Twee stromen, en de kleinste kost het meeste werk
Wie e-facturatie inricht, verwacht dat het handwerk verdwijnt. In de praktijk verdwijnt het handwerk voor de facturen die gestructureerd binnenkomen, en blijft het volledig bestaan voor de rest.
Die rest is niet klein. De grote leveranciers stappen als eerste over, want die hebben de software al. De kleine — de installateur, de vertaler, het drukwerkbedrijf, de zzp’er die factureert vanuit een tekstverwerker — doen dat jaren later of nooit.
Het resultaat is een postbus met twee soorten post en een administratie met twee werkwijzen. En de werkwijze die het minste volume heeft, kost per factuur veruit de meeste tijd, omdat daar nog steeds iemand zit over te tikken.
Deze pagina beschrijft eerst wat e-facturatie technisch is, dan heel expliciet wat FlowParse daarin níet doet, en daarna wat er wél mee op te lossen valt.
Wat e-facturatie werkelijk is
Een e-factuur is een gegevensbestand, geen document. Dat klinkt als een detail en is het hele verschil.
Een pdf is gemaakt om door een mens gelezen te worden: het is een plaatje met tekst erop, waarbij de plek op de bladzijde de betekenis draagt. Een computer die zo’n bestand krijgt, ziet letters en coördinaten, geen factuurbedrag.
Een e-factuur draait dat om. De inhoud staat in velden met een naam — leverancier, factuurnummer, btw-bedrag, regelbedrag — en de opmaak doet er niet toe. Een systeem dat zo’n bestand krijgt, weet meteen wat elk getal betekent.
UBL is de taal waarin dat gebeurt: een XML-formaat met afgesproken veldnamen. Peppol is het netwerk waarover die bestanden reizen — je sluit aan bij een toegangspunt, en dat praat met het toegangspunt van je leverancier. In Nederland bestaan daarnaast afspraken over precies welke velden verplicht zijn en hoe ze ingevuld moeten worden, zodat twee UBL-facturen die allebei technisch geldig zijn ook echt hetzelfde betekenen.
En dan het punt dat het meest wordt misverstaan: een pdf per e-mail is geen e-factuur. Ook niet als hij netjes is, ook niet als er “elektronische factuur” boven staat, ook niet als hij digitaal ondertekend is. Het criterium is of een systeem hem kan lezen zonder te raden.
Wat FlowParse niet is
Dit hoort vooraan, niet in de kleine lettertjes. Op dit onderwerp wordt veel beloofd wat niet waargemaakt wordt, en het is beter dat je nu weet waar de grens ligt dan na een aankoop.
| Vraag | FlowParse | Wat je daarvoor nodig hebt |
|---|---|---|
| Facturen versturen via Peppol | Nee | Een access point provider |
| Facturen ontvangen via Peppol | Nee | Een access point provider |
| Valide UBL 2.1 / SI-UBL maken | Nee | Factuursoftware met e-factuurexport |
| Een factuur juridisch uitgeven | Nee | Je facturatiepakket |
| Een pdf of scan omzetten in gegevens | Ja | — |
| Regels, btw en totalen eruit halen | Ja | — |
| Honderd facturen in één tabel | Ja | — |
Kort gezegd: FlowParse zit aan de ontvangende kant van documenten die níet gestructureerd zijn. Alles wat met verzenden, netwerken en juridische uitgifte te maken heeft, hoort bij andere partijen — en die vervang je hiermee niet.
Waarom het dan toch over e-facturatie gaat: omdat vrijwel iedereen die e-facturatie invoert, ontdekt dat de helft van de inkomende post er niet aan meedoet. Dat gat vult dit.
De gemengde postbus
Zo ziet een normale inkoopadministratie eruit in de jaren waarin de overstap loopt.
| Hoe het binnenkomt | Wat er gebeurt | Handwerk |
|---|---|---|
| UBL via Peppol | Boekhoudpakket leest het in | Geen |
| UBL als bijlage per mail | Inlezen, soms handmatig | Weinig |
| Pdf per mail | Iemand tikt het over | Volledig |
| Gescande papieren factuur | Iemand tikt het over | Volledig, plus zoeken |
| Foto uit een telefoon | Verdwijnt vaak helemaal | Onvoorspelbaar |
De onderste drie rijen zijn het onderwerp. Ze zijn samen meestal een minderheid van het aantal facturen en veruit de meerderheid van de tijd — en de laatste rij is de gevaarlijkste, omdat die niet alleen tijd kost maar regelmatig helemaal niet in de administratie belandt.
Wat je hier níet wil, is twee volledig gescheiden processen bouwen. Dan krijg je twee plekken waar iets kan blijven liggen, twee manieren om dezelfde leverancier te coderen, en aan het eind van de maand een aansluiting tussen de twee die niemand wil maken.
Welke velden er werkelijk toe doen
Een UBL-factuur kan honderden velden bevatten. In de praktijk draait vrijwel elke boeking om een stuk of tien, en dat zijn precies de velden die uit een pdf gehaald worden.
| Veld | Waarvoor je het nodig hebt | Uit een pdf |
|---|---|---|
| Leverancier en btw-nummer | Boeken en btw-aftrek | Ja |
| Factuurnummer | Dubbele betalingen voorkomen | Ja |
| Factuur- en vervaldatum | Periode en betaling | Ja |
| Bedrag excl., btw, incl. | De boeking zelf | Ja |
| Btw-percentage per tarief | Aangifte | Ja |
| Regels met aantal en prijs | Kostenverdeling, controle | Ja |
| IBAN en betalingskenmerk | Betalen | Ja |
| Inkoopordernummer | Matchen met de bestelling | Als het op het document staat |
De laatste rij is de eerlijke: een inkoopordernummer staat er alleen als de leverancier het erop heeft gezet. Geen enkele techniek haalt uit een document een gegeven dat er niet in staat, en iedere leverancier die belooft van wel, belooft een gok.
Het verschil met een e-factuur zit dus niet in wélke gegevens je krijgt, maar in de zekerheid. Bij UBL staat het bedrag in een veld dat “bedrag” heet. Bij een pdf moet er iets vaststellen dat dit getal het totaal is en niet het subtotaal van de tweede pagina — en daarom wordt de som van de regels tegen het totaal gelegd voordat er iets geëxporteerd wordt.
Zet een inkoopfactuur om
Upload een pdf of scan — je krijgt leverancier, nummer, datums, bedragen, btw en de regels terug, met de som van de regels gelegd tegen het factuurtotaal.
Een document uploaden
Sleep je documenten hierheen
of Bestanden van je computer kiezen
Gratis: 10 pagina's per maand · Upgraden voor meer
Bestanden versleuteld tijdens verzending · na verwerking automatisch verwijderd · AVG-proof
Hoe het werkt
1 · Uploaden
Eén factuur of honderd tegelijk. Pdf, scan of foto — scans gaan eerst door OCR.
2 · Lezen op betekenis
Er wordt geen sjabloon per leverancier ingesteld. Een nieuwe leverancier werkt de eerste keer.
3 · Controleren
De som van de regels tegen het totaal, btw tegen het percentage, datums op geldigheid.
4 · Nakijken
Onzekere velden worden gemarkeerd in plaats van stil ingevuld — jij ziet wat de aandacht vraagt.
5 · Exporteren
Excel, CSV, JSON of XML, met per rij het bestand en de pagina waar hij vandaan komt.
6 · Inlezen
In je boekhoudpakket, naast de facturen die wél gestructureerd binnenkwamen.
Stap 4 is de stap die het meest wordt overgeslagen door leveranciers die volledige automatisering beloven. Een systeem dat nooit twijfelt, is niet nauwkeuriger — het meldt zijn twijfel alleen niet.
Vijf soorten leveranciers, vijf aanpakken
De overstap gaat niet over jouw systeem maar over dat van je leveranciers. Wie ze één keer indeelt, weet meteen waar de winst zit.
| Soort | Stuurt nu | Wat je doet |
|---|---|---|
| Grote leverancier | UBL of kan het snel | Vragen om aan te sluiten |
| Middelgroot met pakket | Pdf, maar het pakket kan meer | Vragen; kost hen een instelling |
| Kleine ondernemer | Pdf uit een sjabloon | Voorlopig omzetten |
| Zzp'er zonder pakket | Pdf, soms een foto | Omzetten, niet zeuren |
| Buitenlandse leverancier | Van alles | Omzetten; hun regels zijn anders |
De tweede rij is de enige waar aandringen zin heeft. Daar ligt de mogelijkheid al klaar in software die ze betalen en is het een vinkje dat niemand heeft aangezet. De eerste rij regelt zichzelf; de onderste drie regelen zichzelf voorlopig niet.
Verspil geen energie aan rij vier. Iemand die vanuit een tekstverwerker factureert, gaat geen abonnement nemen omdat jij dat handig vindt — en als je het te hard speelt, krijg je de factuur gewoon later.
Wat er ook met UBL mensenwerk blijft
Een gestructureerde factuur is een leesbare factuur. Hij is niet automatisch een juiste factuur, en dat onderscheid raakt zoek in de verhalen over e-facturatie.
Klopt het bedrag met wat is afgesproken? Daar zegt het formaat niets over. Een prijs die twintig procent hoger is dan de offerte komt er net zo netjes gestructureerd in.
Is het geleverd? Ook daar zegt het formaat niets over. Het matchen met bestelling en ontvangst blijft precies zoals het was.
Is het al eens betaald? E-facturatie maakt dubbele facturen makkelijker te vinden, want het factuurnummer staat in een veld — maar het vindt ze niet voor je.
Op welke kostenplaats hoort het? Dat weet alleen jij. Hoe je die toewijzing bijhoudt bij inkoopfacturen staat op factuurgegevens extraheren.
Het nuchtere beeld: e-facturatie haalt het overtikken weg, en overtikken was nooit het moeilijkste deel van inkoopadministratie. Het was alleen het saaiste.
De overgangsjaren, en waarom die langer duren dan gepland
Elke invoering van e-facturatie in Europa heeft hetzelfde patroon gehad: de aankondiging is stellig, de datum schuift, en de kleine leveranciers lopen achter op wat de planning aanneemt.
Daarom staan er op deze pagina bewust geen ingangsdata. Ze zijn meermaals verschoven, en een pagina die er één noemt is op het moment dat jij hem leest waarschijnlijk verouderd. Wat je nodig hebt, is de stand van zaken voor jouw situatie — en die haal je bij je accountant of brancheorganisatie, niet bij een softwareleverancier die er belang bij heeft dat het dringend voelt.
Wat wél vaststaat en niet van een datum afhangt: de richting is onomkeerbaar, de grote partijen zijn er al, en de gemengde postbus is de normale toestand voor de komende jaren in plaats van een tijdelijke rommelige fase.
Praktisch gevolg: bouw je administratie op de aanname dat er altijd twee soorten post binnenkomen. Wie inricht alsof volgend jaar alles UBL is, richt in voor een situatie die niet komt.
Wie er in een bedrijf wat van merkt
E-facturatie wordt meestal gepresenteerd als een technische verandering. In de praktijk raakt het vier verschillende mensen op vier verschillende manieren, en het loont om te weten wie waarvoor bij je komt.
Degene die de facturen inboekt merkt het meeste en het eerst. Voor de gestructureerde stroom verdwijnt het werk vrijwel volledig; voor de rest verandert er niets. Wat er verandert is de verhouding, en die verschuift langzamer dan aangekondigd — daarom is het onverstandig om personeel of uren in te plannen op een winst die pas over jaren volledig is.
Degene die inkoopt krijgt er een taak bij: leveranciers vragen om aan te sluiten of om een referentie op de factuurregel te zetten. Dat is geen technisch werk maar relatiewerk, en het levert per leverancier één keer op en daarna elke maand opnieuw.
Degene die betaalt merkt vooral dat facturen eerder compleet zijn. Minder navragen, minder facturen die twee weken blijven liggen omdat er een bedrag ontbrak — en soms een strakkere planning van uitgaande betalingen, omdat het beeld van wat er openstaat eerder klopt.
De accountant of het administratiekantoor merkt het aan de kwaliteit van wat er wordt aangeleverd. Minder tikfouten, minder ontbrekende stukken, en een archief dat te doorzoeken is. Dat is precies de reden dat veel kantoren dit bij hun klanten aanjagen: het scheelt aan hun kant meer dan aan die van de klant.
Wat niemand merkt, en wat wel gebeurt, is dat het aantal plekken waar een factuur kan blijven hangen kleiner wordt. Dat is de winst die het lastigst te becijferen is en die op een jaar gemeten waarschijnlijk het grootst is.
En je facturen van de afgelopen jaren
Er is één ding dat bij het inrichten van e-facturatie vrijwel altijd wordt overgeslagen: de stapel pdf’s die er al is.
Die staat ergens op een schijf, per jaar of per leverancier in mappen, en is alleen doorzoekbaar op bestandsnaam. Vragen die je er niet aan kunt stellen: hoeveel is er de afgelopen drie jaar bij deze leverancier besteed, wanneer is de prijs voor dit artikel gestegen, welke abonnementen lopen er eigenlijk nog.
Dat archief is in batches om te zetten naar dezelfde rijen als wat er nu binnenkomt. Een paar uur werk voor een paar jaar historie, en daarna is een vraag over vorig jaar een filter in plaats van een middag mappen openen.
Het beste moment daarvoor is precies nu — bij het inrichten. Je hebt de kolommen toch net vastgelegd, en historie in dezelfde vorm als het heden is waar vergelijken pas mogelijk wordt. Doe het later, en je hebt twee vormen die op elkaar aangesloten moeten worden.
Begin bij het meest recente jaar; dat gebruik je het vaakst. Hoe de verwerking van zulke stapels werkt, staat op pdf-factuur naar data.
Zes fouten bij de overstap
Denken dat een pdf per mail al e-facturatie is
Het is de meest voorkomende misvatting en hij kost pas geld op het moment dat een afnemer een echte e-factuur eist.
Twee gescheiden processen bouwen
Twee plekken waar iets blijft liggen, twee coderingen voor dezelfde leverancier, en een aansluiting aan het eind van de maand die niemand wil maken.
Wachten tot iedereen om is
Dat gebeurt niet binnen de termijn die je in gedachten hebt. De pdf-stroom moet je nu oplossen, niet straks.
Aandringen bij leveranciers die het niet kunnen
Bij een zzp'er zonder pakket levert het niets op behalve een slechtere verstandhouding en latere facturen.
Controle laten vallen omdat het 'automatisch' gaat
Een gestructureerde factuur is leesbaar, niet juist. Bedrag, levering en dubbele betalingen blijven jouw werk.
Software kopen op basis van een ingangsdatum
Die data zijn al vaker verschoven. Koop op basis van wat je vandaag aan post binnenkrijgt.
Wat het kost om niets te doen
Overtikken voelt goedkoop omdat het niet gefactureerd wordt. Het is de duurste vorm van administratie die er is, om drie redenen die zelden bij elkaar worden opgeteld.
De tijd zelf. Twee tot vier minuten per factuur, inclusief openen, lezen, tikken en controleren. Bij tweehonderd facturen per maand is dat een volle werkdag die niets oplevert wat een machine niet ook doet.
De fouten die je niet ziet. Een verkeerd overgetikt cijfer valt op als het groot is en verdwijnt als het klein is. Kleine tikfouten leven jaren door in gegevens waar niemand meer aan twijfelt.
Het uitstel. Werk dat vervelend is, wordt opgespaard. Opgespaarde inkoopfacturen betekenen een onvolledig beeld van wat er nog betaald moet worden, precies in de weken waarin dat beeld het meest nodig is.
De derde is de duurste en staat in geen enkele urenberekening. Zie ook Peppol uitgelegd voor boekhouders voor hoe het netwerk erachter werkt, en het stappenplan voor de volgorde waarin je het inricht.