Una plantilla que funciona
Hay una forma de facturar que llevan usando cientos de miles de autónomos: un documento en el ordenador, se duplica, se cambia el número, el cliente y el importe, se exporta a PDF y se manda por correo. Funciona, es rápida y no ha dado un problema en años.
Ese es exactamente el caso que la norma toca, porque un documento hecho a mano no genera registros de facturación. Y por eso es un cambio mayor para un autónomo que para una empresa con software: la empresa actualiza una versión, el autónomo cambia de método.
La buena noticia es que el trabajo efectivo son unas horas. Lo que lleva semanas es decidir, y eso solo cuesta si se deja para el final.
Sin alarmismo, y sin fechas
Vas a leer mucho contenido sobre esto con tono de urgencia y una fecha en el titular. Dos avisos antes de seguir.
Aquí no hay fechas. Los plazos se han modificado varias veces desde que se publicó el reglamento, y una guía construida sobre una fecha envejece con ella. La versión vigente está en la sede de la AEAT y en tu asesor.
Y no vendemos la solución. FlowParse no emite facturas, así que no puede darte conformidad con Verifactu. Lo decimos aquí porque el mercado está lleno de productos insinuando lo contrario, y descubrirlo tarde sale caro. Lo desarrollamos en Verifactu y el registro de facturación.
Lo que sí resolvemos aparece al final, en la sección del otro lado: las facturas que recibes, que es trabajo tuyo hoy y no depende de ninguna fecha.
A quién le toca de verdad
No a todos los autónomos por igual, y esta es la primera pregunta que hay que resolver antes de mirar programas.
| Si hoy... | Tamaño del cambio | Primer paso |
|---|---|---|
| Usas un programa de facturación | Pequeño | Preguntar al fabricante, por escrito |
| Facturas desde tu gestoría | Pequeño | Preguntar a tu asesor cómo lo van a hacer |
| Usas una plantilla propia | Grande | Preguntar si te aplica, y luego elegir programa |
| Facturas desde una web o marketplace | Depende | Preguntar a la plataforma qué van a hacer |
| Facturas en territorio foral | Otro marco | Aclarar si es TicketBAI o normativa navarra |
La segunda fila cubre a más gente de la que cree. Si tu gestoría emite tus facturas, buena parte del problema es suyo y basta con preguntarles cómo lo van a resolver y qué necesitan de ti.
La cuarta es la que se olvida: quien factura a través de una plataforma tiene que preguntarle a la plataforma, no buscar un programa. Y conviene preguntar pronto, porque la respuesta puede ser que no lo van a resolver.
En qué consiste el cambio, en la práctica
Menos de lo que suena, una vez hecho. Un día normal después de la adaptación se parece bastante a un día normal de ahora.
Entras en un programa en vez de duplicar un documento. Eliges el cliente de una lista en vez de copiar sus datos. El número lo pone el sistema en lugar de ponerlo tú. Y el PDF que sale lleva un QR.
Lo que cambia de fondo es que ya no se puede borrar una factura. Si te equivocas, se rectifica dejando constancia. Para quien ya facturaba con orden esto no cambia nada; para quien tenía la costumbre de arreglar sobre la marcha, sí.
Y hay una ganancia que casi nadie menciona: los datos dejan de estar solo en PDF. Tener las facturas emitidas en un sistema que sabe sumarlas simplifica cada trimestre, y ese beneficio es tuyo aunque la obligación no lo fuera.
Elegir programa sin volverse loco
Hay muchísimas opciones y casi todas te van a servir. El riesgo no es elegir mal, es paralizarse comparando funciones que no vas a usar.
Empieza por preguntarle a tu asesoría qué usan. Si tu programa exporta a lo que ellos leen, te ahorras fricción todos los trimestres. Es el criterio más útil y el que menos se aplica.
Comprueba que el fabricante confirma la conformidad y que lo pone por escrito. No es desconfianza, es lo normal.
Prueba a emitir una factura real antes de decidir. Casi todos tienen prueba gratuita, y en quince minutos sabes si el flujo te resulta natural — que es lo que vas a hacer cientos de veces.
Ignora las funciones que no necesitas. Si facturas a veinte clientes al año, no te hace falta gestión de proyectos ni control de inventario, y pagarlas no te acerca a cumplir nada.
Cuatro decisiones que conviene tomar antes
Se pueden dejar para después y entonces se toman mal, deprisa y sin poder deshacerlas.
| Decisión | Por qué antes y no después |
|---|---|
| Cuántas series vas a usar | Cambiarlas más tarde complica la numeración |
| Desde qué número sigue el sistema nuevo | Un hueco o un duplicado cuesta explicarlo años después |
| Cómo numeras las rectificativas | Es donde más se improvisa y donde peor sienta improvisar |
| Dónde queda tu histórico | Si el método antiguo era un documento, hay que decidir dónde vive |
Para un autónomo, la respuesta a la primera suele ser «una». Es tentador crear series por tipo de cliente o de servicio, y casi nunca compensa: más series es más complejidad para un beneficio que rara vez se usa.
Escribe las cuatro respuestas en un archivo y guárdalo con tus facturas. Dentro de tres años esa nota vale más que cualquier otra cosa que escribas este mes.
Cuánto tiempo lleva de verdad
Separando el trabajo efectivo del tiempo de calendario, que es donde se confunde todo el mundo.
Trabajo efectivo: unas horas. Elegir programa, darse de alta, cargar los datos de tus clientes habituales, emitir las primeras facturas. Una tarde larga si te sientas a hacerlo.
Tiempo de calendario: semanas. Porque hay que esperar a que el asesor conteste, comparar opciones sin prisa, probar y acostumbrarse. Nada de eso es trabajo, es espera — y por eso empezar pronto no cuesta nada.
Adaptación: un par de meses. Las primeras facturas se hacen despacio y con dudas. A la décima ya no piensas en ello.
La versión cara de esto es hacerlo todo en la misma semana: eliges deprisa, no pruebas, y descubres los problemas facturando de verdad. Lo mismo, repartido en dos meses, apenas se nota.
Qué cuesta
No damos cifras porque cambian y porque cualquier número aquí quedaría desactualizado. Sí se puede decir cómo se estructura el coste.
El programa suele ser una cuota mensual o anual, con rangos muy amplios según lo que incluya. Para facturación pura, las opciones económicas cubren perfectamente a un autónomo.
Tu tiempo es el coste real y no aparece en ninguna factura: las horas de elegir, cargar datos y acostumbrarte.
Y hay un ahorro que compensa parte: tener las emitidas en un sistema que las suma reduce el trabajo de cada trimestre, sobre todo si hasta ahora recontabas desde PDF.
Cuidado con el paquete grande. Es fácil acabar contratando facturación, contabilidad y almacenamiento cuando lo único que necesitabas era lo primero — y esa diferencia sí se nota todos los meses.
Tus facturas antiguas
La parte que se deja para el final y la que conviene resolver antes de emitir la primera factura nueva.
No hay que rehacerlas ni meterlas en el programa nuevo. Lo que sí hay que decidir es dónde viven, cómo se acceden y hasta cuándo se conservan — y esto último te lo confirma tu asesor, porque depende de obligaciones que no son iguales para todos.
Si tu método antiguo era un documento con las facturas de varios años, ese documento sigue siendo tu histórico. Asegúrate de tener una copia legible en un sitio que no dependa de un programa concreto, y de que los PDF emitidos están completos.
Si además llevas el libro registro recontando desde esos PDF, este es buen momento para convertirlos a datos de una vez. Es un trabajo puntual, no dependen de ninguna fecha, y a partir de ahí cada trimestre es más corto — el procedimiento está en libro registro de facturas emitidas.
El otro lado, que nadie te va a mencionar
Todo lo anterior es sobre las facturas que emites. Pero tú también recibes: proveedores, suministros, la cuota del programa nuevo, el material.
Verifactu no te impone nada nuevo ahí. Y sin embargo, para muchos autónomos, es el lado donde se va más tiempo: abrir el correo, guardar el PDF, anotar base, cuota y total en una hoja, repetir treinta veces al mes.
Ese trabajo no depende de ninguna fecha, ni de ningún programa de facturación, ni de ninguna interpretación normativa. Se puede quitar hoy, y es lo único de toda esta página que resolvemos nosotros.
Subes los PDF —incluidos los escaneados y los que fotografías— y salen convertidos en filas con proveedor, número, fechas, base, cuota, total y NIF, con la suma de líneas contrastada contra el total impreso. El detalle está en extraer datos de facturas y ticket a Excel para los gastos pequeños.
Cuatro miedos, y qué hay de cierto
Circulan bastantes, algunos con fundamento y otros no. Merece la pena separarlos, porque el miedo equivocado lleva a comprar cosas innecesarias.
«Me van a multar por facturar en Excel.» El miedo se centra en la sanción y lo relevante es otra cosa: primero hay que saber si estás obligado, y eso lo dice tu asesor. Actuar por miedo antes de esa respuesta es lo que lleva a contratar paquetes que no necesitabas.
«Voy a tener que llevar contabilidad como una empresa.» No. Verifactu trata de cómo se emiten las facturas, no de qué obligaciones contables tienes. Las tuyas siguen siendo las que ya eran.
«Hacienda va a ver todo lo que facturo en tiempo real.» En modo Verifactu se remiten registros de facturación. No es lo mismo que un acceso general a tu negocio, y además la información de tus facturas ya llega por otras vías desde hace años.
«Es un gasto más y no me aporta nada.» Como obligación, es difícil discutirlo. Como efecto, tener las facturas en un sistema que las suma acorta cada trimestre — sobre todo si venías recontando desde PDF. No compensa el coste por sí solo, pero no es cero.
Cómo queda tu trimestre después
Es la parte práctica que casi nadie describe, y la que de verdad determina si el cambio te compensa en el día a día.
Lo emitido deja de recontarse. Si hasta ahora abrías la carpeta de PDF y sumabas, ahora el programa tiene los datos y los suma. Es el ahorro más directo y aparece desde el primer trimestre.
Lo recibido sigue igual, salvo que hagas algo al respecto. Este es el lado que la norma no toca y donde probablemente se te va más tiempo: abrir correos, guardar PDF, anotar base, cuota y total.
Los libros registro siguen siendo tuyos. Verifactu no los sustituye. Lo que cambia es que la mitad de emitidas te sale ya ordenada, y la de recibidas es la que puedes resolver por tu cuenta cuando quieras.
Y el cierre se vuelve más aburrido, en el buen sentido. Menos recuento, menos buscar un PDF concreto, menos descuadres de cuarenta euros que aparecen el último día.
Si haces las dos cosas —adaptar la emisión y quitar el tecleo de las recibidas— el trimestre pasa de ser un día perdido a ser un rato. Ese es el resultado realista, sin exagerarlo.
Qué hacer hoy
1 · Pregunta si te aplica
Tres preguntas a tu asesor: si te aplica, con qué plazo en tu caso, y qué marco por tu territorio. Anota las respuestas con la fecha.
2 · Quita el trabajo de las recibidas
No depende de nadie ni de ninguna fecha, y devuelve tiempo desde la primera semana.
3 · Decide tus series
Casi siempre: una. Escríbelo y guárdalo con tus facturas.
4 · Prueba un programa sin prisa
Emite una factura real en una prueba gratuita. Quince minutos y sabrás si te sirve.
Los pasos 1 y 2 se pueden hacer esta semana y no dependen de que nadie decida nada. Los otros dos se benefician de tiempo, que es justo lo que se pierde si se deja todo para el final.
Lo que le pasa al que espera
No es una advertencia dramática, es una descripción de cómo se encarece el mismo trabajo cuando se comprime.
Eliges peor. Con dos semanas por delante no comparas: coges lo primero que parece cumplir, con frecuencia un paquete más grande del que necesitas, y lo pagas todos los meses durante años.
No pruebas. El ensayo con facturas reales es lo primero que se cae del plan, y es justo lo que habría revelado los casos raros: la rectificativa, el abono parcial, el cliente que pide un formato concreto.
Decides las series sobre la marcha. Y esa decisión, tomada en cinco minutos y sin escribirla, es la que te acompaña durante todos los ejercicios siguientes.
Y aprendes bajo presión, facturando de verdad, con clientes esperando. Las primeras semanas con un programa nuevo son torpes en cualquier caso; serlo mientras corre el reloj las hace bastante peores.
Repartido en dos meses, todo esto apenas se nota. Concentrado en dos semanas, es la diferencia entre un cambio administrativo y un mal recuerdo.
Seis errores
Esperar a que quede poco
Elegir programa deprisa, sin probar y sin decidir series es la versión cara del mismo trabajo.
Suponer que no te aplica por facturar poco
El volumen por sí solo no lo determina. Quince minutos con el asesor lo resuelven.
Contratar un paquete enorme
Facturación, contabilidad y almacenamiento cuando solo necesitabas lo primero — y se paga todos los meses.
Crear cinco series por si acaso
Más complejidad para un beneficio que casi nunca se usa. Para un autónomo, normalmente una basta.
Dejar el histórico sin decidir
Dónde vive, cómo se accede y hasta cuándo se conserva. Mejor antes de emitir la primera factura nueva.
Creer que desaparecen los libros registro
Verifactu no los sustituye. Es el malentendido más caro que circula.
Y si solo puedes hacer una cosa esta semana, que sea escribirle a tu asesor. Todo lo demás depende de esa respuesta, y es la única parte que no puedes resolver tú.
Dónde acaba esto
Esta página no sustituye a tu asesor. Si te aplica, con qué plazo y con qué particularidades de tu régimen o territorio son preguntas que responde alguien que conoce tu caso, y son las que condicionan todo lo demás.
Tampoco te recomendamos un programa concreto. Hay muchos y casi todos sirven; el criterio que más rinde es qué usa tu asesoría, no qué dice una comparativa.
Y FlowParse no emite facturas. No te da conformidad con Verifactu y no debería presentarse así. Lo que hace es quitar el trabajo del otro lado — las que recibes — que es tuyo hoy y seguirá siéndolo pase lo que pase con los plazos.
Una última cosa
Es fácil leer todo esto y quedarse con la sensación de que te han añadido una obligación más sin darte nada a cambio. Es una lectura razonable y probablemente la mayoritaria.
Hay otra que también es cierta. Buena parte de los autónomos que hacen este cambio descubren, seis meses después, que tener las facturas en un sistema en vez de en una carpeta de PDF les ahorra tiempo en cada cierre, les permite saber cuánto han facturado sin recontar y les quita de encima la pequeña ansiedad de no encontrar una factura concreta.
Nada de eso justifica la obligación por sí solo, y no vamos a pretender lo contrario. Pero si el cambio es inevitable, conviene saber que la versión bien hecha deja algo útil detrás, mientras que la versión hecha a última hora deja solo el gasto.