Un número que cuadra y reparte mal
Es el error más elegante que se puede cometer leyendo facturas, en el sentido de que no deja ninguna huella.
Alguien toma el total de la factura, aplica un tipo único hacia atrás y obtiene una base y una cuota. Las dos cifras suman exactamente el total. Cualquier comprobación aritmética las da por buenas.
Y son incorrectas, porque la factura llevaba dos tipos y el reparto entre bases no era ese. El total es correcto y su composición no lo es.
Lo que hace especialmente traicionero este fallo es que se comporta bien: no genera descuadres, no produce avisos y no llama la atención de nadie. Solo aparece cuando alguien mira una factura concreta y la compara con lo registrado, cosa que ocurre pocas veces y tarde.
Separar, nunca interpretar
El criterio de diseño de esta función cabe en una frase: conservar lo que el documento dice, en la forma en que lo dice, y no decidir nada.
Cada base con su tipo. Cada cuota con su tipo. El recargo aparte si el documento lo separa. Los descuentos donde el documento los pone. Nada se agrega, nada se recalcula, nada se completa.
Podría hacerse de otra manera. Sería sencillo repartir un total entre tipos según una proporción habitual, o asignar un tipo por defecto según el proveedor, y el resultado tendría un aspecto impecable.
No lo hacemos porque ese resultado ocuparía las mismas columnas que los datos leídos y nadie podría distinguirlos después. Una cifra deducida y una leída deben poder diferenciarse; si no, todo el registro pierde la propiedad que lo hacía útil.
Es el mismo principio que se aplica en el resto del producto: enseñar el hueco vale más que rellenarlo.
Cinco documentos que llevan varios tipos
Distribuidor de alimentación
Productos a distintos tipos en el mismo albarán. El caso más común y el que peor sobrevive a una lectura rápida.
Hostelería
Consumo y servicios que no siempre van igual, a veces en la misma cuenta.
Suministros
Conceptos distintos dentro de una misma factura mensual, con partidas que no son todas tributables igual.
Papelería y material de oficina
Libros, material impreso y consumibles conviviendo en un ticket.
Transporte y logística
Portes, seguros y suplidos, que ni siquiera tienen todos la misma naturaleza.
La quinta merece un aviso: dentro de una factura de transporte pueden convivir conceptos de naturaleza distinta, y no todos son cuota de IVA aunque aparezcan en la misma columna. Confundirlos infla la cifra que después se lleva al trimestre.
Ninguno de estos documentos es raro. Cualquier negocio pequeño recibe varios al mes, y son exactamente los que peor tolera un lector que asume un tipo por factura.
Lo que se lee del documento
Cada base imponible, con el tipo al que va asociada, tal y como el documento las presenta.
Cada cuota, con su tipo, sin recalcularla a partir de la base.
El recargo, como línea propia, cuando el documento lo separa.
Los descuentos, en el punto donde el documento los aplica — antes o después de impuestos cambia el resultado.
El total, para poder comprobar que la suma de las partes lo reconstruye.
El segundo punto es deliberado. La cuota se lee, no se calcula, aunque calcularla sería trivial. Si la cuota impresa no coincide con base por tipo, eso es información sobre el documento y no un error que corregir en silencio.
Lo que no se lee, y no se inventa
El tipo que debería haberse aplicado. El documento dice el que se aplicó; si era el que correspondía es otra pregunta.
El desglose de una factura que no desglosa. Se marca como no desglosada, no se reparte.
Si el IVA de ese gasto da derecho a deducción. Eso no está en la factura y no lo decide un lector.
A qué concepto contable pertenece cada línea. La factura describe productos, no tu plan de cuentas.
Si un concepto es suplido, gasto o algo distinto. Depende del acuerdo entre las partes, no del papel.
El segundo es el que más tentación genera. Una factura sin desglose, con un total y un tipo aparente, parece invitar a que alguien la reparta. Y ese reparto quedaría exactamente igual que un desglose leído.
El recargo y otras líneas que no son cuota
En una factura pueden aparecer, en la misma zona de totales, importes que no son cuota de IVA aunque lo parezcan por su posición.
El recargo de equivalencia es el caso más frecuente en el comercio minorista. Va con su propio porcentaje, se calcula sobre la misma base y aparece justo al lado de la cuota — y sumarlo a ella es un error silencioso que infla el importe que después se lleva al trimestre.
Hay otros: suplidos, importes que el proveedor adelanta por cuenta del cliente, retenciones cuando la operación las lleva. Cada uno tiene su propia naturaleza y su propio tratamiento, y ninguno se comporta como cuota.
Lo que hace la función es mantenerlos como líneas distintas cuando el documento los distingue. Qué se hace después con cada uno es cuestión de tu asesoría; lo que no puede pasar es que lleguen a esa conversación ya sumados.
Y cuando un documento los mezcla sin distinguirlos, se refleja así en la lectura. Un documento ambiguo produce una fila ambigua, que es una descripción honesta de lo que hay.
Redondeos, y descuadres de un céntimo
Cuando una factura lleva varias bases, la suma de las cuotas redondeadas por separado no siempre coincide con la cuota calculada sobre el total. Es una consecuencia aritmética, no un fallo del proveedor.
Distintos programas de facturación resuelven ese redondeo de maneras ligeramente distintas: por línea, por tipo, o al final. Todas son defendibles y producen resultados que difieren en céntimos.
Por eso conviene distinguir dos cosas que se confunden a menudo. Un descuadre de un céntimo entre la suma de cuotas y el total es ruido de redondeo. Un descuadre que crece con el importe es otra cosa y merece mirarse.
Lo que hace la función es conservar los importes tal cual y señalar cuando la suma de partes no reconstruye el total, sin corregirlo. Ajustar un céntimo automáticamente parece inofensivo y borra la única señal de que algo se calculó de otra manera.
Fijar un umbral por debajo del cual no se investiga es la salida práctica: sin él, alguien acaba dedicando media mañana a un céntimo o dejando de mirar los descuadres por completo.
No es lo mismo que comprobar sumas
Merece la pena separarlo, porque las dos cosas parecen control de calidad y encuentran problemas distintos.
| Comprobar sumas | Desglosar | |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Cuadran los números? | ¿Siguen separables? |
| Encuentra | Un total que no sale | Información a punto de perderse |
| Falla a la vista | Sí, enseguida | No, nunca |
| Se puede recuperar después | Sí, recalculando | No, solo volviendo al documento |
La última fila es el argumento entero. Un error de cálculo se detecta y se arregla cuando sea, porque los datos de partida siguen ahí. Un desglose refundido no se puede reconstruir desde el registro: hay que volver a la factura, y puede que ya no esté.
Por eso esto se hace en el momento de leer y no después. Es la única oportunidad.
Lo que recibes
Una columna por cada tipo
Base y cuota separadas, con el tipo asociado, sin refundir.
El recargo aparte
Cuando el documento lo separa, llega separado.
Los no desglosados, marcados
Sin reparto inventado. Una fila incómoda y honesta.
El origen en cada fila
Archivo y página, para poder volver a la factura en un minuto.
Lo que esta función no hace
No corrige un tipo improcedente
Si el proveedor aplicó el que no era, la fila lo refleja. Corregirlo en silencio ocultaría un problema que alguien tiene que ver.
No reparte un total sin desglose
Marca que no lo hay. Un reparto deducido ocuparía las mismas columnas que uno leído.
No decide sobre deducción
El importe está en el documento; el derecho a deducirlo no. Eso es de tu asesoría.
No ajusta redondeos
Señala cuando las partes no reconstruyen el total y deja el importe como está.
Un ejemplo con números
Vale la pena verlo una vez, porque el argumento suena abstracto hasta que aparecen las cifras.
Una factura de distribuidor por 1.000 € de total. Dentro hay dos bloques: 600 € de base a un tipo y 250 € de base a otro más bajo, con sus cuotas correspondientes que completan el total.
Un lector que asuma un tipo único cogerá los 1.000 €, aplicará el tipo general hacia atrás y devolverá una base y una cuota. Las dos cifras sumarán exactamente 1.000 €. La factura, el registro y cualquier comprobación aritmética estarán de acuerdo.
Y sin embargo, la base a tipo reducido habrá desaparecido: sus 250 € estarán repartidos dentro de una base al tipo general que en realidad era de 600 €, y la cuota total estará sobrestimada porque parte de ella se calculó a un tipo que no correspondía.
Fíjate en lo que ocurre si intentas detectarlo desde el registro. Tienes una base, una cuota y un total, y los tres son coherentes entre sí. No hay ninguna operación aritmética que puedas hacer sobre esas tres cifras que revele el problema, porque el problema no está en ellas: está en lo que ya no está.
La única forma de detectarlo es abrir la factura. Y la única forma de no tener que abrirla es no haber perdido el desglose al leerla.
Multiplica ese caso por las facturas de distribuidor de un trimestre y tendrás la magnitud real. No es un céntimo: es una desviación sistemática en la misma dirección, factura tras factura, que nunca produce un descuadre.
Dónde se pierde el desglose, exactamente
Conviene localizar el punto, porque no es donde la gente supone. Casi nadie decide conscientemente refundir bases. Ocurre por omisión, en uno de cuatro sitios.
La plantilla del registro
Una hoja con una sola pareja de columnas para base y cuota obliga a refundir. La decisión la tomó quien diseñó la hoja, hace años, y nadie la ha revisado desde entonces.
La transcripción manual
Quien teclea mira el total, ve un tipo en algún sitio del documento y rellena. No es descuido: es lo que la plantilla le pide.
Un lector que asume un tipo por factura
Muchas extracciones automáticas devuelven un campo llamado «IVA» y un campo llamado «base». Uno de cada, por documento.
La importación al programa contable
A veces el desglose existe en el origen y se pierde en el mapeo, porque el formato de destino solo tiene una casilla.
Los cuatro comparten una propiedad: nadie escribe un número falso. La información desaparece porque no había sitio donde ponerla, y una vez que no hay sitio, refundir es la única salida disponible.
Por eso el arreglo no es “tener más cuidado”. Es tener columnas.
Cuántas columnas, y por qué no son fijas
La pregunta práctica que aparece nada más aceptar lo anterior: si hago columnas por tipo, ¿cuántas hago?
La respuesta incómoda es que no hay un número correcto fijo. Los tipos vigentes cambian con el tiempo, hay tipos reducidos que aparecen y desaparecen, existen operaciones sin cuota y hay documentos de otros países con sus propios porcentajes.
Una hoja con columnas fijas para dos o tres tipos concretos funciona hasta que llega la primera factura que no encaja, y entonces alguien la mete a la fuerza en la columna que más se parece. Eso es refundir otra vez, con otro nombre.
La estructura que aguanta es la que guarda parejas de tipo, base y cuota como tantas como el documento traiga, en vez de reservar una casilla por porcentaje conocido. Así una factura con un tipo produce una pareja y una con cuatro produce cuatro, sin que nada tenga que forzarse.
Al exportar a una hoja de cálculo eso se traduce en columnas generadas según lo que haya en la tanda, no en una plantilla fija. Es ligeramente menos cómodo de mirar y sobrevive a cualquier cambio normativo sin que haya que rehacer nada.
Y si tu programa contable solo admite una casilla, el problema es del mapeo de importación, no de tu registro. Conviene que el registro conserve el detalle aunque el destino lo agregue: así la agregación es una decisión reversible y no una pérdida.
Las líneas sin cuota también son información
Hay líneas y facturas enteras donde no aparece cuota. Y ahí se comete un error simétrico al de refundir: tratarlas como si no existieran.
Una línea sin cuota no es lo mismo que una línea ausente. La operación existió, tiene un importe y ese importe cuenta para otras cosas — para el volumen con ese proveedor, para el detalle del gasto, para la declaración anual de operaciones con terceros.
Además, los motivos por los que una línea no lleva cuota son varios y no equivalentes entre sí. Puede ser una operación exenta, puede ser una donde el impuesto lo declara el destinatario, puede ser un suplido que ni siquiera forma parte de la base. Tres cosas distintas que producen el mismo hueco visual en el papel.
Cuál de las tres es lo dice el documento a veces, con una mención en el pie, y a veces no lo dice. Lo que corresponde es conservar esa mención cuando está y dejar el campo vacío cuando no está, sin elegir una de las tres por defecto.
La distinción entre ellas y su tratamiento es cuestión de tu asesoría. Lo que no puede pasar es que la factura llegue a esa conversación habiendo perdido la mención que las distinguía.
Facturas de fuera, con porcentajes que no reconoces
Cualquier negocio que compre servicios digitales, publicidad o suministros a proveedores de otros países recibe documentos con porcentajes que no corresponden a ningún tipo de aquí.
Un lector construido alrededor de una lista fija de tipos hace una de dos cosas con ellos, y las dos son malas: descarta el valor por no reconocerlo, o lo asigna al tipo más parecido de la lista.
La segunda es la peligrosa, porque produce un dato con aspecto normal. Un porcentaje ajeno convertido en uno local desaparece como problema y reaparece como una cifra que nadie va a cuestionar.
El criterio correcto es leer el porcentaje que figura, sea cual sea, y conservarlo tal cual. Si es un valor que no encaja en tu esquema habitual, eso es información útil sobre el documento: significa que esa factura necesita una decisión que las demás no necesitan.
Hay además facturas de fuera donde no aparece cuota en absoluto, porque el impuesto lo declara el destinatario. Ese caso tiene su propio tratamiento y no se deduce del documento — lo determina tu asesoría según la operación.
Lo que sí puede hacer la lectura es no borrar las pistas: la moneda, el porcentaje impreso, las menciones del pie. Son exactamente lo que alguien necesitará mirar para decidir, y son lo primero que se pierde cuando un lector normaliza todo a un esquema fijo.
Desglose por tipo y detalle por línea no son lo mismo
Se confunden a menudo y conviene separarlos, porque responden a preguntas distintas y tienen costes distintos.
El desglose por tipo vive en la zona de totales de la factura. Son tres o cuatro parejas de base y cuota, siempre en el mismo sitio, y es lo que hace falta para el trimestre.
El detalle por línea es el cuerpo de la factura: cada producto, su cantidad, su precio, su tipo. Puede haber cuarenta líneas en un albarán de distribuidor.
Para las cifras del periodo basta con lo primero. El detalle por línea hace falta para otras cosas —control de compras, imputación por proyecto, comprobar precios contra un acuerdo— y es un trabajo bastante mayor.
| Desglose por tipo | Detalle por línea | |
|---|---|---|
| Dónde está | Zona de totales | Cuerpo del documento |
| Cuántas filas | Dos o tres | Diez, cuarenta, más |
| Para qué sirve | Las cifras del periodo | Compras, precios, proyectos |
| Si se pierde | No se recupera sin el documento | Tampoco, pero afecta a menos cosas |
La recomendación práctica es no mezclarlos en la misma tabla. Una fila por documento con el desglose de totales sirve para el periodo; el detalle por línea, cuando hace falta, va aparte y con su propia estructura.
Mezclarlos produce una hoja donde cada factura ocupa cuarenta filas y las sumas del trimestre hay que calcularlas con cuidado para no contar dos veces. Es un error de diseño de la tabla, no de lectura, y cuesta más de arreglar de lo que parece.
La primera pasada
Coge diez facturas de proveedores que sepas que llevan varios tipos —un distribuidor, una de hostelería, una de suministros— y léelas.
Mira una sola cosa: ¿aparecen todas las bases y todas las cuotas por separado, o hay documentos que salen con una sola? Los que salen con una sola son los que en tu proceso actual se están refundiendo.
Después compara con lo que tienes registrado de esas mismas facturas. Si el total coincide pero el reparto no, acabas de encontrar el error descrito al principio de esta página, y llevaba tiempo ahí.
Cómo encaja esto en el trimestre está en modelo 303 desde facturas, y el registro completo de recibidas en libro registro de facturas recibidas.