Una guía deliberadamente sin fechas
Vas a leer muchas páginas sobre Verifactu con una fecha grande en el titular. Esta no la tiene, y la razón es sencilla: los plazos se han modificado en varias ocasiones desde que se publicó el reglamento, y una guía construida sobre una fecha caduca con ella.
Lo que no caduca es la lista de cosas que hay que tener resueltas. Aclarar qué te aplica, saber con qué facturas, tener series ordenadas, haber pensado el histórico y no depender de teclear el libro registro son mejoras por sí mismas — sirven igual si mañana se aplaza otro año.
Cuando necesites la fecha, mírala en la sede de la AEAT o pregúntasela a tu asesor. Mientras tanto, esto es lo que puedes hacer.
Antes de empezar
Dos advertencias que ahorran tiempo y una aclaración sobre qué papel juega cada cosa.
Esto no sustituye a tu asesor. La guía describe cómo funciona el proceso en general; qué te aplica a ti, con qué plazos y con qué particularidades de régimen o territorio, lo responde alguien que conoce tu caso.
La conformidad viene de tu programa de facturación. Ninguna herramienta de extracción — la nuestra incluida — puede dártela, y quien insinúe lo contrario te está vendiendo mal. Lo desarrollamos en Verifactu y el registro de facturación.
De los siete pasos, seis son sobre la facturación que emites y uno sobre la que recibes. El último es el único donde nosotros aportamos algo, y también el único que ya podrías estar haciendo desde hace años.
Los siete pasos
1 · Qué te aplica
Alcance, régimen y territorio, confirmados con tu asesor.
2 · Cómo facturas hoy
Con qué emites, cuántas series, quién factura y desde dónde.
3 · Pregunta al proveedor
Conformidad, modo, histórico y disponibilidad — por escrito.
4 · Series y numeración
Reducir lo improvisado y documentar el criterio.
5 · El histórico
Acceso, conservación y continuidad antes de migrar.
6 · Las recibidas
Dejar de teclear el libro registro. No depende de ninguna fecha.
7 · Ensayo
Emitir de verdad en el sistema nuevo antes de que sea obligatorio.
Después: revisar
Una comprobación al mes durante el primer trimestre.
Paso 1 · Aclara qué te aplica
Es el único paso que no puedes dar solo, y todo lo demás depende de él. Tres preguntas a tu asesor bastan para orientarte.
¿Estoy obligado? Depende de cómo emites, de tu régimen y de tu situación concreta. Hay excepciones y matices, y suponer que te aplica cuando no, o al revés, sale caro en las dos direcciones.
¿Con qué plazos en mi caso? No la fecha general que circula por internet, sino la que te toca a ti según tu situación.
¿Qué marco se me aplica por territorio? Si facturas en País Vasco o Navarra, la respuesta puede ser TicketBAI o normativa foral propia, y entonces buena parte del resto cambia.
Anota las respuestas con la fecha en que te las dieron. Dentro de seis meses no recordarás si aquello se dijo antes o después del último cambio normativo, y es información que vas a querer poder fechar.
Paso 2 · Revisa cómo facturas hoy
Un inventario honesto, que casi siempre resulta más desordenado de lo que uno recuerda.
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Con qué emites? | Programa, hoja de cálculo o plantilla determina el tamaño del cambio |
| ¿Cuántas series usas? | Las series improvisadas complican cualquier migración |
| ¿Quién emite facturas? | Si son varias personas o sedes, hay que coordinarlas |
| ¿Emites desde el móvil o en cliente? | Cambia qué software puede servirte |
| ¿Facturas rectificativas, con qué criterio? | Es donde más se improvisa y donde más se nota |
| ¿Tienes facturación recurrente? | Los ciclos automáticos hay que rehacerlos en el sistema nuevo |
La tercera fila es la que más sorpresas da en empresas pequeñas. Cuando resulta que tres personas emiten facturas desde tres sitios distintos, el proyecto deja de ser técnico y pasa a ser de coordinación.
Paso 3 · Pregunta a tu proveedor de software
Si ya usas un programa de facturación, este es el paso decisivo, y se resuelve con un correo.
Pregunta cuatro cosas: si el sistema cumple el reglamento, en qué modo trabaja, qué pasa con tu histórico si hay que migrar, y desde cuándo está disponible la versión adaptada. Pide la respuesta por escrito — es lo normal, no una muestra de desconfianza.
Si la respuesta es clara y con fechas, tu preparación se reduce a estar pendiente de la actualización y hacer el ensayo del paso 7.
Si es vaga, evasiva o no llega, eso también es información. Un fabricante que no puede explicar su situación es un riesgo, y cambiar de programa con margen es incómodo mientras que hacerlo con prisa es caro y se hace mal.
Paso 4 · Ordena series y numeración
Casi nadie diseña sus series: se van creando. Una para el cliente que pedía algo distinto, otra para un año en que se cambió de sistema, otra para las rectificativas que alguien improvisó.
Ese desorden es tolerable mientras nadie lo mire y molesto en cuanto hay que migrar. Cada serie es una decisión que replicar, y las que ya no se usan generan dudas sobre si hay que llevarlas o no.
Aprovecha para reducir: cierra las series muertas, unifica lo que se pueda y escribe el criterio de las que quedan. Media hora ahora, y una migración bastante más corta después.
Documenta también cómo numeras las rectificativas. Es donde más se improvisa, y donde una pregunta futura resulta más incómoda si no hay criterio escrito.
Paso 5 · Planifica el histórico
La parte que se deja para el final y la que más problemas causa. Las facturas ya emitidas no desaparecen, y hay que decidir tres cosas antes de mover nada.
Acceso. ¿Podrás consultar y reexpedir facturas antiguas después del cambio? Si el programa viejo deja de funcionar, ¿desde dónde?
Conservación. Las obligaciones de conservación siguen ahí, y su alcance concreto lo confirma tu asesor. Lo que sí puedes hacer tú es asegurarte de que existe una copia legible fuera del programa antiguo.
Continuidad. Dónde retoma la numeración el sistema nuevo. Es una decisión pequeña que, mal tomada, produce huecos o duplicidades difíciles de explicar años después.
Y guarda la documentación de la migración: qué se movió, cuándo, quién comprobó los saldos. Dos años después nadie recordará los detalles, y será justo el ejercicio sobre el que pregunten.
Paso 6 · Pon al día las facturas recibidas
El único paso que no depende de ninguna fecha, de ningún proveedor y de ninguna interpretación normativa. Y el que más horas te devuelve.
Verifactu no cambia tus obligaciones como receptor. Tus proveedores emitirán con QR, y a ti te seguirá llegando un PDF por correo que alguien tiene que leer, comprobar y convertir en un apunte con base, cuota y total.
Si hoy ese trabajo se hace tecleando, es trabajo mecánico con una tasa de error que nadie mide. Un NIF mal copiado o una base y una cuota intercambiadas no saltan hasta que alguien cuadra un trimestre.
Es exactamente donde encaja FlowParse: cada PDF, incluido el escaneado, sale convertido en filas con proveedor, número, fechas, base, cuota, total y NIF, con la suma de líneas contrastada contra el total impreso y con el archivo de origen en cada fila. El detalle está en extraer datos de facturas y en registro inalterable.
Paso 7 · Haz un ensayo de verdad
Cuando tengas el sistema adaptado, no esperes a la obligación para usarlo. Emite facturas reales durante unas semanas.
Un ensayo con facturas de prueba no sirve: no aparecen los casos raros. Los problemas salen con el cliente que pide un formato concreto, con la rectificativa del mes pasado, con el abono parcial y con la factura que hay que reexpedir.
Comprueba también lo aburrido: que el PDF que llega al cliente se ve bien, que el QR sale donde debe, que la numeración avanza como esperas y que puedes recuperar una factura de hace tres semanas sin ayuda.
Y hazlo con las personas que facturan a diario, no solo con quien lleva el proyecto. La mayoría de los problemas de un cambio de programa son de costumbre, no de funcionamiento.
Qué preguntar exactamente
Para copiar y pegar en un correo, con lo que significa cada respuesta.
| A quién | Pregunta | Qué haces con la respuesta |
|---|---|---|
| Asesor | ¿Me aplica, y con qué plazo? | Determina si hay proyecto o no |
| Asesor | ¿Qué marco por mi territorio? | Puede cambiarlo todo |
| Proveedor | ¿El sistema cumple el reglamento? | Si no, empieza a buscar alternativa |
| Proveedor | ¿En qué modo trabaja? | Afecta a conservación y a conexión |
| Proveedor | ¿Qué pasa con mi histórico? | Es el punto de riesgo de la migración |
| Proveedor | ¿Desde cuándo está disponible? | Define tu calendario real |
Guarda las respuestas en un solo sitio, con fecha. Es el documento más útil de todo el proceso y el que nadie se molesta en hacer.
Si toca migrar
Cambiar de programa de facturación no es instalar una aplicación. Cuatro cosas que conviene tener claras antes de empezar.
Elige el momento. Un cambio a mitad de ejercicio complica la continuidad de la numeración y deja el año partido en dos sistemas. Si puedes, hazlo en un cierre.
No migres el desorden. Las series muertas y los datos duplicados no mejoran al cambiar de sitio. Limpia antes, no después.
Conserva el acceso al sistema anterior más tiempo del que crees necesario. Las preguntas sobre facturas antiguas llegan siempre más tarde de lo previsto.
Documenta lo que hiciste. Qué se movió, cuándo, qué se comprobó y quién lo validó. Archívalo con la contabilidad del ejercicio.
Si facturan varias personas
Es el escenario que convierte un cambio técnico en un proyecto, y el que peor se detecta desde fuera porque nadie lo menciona hasta que aparece.
Haz el inventario real, no el que crees. Pregunta uno por uno quién emite facturas, con qué y desde dónde. Aparecerán casos que no estaban en tu mapa mental: el comercial que factura desde el móvil en casa del cliente, la persona que hace las rectificativas en su propia plantilla porque el programa no le dejaba.
Decide si unificáis o no. Un solo sistema es más simple de mantener y más incómodo de implantar; varios sistemas conformes también valen, pero entonces las series tienen que estar repartidas con criterio y escrito.
Nombra a alguien responsable. No un comité. En proyectos pequeños, la falta de una persona concreta es lo que hace que las decisiones se queden abiertas durante meses.
Forma a quien factura, no solo a quien decide. La mayoría de los problemas de un cambio de programa son de costumbre. Media hora con cada persona que emite facturas ahorra semanas de fricción.
Si hay sedes en territorio común y en territorio foral, esto se complica un nivel más: puede haber dos marcos aplicables a la vez. Esa es una conversación con tu asesor antes que con ningún proveedor.
Cuánto cuesta esto
No damos cifras porque cambian y porque dependen mucho de la situación. Sí se puede describir dónde está el coste, que es lo que sirve para presupuestar.
El software es el coste visible y normalmente el menor. Si ya pagas un programa que se actualiza, puede ser cero.
La migración es el coste que se subestima: horas de cargar datos, comprobar el histórico y verificar que la numeración continúa. Aumenta mucho si se hace con prisa, porque entonces se comprueba menos y se corrige después.
La adaptación de las personas es el coste invisible. Las primeras semanas se factura más despacio, se cometen errores y se pregunta. Es normal y se acaba, pero conviene contarlo en el plan en vez de fingir que no existe.
Y hay un ahorro que compensa parte: tener las emitidas en un sistema que las suma reduce el trabajo de cada cierre, sobre todo para quien venía recontando desde PDF.
La forma más cara de todas es esperar. No por multas hipotéticas, sino porque elegir deprisa, migrar sin comprobar y aprender bajo presión multiplica los tres costes anteriores.
Un calendario sin fechas
Ordenado por dependencias en lugar de por meses, para que siga sirviendo si los plazos cambian otra vez.
| Cuándo | Qué | Depende de |
|---|---|---|
| Ahora | Pasos 1 y 6 | Nada |
| En cuanto sepas que te aplica | Pasos 2 y 3 | Respuesta del asesor |
| Mientras esperas al proveedor | Paso 4 | Nada |
| Antes de mover nada | Paso 5 | Decisión de migrar o no |
| Cuando tengas el sistema listo | Paso 7 | Disponibilidad del software |
| Primer trimestre después | Revisión mensual | Haber empezado a emitir |
La primera fila es la importante: dos de los siete pasos no dependen de nada ni de nadie, y son los que más margen te dan si luego hay prisa.
Qué hacer si ya vas tarde
Puede que llegues a esta guía con el plazo encima. La secuencia entonces cambia: no se trata de hacerlo todo bien, sino de hacer primero lo que no se puede deshacer.
Primero, confirma qué te aplica. Sigue siendo el paso uno incluso con prisa, porque toda la urgencia puede desaparecer con la respuesta — o concretarse en algo distinto de lo que suponías.
Segundo, decide series y numeración. Cinco minutos, por escrito. Es la decisión que peor se deshace después, y la única que no cuesta nada tomar bien aunque vayas mal de tiempo.
Tercero, elige programa por un solo criterio: qué usa tu asesoría, o cuál puedes probar hoy mismo emitiendo una factura real. Ignora las comparativas de funciones; con prisa no vas a evaluarlas bien y no es donde está el riesgo.
Cuarto, no migres el histórico todavía. Arranca el sistema nuevo, deja el antiguo accesible, y planifica la migración cuando la presión haya pasado. Migrar con prisa es donde se pierden cosas.
Y deja para después lo que se puede hacer después: ordenar series antiguas, formar a todo el mundo, automatizar las recibidas. Nada de eso caduca, y hacerlo con calma sale mucho mejor que hacerlo ahora mal.
Antes de la lista de errores, una observación que los explica casi todos: ninguno se comete por falta de conocimiento. Se cometen por falta de tiempo. Quien elige un paquete demasiado grande no es que no supiera comparar, es que tenía dos semanas; quien no decide sus series no es que ignorara su importancia, es que tenía que emitir la primera factura ese mismo día. Por eso la recomendación que más rinde de toda la guía no es técnica: empezar antes, aunque sea despacio, hace que la mayoría de estos errores no lleguen a plantearse.
Errores frecuentes
Esperar a que falten semanas
Migrar facturación con prisa se hace mal, y el histórico es lo primero que se descuida.
Creer que una herramienta de extracción da conformidad
Verifactu regula a quien emite. Ninguna herramienta que lee facturas puede dártela.
No preguntar por escrito al proveedor
Una respuesta verbal no sirve de nada dentro de seis meses.
Migrar el desorden de series
Lo que está mal ordenado no mejora al cambiar de programa.
Dejar el histórico para el final
Es la parte con más riesgo y la que menos se puede improvisar.
Ensayar solo con facturas de prueba
Los casos raros no aparecen: rectificativas, abonos parciales, reexpediciones.
Olvidar el territorio foral
TicketBAI y la normativa navarra son marcos distintos, y cambian el resto del plan.
Fiarse de una fecha leída en una web
Los plazos se han movido varias veces. La versión vigente está en la AEAT.
Cómo saber que ya estás preparado
No hay un certificado que te lo diga, así que conviene tener una lista propia. Seis comprobaciones, todas verificables por ti mismo en una tarde.
Sabes si te aplica y con qué plazo, porque te lo ha dicho tu asesor y lo tienes anotado con la fecha.
Tienes por escrito la respuesta de tu proveedor sobre conformidad, modo de trabajo, histórico y disponibilidad.
Tus series están decididas y escritas, incluido el criterio de las rectificativas.
Sabes dónde vive tu histórico y puedes acceder a él sin depender del programa antiguo.
Has emitido facturas reales en el sistema nuevo, incluida al menos una rectificativa.
Y las facturas recibidas ya no se teclean, que es lo único de la lista que no dependía de nadie más.
Si puedes marcar las seis, estás en mejor posición que la mayoría — y sobre todo, ninguna de ellas se te va a caer si mañana vuelven a mover los plazos.
Merece añadir un caso que aparece más de lo esperable: el de quien descubre, al hacer el paso 1, que no le aplica. Ocurre, y entonces toda esta guía se reduce a una conversación de quince minutos y a la recomendación del paso 6, que sigue mereciendo la pena por sí sola. Vale la pena empezar por ahí aunque sea solo para descartar el resto.
Buenas prácticas
Un documento con todas las respuestas
Lo que dijo el asesor, lo que dijo el proveedor, con fecha. El documento más útil del proceso.
Series ordenadas y escritas
Media hora ahora, una migración mucho más corta después.
Copia legible del histórico fuera del programa
Independiente de que el software antiguo siga funcionando.
Ensayo con las personas que facturan
La mayoría de los problemas de un cambio son de costumbre, no de funcionamiento.
Empezar por el paso 6
No depende de nadie y devuelve horas desde la primera semana.
Revisión mensual el primer trimestre
Los fallos de un sistema nuevo aparecen en el segundo mes, no en el primero.
Si eres autónomo y facturas a mano, el cambio es mayor y merece su propia lectura: Verifactu para autónomos. Y para entender qué cambia realmente y qué no, qué cambia con Verifactu.
Un apunte sobre el tono de todo esto
Esta guía está escrita sin urgencia a propósito, y merece explicarse porque contrasta con casi todo lo que vas a leer sobre el tema.
La urgencia vende. Una fecha grande y una advertencia sobre sanciones mueven a la gente a contratar, y por eso abundan. El problema es que también empujan a decidir mal: elegir sin comparar, contratar de más y saltarse las decisiones que luego cuesta deshacer.
Lo que de verdad determina cómo sale este proceso no es cuándo empiezas a preocuparte, sino si has tomado con calma cuatro o cinco decisiones pequeñas: series, numeración, histórico, y qué preguntas hiciste a quién. Ninguna requiere prisa y todas empeoran con ella.
Por eso los siete pasos están ordenados por dependencias en lugar de por meses, y por eso no hay fechas. Si esta guía sigue siendo útil dentro de un año, será porque estaba construida sobre lo que no cambia.