Dos conversaciones distintas
Cuando aparece una norma nueva, todo el mercado empieza a decir que su producto la resuelve. Con Verifactu eso genera bastante ruido, porque la norma afecta a un tipo muy concreto de software y muchas herramientas que no son ese tipo se están presentando como si lo fueran.
Hay dos conversaciones y conviene no mezclarlas. Una es cómo emites tus facturas: ahí es donde Verifactu manda, y la respuesta es tu programa de facturación. La otra es qué haces con las facturas que te llegan: ahí Verifactu no impone nada nuevo, y sin embargo es donde se va la mayor parte del trabajo administrativo real.
Esta página explica la primera para que sepas qué preguntarle a tu asesor, y se ocupa de la segunda, que es lo que nosotros sí hacemos.
Qué es Verifactu, en concreto
Un conjunto de requisitos para los sistemas informáticos de facturación, desarrollados en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, en el marco de la llamada ley antifraude.
La idea de fondo es sencilla: que una factura emitida no se pueda modificar ni hacer desaparecer sin que quede rastro. Para conseguirlo, el programa genera un registro por cada factura, calcula una huella de ese registro y la encadena con la del registro anterior.
Si algo se anula, no se borra: se genera un registro de anulación que también forma parte de la cadena. Y la factura sale con un QR que permite consultar o comunicar sus datos.
Todo eso ocurre dentro del programa de facturación. No es algo que puedas añadir por fuera, ni que se resuelva con un archivo aparte: es una propiedad del sistema que emite las facturas.
Lo que FlowParse no es
Merece su propia sección porque es la pregunta que más se hace y la que peor se responde en el mercado.
FlowParse no es un sistema informático de facturación. No emite facturas, no genera registros de alta, no calcula huellas, no encadena nada y no remite información a la AEAT. Nada de lo que hacemos te acerca ni te aleja de cumplir con Verifactu.
Lo decimos así de claro por una razón práctica: si eliges una herramienta creyendo que te resuelve la conformidad y no la resuelve, el descubrimiento llega tarde y caro. La conformidad viene de tu programa de facturación, y la pregunta correcta es qué te dice ese proveedor.
Dicho eso, la facturación emitida es una parte de tu trabajo administrativo. La otra —recibir facturas de decenas de proveedores en decenas de formatos y convertirlas en apuntes— sigue existiendo exactamente igual, y es ahí donde encajamos.
Las facturas que emites
Aquí tu trabajo es de decisión, no de operativa: elegir bien el programa y confirmar con tu asesor qué te aplica.
Pregunta a tu proveedor de software si su sistema cumple el reglamento y en qué modo trabaja. Los fabricantes deben poder acreditar esa conformidad; que te lo digan por escrito no es desconfianza, es lo normal.
Comprueba qué pasa con tu histórico si cambias de programa. Las facturas ya emitidas no desaparecen, y la migración es el momento donde suelen aparecer los problemas.
Si facturas a mano, en una hoja de cálculo o en un procesador de textos, esa vía deja de servir cuando estás obligado a usar un sistema conforme. Es el cambio más grande para muchos autónomos, y conviene abordarlo con tiempo — lo desarrollamos en Verifactu para autónomos.
Si facturas en territorio foral, el marco puede ser otro: TicketBAI en las diputaciones vascas y normativa propia en Navarra. Es de las primeras cosas que aclarar.
Las facturas que recibes
Este lado se comenta mucho menos y es donde está la mayor parte del trabajo repetitivo.
Verifactu no te impone obligaciones nuevas como receptor. Tus proveedores emitirán con QR y con registros encadenados, y a ti te seguirá llegando un PDF por correo que alguien tiene que leer, comprobar y convertir en un apunte con base, cuota y total.
Ese trabajo no cambia de tamaño con la norma. Lo que sí puede cambiar, con el tiempo, es la calidad: facturas más homogéneas y con menos errores formales, porque salen de sistemas que las validan. Eso ayuda, pero no elimina la tarea.
Es exactamente lo que hace FlowParse: cada PDF, incluido el escaneado, sale convertido en filas con proveedor, número, fechas, base imponible, cuota, total y NIF, y con la suma de las líneas contrastada contra el total impreso. El detalle está en extraer datos de facturas y factura a Excel.
Qué contiene un registro de facturación
Sin entrar en el detalle técnico, conviene reconocer las piezas para poder hablar con tu proveedor de software con criterio.
| Elemento | Para qué está |
|---|---|
| Identificación del emisor | Quién factura |
| Datos de la factura | Serie, número y fecha de expedición |
| Importes y desglose | Base, tipo y cuota |
| Huella del registro | Resumen que cambia si cambia cualquier dato |
| Referencia al registro anterior | El encadenamiento propiamente dicho |
| Marca temporal | Cuándo se generó el registro |
| Registro de anulación | Deja constancia en vez de borrar |
Las dos filas centrales son el corazón del asunto. La huella hace que cualquier modificación se note; el encadenamiento hace que borrar un registro intermedio rompa todos los posteriores. Juntas convierten la manipulación en algo detectable, que es todo el objetivo.
La última fila explica un cambio de mentalidad que sorprende a quien viene de facturar en hoja de cálculo: ya no se corrige borrando. Se anula dejando constancia, y eso es una propiedad deseable, no una molestia.
El QR, y qué significa realmente
Es la parte visible para cualquiera, y por eso la que más malentendidos genera.
El QR permite consultar o comunicar los datos de esa factura concreta. Para quien la recibe es una comprobación adicional que antes no existía, y con el tiempo probablemente se convierta en un gesto habitual ante una factura que no encaja.
Lo que no es: un sustituto de la factura, ni una garantía de que el contenido sea correcto, ni algo que exima de los requisitos de siempre. Una factura con QR puede tener perfectamente un NIF equivocado o un importe mal calculado.
Tampoco cambia lo que tienes que hacer con ella. Sigues necesitando sus datos en tu contabilidad, y el QR no los mete ahí por ti.
Dos modos de funcionar
El reglamento contempla dos formas de operar, y la elección es de tu programa de facturación, no tuya en el día a día.
| Modo Verifactu | Sin remisión | |
|---|---|---|
| Los registros | Se remiten a la AEAT | Se conservan en el sistema |
| Requisitos de conservación | Menos exigentes | Más estrictos |
| Dependencia de conexión | Sí, para la remisión | No |
| Quién decide | Tu programa de facturación | Tu programa de facturación |
Simplificando mucho: remitir a la AEAT te ahorra obligaciones de conservación; no remitir te las añade. Cuál compensa depende de tu operativa y de qué te ofrezca tu software, y es una conversación con tu asesor más que una decisión técnica.
Sobre las fechas, con honestidad
No vas a encontrar fechas concretas en esta página, y es deliberado.
Los plazos de entrada en vigor se han modificado en varias ocasiones desde que se publicó el reglamento. Una fecha escrita aquí hoy tiene bastantes probabilidades de estar desactualizada cuando la leas, y una fecha equivocada en una cuestión normativa es peor que no dar ninguna.
Consúltalas en la sede electrónica de la AEAT o pregúntale a tu asesor, que es quien tiene la versión vigente y además sabe qué te aplica a ti. Lo que sí puedes hacer sin depender de ninguna fecha es lo de la sección siguiente: ordenar lo que ya tienes.
Cómo funciona la parte que sí hacemos
1 · Sube las facturas
Hasta 100 archivos a la vez. PDF nativos, escaneados o fotografiados: los escaneados pasan primero por OCR.
2 · Lectura por significado
Proveedor, número, fechas, base, tipo, cuota, total, NIF y líneas de detalle, reconocidos por lo que son y no por su posición.
3 · Comprobación
La suma de las líneas se contrasta con el total impreso y los campos de baja confianza se marcan para revisión.
4 · Revisión
La factura a un lado y los campos al otro. Corriges antes de exportar, no después de importar.
5 · Columnas fijas
El mismo orden cada mes, con el archivo de origen en cada fila.
6 · Exportación
Excel o CSV, listo para tu programa de contabilidad o para el libro registro.
El libro registro sigue estando ahí
Con Verifactu o sin él, hay que llevar los libros registro. Y el de facturas recibidas se sigue construyendo, en muchísimos despachos y empresas, tecleando desde PDF.
Es un trabajo mecánico, voluminoso y con una tasa de error que nadie mide. Un NIF mal copiado o una base y una cuota intercambiadas no saltan por ningún sitio hasta que alguien cuadra un trimestre.
Aquí la extracción rinde de verdad, porque el documento de origen contiene todo lo necesario y el único paso frágil es el humano que lo copia. Los dos libros están tratados en detalle en libro registro de facturas emitidas, con el criterio de qué comprobar en cada uno.
Y si además presentas por SII, los mismos datos ordenados sirven para las dos cosas, que es el argumento más práctico para tenerlos bien desde el principio.
Seis errores frecuentes
Creer que una herramienta de extracción da conformidad
Verifactu regula quien emite. Ninguna herramienta que lee facturas puede darte esa conformidad, y quien lo insinúe te está vendiendo mal.
Dejar el cambio de programa para el final
Migrar facturación no es instalar una aplicación: hay histórico, series y numeración de por medio.
Suponer que el QR valida el contenido
Una factura con QR puede tener un NIF equivocado. El QR habla del registro, no de si el importe está bien.
Olvidar el territorio foral
TicketBAI y la normativa navarra son marcos distintos, y es de lo primero que hay que aclarar.
Seguir facturando en hoja de cálculo por inercia
Un documento hecho a mano no genera registros de facturación.
Fiarse de una fecha leída en una web
Los plazos se han movido varias veces. La versión vigente está en la AEAT y en tu asesor.
Para quién
Autónomos que facturan a mano
El cambio más grande, y el que más margen tiene si se aborda con tiempo.
Pymes con muchas facturas recibidas
La parte que Verifactu no toca y donde se va el trabajo administrativo real.
Asesorías y despachos
Muchos clientes, muchos programas y muchas preguntas — el mismo criterio repetido decenas de veces.
Empresas que van a cambiar de software
La migración es donde aparecen los problemas de histórico y numeración.
Lo que esto no hace
No emite facturas, no genera registros de facturación, no calcula huellas ni encadena nada, y no remite información a la AEAT. Eso corresponde a tu programa de facturación.
No sustituye a tu asesor. Esta página describe cómo funciona la norma en términos generales; qué te aplica a ti, con qué plazos y con qué particularidades de tu régimen o territorio, lo responde alguien que conoce tu caso.
No inventa datos. Si un campo no está en la factura, se marca como pendiente de revisión en vez de rellenarse con un valor plausible — un dato inventado donde el documento calla es más peligroso que una casilla vacía que ves.
Y no contabiliza por ti. Produce los datos; la imputación contable sigue siendo una decisión tuya o de tu asesoría, con la ayuda de la trazabilidad de cada fila hasta su documento.
Si hay una idea que conviene llevarse de toda esta página, es que Verifactu es una norma sobre software, no sobre contabilidad. Cambia cómo debe comportarse el programa con el que emites facturas y no toca ni tus libros registro, ni tus declaraciones, ni el trabajo de convertir en apuntes las facturas que te llegan. Entender eso resuelve la mayoría de las dudas que circulan y, sobre todo, evita comprar cosas que no resuelven el problema que se tiene. La pregunta que ordena todo lo demás es simple: ¿este producto emite facturas? Si la respuesta es no, sea el nuestro o cualquier otro, no puede darte conformidad — hará otras cosas, quizá útiles, pero no esa.