Privacybeleid

Het korte antwoord

Je uploadt een document. Wij lezen er de cijfers uit en geven ze terug als tabel. Daarna wordt het origineel direct na het uitlezen verwijderd — wij zijn geen archief en bewaren je bonnen niet voor je.

De verwerking vindt plaats op servers binnen de Europese Unie. Wij verkopen geen gegevens, gebruiken je documenten niet om modellen te trainen, en geven ze aan niemand door behalve aan de verwerkers die nodig zijn om de dienst te laten draaien.

Welke gegevens wij verwerken

De inhoud van het document. Een bankafschrift bevat doorgaans de naam van de rekeninghouder, het rekeningnummer, omschrijvingen, bedragen en saldi. Een factuur bevat leverancier, klant, factuurnummer, regels en totalen. Wij lezen precies wat er in het document staat — wij vullen niets aan en zoeken niets elders op.

Accountgegevens. Je e-mailadres en naam als je een account aanmaakt, plus gegevens over abonnement en gebruik. Betalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener; kaartgegevens slaan wij niet op.

Technische logbestanden. Gebruikelijke serverlogs en foutrapporten, voor beheer en probleemoplossing. Ze bevatten niet de inhoud van je documenten.

Hoe lang wij het bewaren

Het oorspronkelijke bestand wordt direct na het uitlezen verwijderd. Dat is de belangrijkste zin op deze pagina, en tegelijk een beperking: moet je de bon over drie jaar terugvinden, dan moet die ergens anders staan dan bij ons.

Het resultaat van het uitlezen — de tabel en de uitgelezen cijfers — blijft beschikbaar in je account totdat je het document of het account verwijdert. Verwijder je een document, dan is het weg.

De bewaarplicht blijft bij je. Voor de administratie gelden in Nederland wettelijke bewaartermijnen, en de Belastingdienst verwacht een controleerbaar spoor. Die verplichtingen kunnen niet aan ons worden overgedragen — juist omdat wij geen archief zijn. Welke termijn voor welk stuk geldt, bespreek je met je accountant of administratiekantoor; wij noemen hier bewust geen getal, omdat het per documentsoort verschilt.

Waar de verwerking plaatsvindt

Op servers binnen de Europese Unie. Wij schakelen verwerkers in voor beheer, betalingen, e-mail en het machinaal uitlezen van de cijfers. Verwerkt een verwerker buiten de EU of de EER, dan gebeurt dat op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Er bestaat geen versie die op je eigen servers draait. Vereist je organisatie dat de verwerking op eigen machines plaatsvindt, dan kunnen wij daar niet aan voldoen. Dat is een echte grens van de dienst en geen formulering waarover te onderhandelen valt.

Je rechten

Je hebt recht op inzage in de gegevens die wij over je verwerken, op rectificatie van onjuiste gegevens, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid en op bezwaar. Je kunt die rechten uitoefenen door ons te schrijven.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder — in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens — als je vindt dat de verwerking van je gegevens in strijd is met de privacywetgeving.

Verwijder je je account, dan worden je documenten en resultaten verwijderd. Bepaalde gegevens moeten wij mogelijk enige tijd bewaren omdat wij zelf administratieplichtig zijn — dat betreft de factuurgegevens van je abonnement, niet de inhoud van je bonnen.

Wat wij niet doen

Wij zijn geen boekhoudsoftware en geen gecertificeerd archiefsysteem. Ons gebruiken maakt geen enkel bedrijf vanzelf compliant; die verantwoordelijkheid blijft bij het bedrijf en zijn accountant.

Wij boeken niet, wij berekenen je btw niet en wij doen geen aangifte bij de Belastingdienst. Wij maken geen e-facturen en voeren geen betalingen uit.

Wij gebruiken je documenten niet om modellen te trainen, en wij verkopen geen gegevens aan derden.