplir con el SII no exime de emitir facturas en formato estructurado bajo la Ley Crea y Crece. Cada una regula un aspecto distinto del mismo ciclo de facturación.
Los plazos según tu facturación
| Facturación | Plazo desde la publicación del reglamento |
|---|---|
| Más de 8 millones de euros anuales | 12 meses |
| Resto de empresas y autónomos | 24 meses |
Estos plazos se cuentan desde la publicación del desarrollo reglamentario, no desde la propia Ley Crea y Crece, que ya está en vigor desde 2022 en otros aspectos. En la práctica, esto significa que una empresa grande puede verse obligada a emitir facturas estructuradas mientras la mayoría de sus proveedores pequeños todavía tienen hasta un año más para adaptarse — exactamente el escenario de formatos mixtos que esta herramienta está pensada para leer sin distinción.
Facturae, UBL, CII: los formatos estructurados
| Formato | Origen y uso habitual |
|---|---|
| Facturae | Formato español, ya obligatorio para facturar a las administraciones públicas desde hace años |
| UBL (Universal Business Language) | Estándar internacional, ampliamente usado en facturación electrónica B2B en Europa |
| CII (Cross Industry Invoice) | Estándar de UN/CEFACT, alternativa a UBL alineada con las mismas normas europeas |
Los tres formatos están alineados con la norma europea EN16931, que define el conjunto mínimo de datos que toda factura electrónica estructurada debe contener: emisor, receptor, líneas de producto o servicio, impuestos aplicados, totales. La norma no obliga a un único formato técnico —permite Facturae, UBL o CII indistintamente— siempre que el contenido semántico cumpla ese estándar común.
Qué lee esta herramienta
| Formato de entrada | Tratamiento |
|---|---|
| Factura PDF clásica | Extracción de campos mediante lectura del documento visual |
| Factura escaneada o fotografiada | OCR previo, después extracción de campos igual que un PDF nativo |
| Factura estructurada (Facturae, UBL, CII) | Lectura directa de los campos ya estructurados en el archivo |
El resultado final es el mismo conjunto de datos utilizables, independientemente de si la factura de origen era un PDF suelto o un archivo XML ya estructurado — lo que cambia por dentro es el método de lectura, nunca el formato del resultado que recibes.
Cómo funciona
Sube la factura
PDF, escaneada, fotografiada o ya estructurada — en el formato que la hayas recibido o emitido.
Se detecta el formato automáticamente
Sin que tengas que indicar de qué tipo de archivo se trata.
Se leen los campos, con confianza
Emisor, receptor, líneas, impuestos, totales — cada uno con su nivel de certeza.
Exporta
Excel, CSV o JSON, listo para tu contabilidad o tu software de gestión.
Un mes de facturas mixtas, procesado
Una pyme con 40 facturas recibidas en un mes: parte de sus proveedores todavía envían PDF, uno de sus clientes grandes ya le exige facturas estructuradas.
| Formato | Facturas |
|---|---|
| PDF clásica | 27 |
| Escaneada o fotografiada | 6 |
| Estructurada (Facturae/UBL) | 7 |
Las 40 facturas se procesan en el mismo lote, sin que la pyme tenga que separar manualmente cuáles son estructuradas y cuáles no — el resultado final es un único registro contable homogéneo, con los mismos campos independientemente del formato de cada factura de origen.
El periodo de convivencia de formatos
Durante los próximos años, ninguna empresa española recibirá únicamente facturas estructuradas ni únicamente facturas PDF — la mezcla será la norma, no la excepción. Una empresa que solo pueda procesar un formato se va a encontrar bloqueada en cuanto reciba una factura del tipo que no sabe leer, mientras que una que lea ambos formatos indistintamente no nota la diferencia entre un proveedor ya migrado y uno que todavía no lo ha hecho.
Esta convivencia no es un fallo del sistema ni un síntoma de que la ley no funciona — es exactamente cómo se diseñan las transiciones regulatorias de este tamaño, con plazos escalonados precisamente para no obligar a todo el tejido empresarial a cambiar de la noche a la mañana.
A mano frente a automático
A mano
Cada factura se revisa según su tipo — un PDF se lee de un vistazo, un archivo Facturae exige abrir el XML o esperar a que el software de facturación lo procese por separado.
Automático
Todas las facturas, sea cual sea su formato, se leen de la misma forma y producen el mismo tipo de dato exportable, sin que nadie tenga que clasificarlas antes.
De una pyme a una asesoría con muchos clientes
Una pyme que recibe cuarenta facturas al mes puede, con paciencia, distinguir a mano cuáles son estructuradas y cuáles no. Una asesoría que gestiona la contabilidad de decenas de clientes, cada uno con su propia mezcla de proveedores migrados y no migrados, se enfrenta a un problema de otro orden — no porque cada factura individual sea más difícil, sino porque el número de formatos distintos que hay que reconocer crece con cada cliente nuevo.
Leer todas las facturas de la misma forma, sin que el formato de origen cambie el proceso, es lo que permite a una asesoría escalar ese trabajo sin añadir una persona dedicada solo a clasificar archivos por tipo antes de procesarlos.
Si ya facturas al sector público
Las empresas que ya facturan a la administración pública tienen una ventaja poco reconocida: llevan años usando Facturae, el formato español, porque la facturación electrónica al sector público es obligatoria desde hace tiempo a través del punto general de entrada de facturas electrónicas. Esa experiencia previa —cómo se genera el XML, qué campos exige, cómo se valida— es directamente transferible a la obligación B2B, aunque el circuito de transmisión para facturas entre empresas privadas sea distinto del que se usa con las administraciones.
Lo que cambia no es el formato del documento en sí, sino el destino: en lugar de enviarse a un organismo público a través de un punto de entrada centralizado, la factura estructurada B2B viajará a través de la red de interconexión prevista para el ámbito privado. Una empresa que ya domina Facturae solo tiene que aprender ese nuevo circuito, no el formato desde cero.
Errores frecuentes al prepararse
El más común es asumir que el plazo ya está corriendo desde la aprobación de la ley en 2022 —en realidad, no empieza a contar hasta la publicación del reglamento de desarrollo, que es el que fija los detalles técnicos definitivos. Confiar en que el plazo ya lleva años avanzando lleva a una falsa sensación de urgencia o, peor, a una falsa sensación de margen cuando en realidad todavía no ha empezado a correr.
El segundo error frecuente es confundir esta obligación con Veri*Factu o con el SII, y dar por cumplida la Ley Crea y Crece por haber adaptado el software de facturación a una de esas dos normativas — como se explica más arriba, las tres son obligaciones independientes que conviene revisar por separado, aunque compartan la misma raíz de digitalización de la facturación española.
Quién lo usa
Pymes y autónomos
Leen las facturas de sus proveedores y clientes sin importar si ya están estructuradas o siguen en PDF.
Gestorías y asesorías fiscales
Procesan la contabilidad de varios clientes con formatos de factura distintos, sin un flujo separado por cada uno.
Departamentos de contabilidad
Integran facturas de proveedores en distintas fases de la transición en el mismo registro contable.
Empresas que ya facturan a grandes clientes
Convierten sus propias facturas emitidas —o las de sus proveedores— en datos comparables durante todo el periodo transitorio.
Lo que no hace
No emite facturas electrónicas conforme a la ley
La emisión y transmisión de facturas estructuradas requiere una plataforma de facturación conectada a la red de interconexión — esta herramienta lee documentos, no los emite ni los transmite.
No conecta con la plataforma pública ni con proveedores homologados
La conexión a la infraestructura de interconexión prevista por la norma es responsabilidad de tu plataforma de facturación, no de esta herramienta de lectura.
No certifica el cumplimiento normativo de tu empresa
Convierte documentos en datos utilizables; si tu empresa cumple con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece es una cuestión que corresponde confirmar a tu asesoría o a tu proveedor de software de facturación.
Esta separación es deliberada: leer y convertir documentos, sea cual sea su formato, es una tarea que se puede automatizar con fiabilidad. Decidir qué plataforma de facturación usar, cómo conectarse a la red de interconexión, y confirmar el cumplimiento normativo completo son decisiones que exigen el criterio de tu asesoría o de un proveedor especializado en facturación electrónica.
Cómo empezar a prepararte ya
No hace falta esperar a que termine el plazo para empezar a familiarizarse con las facturas estructuradas — subir una factura Facturae real, si ya tienes alguna de facturación al sector público, es una forma rápida de ver cómo se lee y qué datos contiene, antes de que el volumen de facturas B2B estructuradas empiece a crecer.
Para las pymes que todavía reciben solo PDF, el paso más útil es asegurarse de que su proceso de lectura de facturas ya funciona bien con el volumen actual — el mismo proceso que lee un PDF hoy es el que seguirá leyendo una factura estructurada mañana, sin necesidad de reconstruir nada desde cero cuando llegue el cambio.
Qué pasa con tus documentos
Una factura contiene datos fiscales y comerciales sensibles — el NIF de tu empresa y el de tu cliente o proveedor, los importes exactos de cada operación. El tratamiento de estos documentos sigue el mismo estándar que el resto de la plataforma: cifrado en tránsito, y los archivos originales se eliminan una vez completado el procesamiento, sin quedar almacenados de forma permanente en ningún servidor. Puedes revisar el detalle completo en la página de seguridad.