Un libro que no controlas
Cuando emites una factura, tú decides cuándo, con qué número y en qué formato. El registro correspondiente es una consecuencia de una decisión tuya.
Con las recibidas no hay nada de eso. Un proveedor te manda un PDF por correo. Otro adjunta una imagen al mensaje de un mensajería. Un tercero deja el papel con el pedido. Un cuarto te obliga a bajarlo de un portal cada mes, y si no entras, no llega.
Ese es el rasgo que define este libro y del que se derivan casi todos sus problemas: no puedes hacer que los documentos lleguen bien, solo puedes construir un proceso que aguante que lleguen mal.
Lo que sigue describe cómo montarlo desde los propios documentos, qué columnas lo hacen útil y cuáles son los tres o cuatro problemas que aparecen siempre.
En qué se diferencia del libro de emitidas
Los dos libros se parecen en la forma y no se parecen en nada más. Merece la pena tenerlo claro antes de copiar un proceso del otro.
| Emitidas | Recibidas | |
|---|---|---|
| Origen del documento | Lo generas tú | Te llega de fuera |
| Formato | Uniforme, el tuyo | Distinto en cada proveedor |
| Numeración | Correlativa y tuya | Ajena, sin orden entre proveedores |
| ¿Puede faltar uno? | Se nota: hay un hueco | No se nota: nada indica la ausencia |
| ¿Puede haber duplicados? | Prácticamente no | Constantemente |
| Trabajo principal | Exportar y comprobar | Reunir, leer y depurar |
La cuarta fila es la más importante. En emitidas, una factura que falta deja un hueco en la numeración y salta sola. En recibidas no hay numeración propia, así que la ausencia es invisible por definición: nada en el libro puede señalar algo que nunca llegó.
Si te interesa el otro lado, está en libro registro de facturas emitidas. Aquí nos quedamos en el que depende de terceros.
Qué columnas hacen falta
Los requisitos formales concretos los confirma tu asesoría y pueden variar según tu régimen. Lo que sigue es la lista práctica: lo que hace falta para que el libro sirva de verdad.
Fecha de la factura
La que decide a qué periodo pertenece la operación.
Fecha de recepción
Cuándo te llegó. No es lo mismo, y la diferencia explica muchos descuadres.
Emisor e identificador fiscal
El identificador es lo fiable; el nombre cambia de una factura a otra.
Número de factura
El del proveedor. Junto con emisor e importe, es la clave para detectar duplicados.
Base y cuota por tipo
Separadas, una pareja por cada tipo que lleve la factura.
Total
Para comprobar que la suma de las partes lo reconstruye.
Archivo de origen
La columna que casi nadie tiene y que decide si el libro se puede defender.
Las dos primeras son un solo campo en la mayoría de libros que se llevan a mano, y ahí empieza medio problema. Volveremos a ello.
La columna que casi nadie tiene
Un libro sin la referencia al documento del que salió cada fila es una lista de números que alguien tecleó. Puede ser perfectamente correcta y no hay forma de demostrarlo sin rehacerla.
La prueba es sencilla: coge una fila cualquiera de tu libro actual y intenta llegar al PDF correspondiente. Si tardas más de un minuto, esa columna te falta.
Importa en tres momentos concretos, y ninguno es cómodo. Cuando un proveedor reclama un pago que crees haber hecho. Cuando alguien de fuera pregunta de dónde sale un importe. Cuando descubres un error y hay que saber cuántas filas más lo tienen.
En los tres, la diferencia entre tener la columna y no tenerla es la diferencia entre dos minutos y media tarde.
Cómo se monta desde los documentos
El orden importa más de lo que parece, porque cada paso depende de que el anterior esté completo.
Reunir todo lo del periodo
PDF, escaneos, fotos de tickets, adjuntos de correo. En el formato en que estén y sin clasificar todavía.
Leerlos
Emisor, identificador, número, fecha, bases y cuotas por tipo, total. Y de qué archivo salió cada fila.
Depurar
Duplicados, documentos que no son facturas, filas incompletas. Es donde se va el tiempo y donde se gana la calidad.
Ordenar por fecha
Y anotar aparte las que tienen fecha de un periodo anterior: son las rezagadas.
Exportar
A Excel, CSV, JSON o XML, con el archivo de origen en cada fila, y guardar el conjunto.
El tercer paso es el que la gente subestima y el que separa un libro utilizable de una lista con ruido. Los tres apartados siguientes son, justamente, los tres problemas que aparecen ahí.
El problema de las llegadas
Una factura emitida el 29 de marzo que llega el 12 de abril pertenece, por fecha, a un periodo que ya está cerrado.
Lo que la gente hace entonces varía: registrarla en el periodo en curso porque es la carpeta abierta, apartarla “para mirarla” y olvidarla, o registrarla en el periodo correcto y no volver a pensar en ello. Solo la tercera es defendible, y es la que menos ocurre porque obliga a tocar algo ya cerrado.
La solución práctica no es un criterio distinto sino un campo más: la fecha de recepción, junto a la fecha de la factura. Con las dos, el registro puede decir la verdad —esta operación es de marzo y llegó en abril— en lugar de tener que elegir entre dos medias verdades.
Y aporta algo que a medio plazo vale más: la distancia entre ambas fechas, por proveedor. Es la medida objetiva de quién te está complicando los cierres, y es un dato que se puede llevar a una conversación comercial.
Si el desfase con un proveedor concreto es sistemático, el arreglo está en el acuerdo con él, no en el libro.
Duplicados y documentos que no son facturas
Dos formas distintas de ensuciar el libro que se resuelven en el mismo paso.
El duplicado llega porque la misma factura viaja por dos canales: el correo del proveedor y el recordatorio de pago, o el PDF y el papel con el pedido. Son dos archivos con nombres distintos y una sola operación. Registrarla dos veces infla el impuesto soportado del periodo sin descuadrar nada.
La detección fiable es por emisor, número e importe. Y la decisión debe ser tuya: hay parejas legítimas que se parecen mucho a un duplicado, como un abono y su factura por el mismo importe. Borrar automáticamente ahí sería peor que no borrar.
El documento que no es factura es el proforma, el presupuesto aceptado, el albarán valorado. Tienen números, conceptos e importes, y entran en el libro con facilidad. Después llega la factura real por la misma operación y el error se convierte en un duplicado.
La señal más fiable es un campo ausente: el identificador fiscal del emisor. Es lo primero que falta en lo que no es una factura.
Cuando una factura lleva varias bases
Ocurre más de lo que parece: distribuidores de alimentación, hostelería, suministros, papelería. Una sola factura con conceptos que no tributan igual.
Si el libro tiene una sola pareja de columnas para base y cuota, alguien tendrá que refundirlas. Y refundirlas produce un importe que cuadra perfectamente con el total y reparte mal entre bases — el error que no descuadra nada y por eso nadie revisa.
Lo peor no es el error en sí sino que sea irreversible. Un cálculo mal hecho se recalcula desde los datos de partida; un desglose refundido solo se recupera volviendo al documento original.
Por eso el libro necesita una pareja de columnas por cada tipo, aunque la mayoría de facturas solo use una. Está desarrollado en desglose por tipo de IVA.
Y el recargo, cuando lo haya, en su propia columna. Está justo al lado de la cuota en el papel y no es cuota.
Registrar no es deducir
Conviene separarlo con claridad, porque es la confusión más costosa que se puede tener con este libro.
El libro registra lo que dice el documento: aquí hay una factura, de este proveedor, por este importe, con esta cuota. Eso es un hecho comprobable y está todo en el papel.
Si esa cuota da derecho a deducción es otra cosa completamente distinta. Depende del uso que le das al bien o servicio, de tu actividad, de tu régimen y de circunstancias que no aparecen en la factura ni pueden aparecer.
Un lector de documentos que aplicara una regla por defecto estaría tomando una decisión fiscal en tu nombre, sin avisarte, y quedaría en la misma columna que las que tomaste tú. Después nadie sabría distinguirlas.
Por eso la separación correcta es: el libro registra todo lo recibido, y la calificación de deducibilidad es una capa aparte que decides tú o tu asesoría. Cómo se lleva ese resultado al trimestre está en modelo 303 desde facturas.
Conservar, y poder demostrar
El libro y los documentos son dos cosas y hacen falta las dos. El libro dice qué hubo; el documento lo prueba.
Los plazos de conservación son cuestión normativa y los confirma tu asesoría. Lo que sí es una recomendación práctica: guarda los archivos originales con un nombre que se corresponda con la referencia que aparece en el libro.
Nosotros no somos ese archivo. Leemos el documento y lo eliminamos después; no lo conservamos, no lo custodiamos y no lo tendremos si lo pierdes. Es una decisión deliberada de privacidad y conviene que la sepas antes de apoyarte en nosotros para algo que no hacemos.
La transmisión va cifrada por TLS, el proceso corre en infraestructura alojada en la UE y el archivo se elimina tras la lectura. Lo que se queda contigo es la exportación, no el documento.
Los proveedores que no envían nada
Hay una categoría de proveedor que merece apartado propio porque rompe la premisa de todo el proceso: los que no te mandan la factura, sino que la dejan en un portal para que la bajes tú.
Suministros, telefonía, seguros, plataformas de publicidad, servicios en la nube. Emiten puntualmente todos los meses y no llega nada al correo — o llega un aviso que se parece tanto a publicidad que acaba en la papelera.
El resultado es la peor combinación posible: un gasto recurrente, conocido, que se paga solo por domiciliación, y cuyo documento no está en ninguna parte hasta que alguien se acuerda de entrar.
Es también el único tipo de ausencia que se puede prevenir del todo, porque es predecible. Sabes cuáles son y sabes cuándo emiten.
Haz una lista de los proveedores que solo publican en portal. Suelen ser entre tres y ocho.
Anota de cada uno el día aproximado en que emite y dónde se descarga.
Descárgalos todos en una misma sesión mensual, no uno a uno cuando te acuerdas.
Comprueba la lista contra los cargos domiciliados del periodo: cada cargo debe tener su documento.
Media hora al mes, y elimina de golpe la fuente de ausencias más previsible que tiene cualquier negocio pequeño.
En qué orden va este libro
Una pregunta pequeña con consecuencias: si las facturas que recibes no tienen una numeración propia que las ordene, ¿en qué orden van?
La respuesta habitual es por fecha de la factura, y es razonable, pero deja un problema abierto: las que llegan tarde tendrían que intercalarse en un tramo ya cerrado.
La alternativa es ordenar por orden de recepción, que es cómodo de mantener —cada nuevo documento va al final— y hace que el libro no corresponda al calendario de operaciones.
Lo que resuelve las dos cosas es tener las dos fechas y un número de asiento propio: el asiento marca el orden en que entró al libro, y la fecha de factura sigue siendo la que decide el periodo. Así nada tiene que intercalarse y nada se desplaza de periodo.
Ese número de orden interno es además lo que permite referirse a una entrada concreta sin ambigüedad. “La factura de octubre de ese proveedor” puede ser dos; el asiento 412 es uno.
Los requisitos formales sobre numeración y orden los confirma tu asesoría. La recomendación práctica es simplemente que existan los tres campos: asiento, fecha de factura y fecha de recepción.
Tickets, gastos pequeños y lo que se paga con la tarjeta personal
Hay una categoría de documentos que rompe el proceso descrito hasta aquí, y no por su importe sino por su forma de llegar.
El ticket de la gasolinera, la comida de trabajo, el parking, el material comprado en una tienda. Son papeles pequeños, térmicos, que se decoloran, y que llegan en una cartera en vez de en un correo.
Muchos de ellos, además, ni siquiera tienen todos los datos que un registro necesita: un ticket simplificado no lleva los datos completos del destinatario, y eso puede afectar a qué se puede hacer con él. Es una cuestión que conviene resolver con tu asesoría por adelantado, no ticket a ticket.
Lo práctico es tratarlos como un flujo aparte con su propia disciplina: fotografiarlos el mismo día, con el móvil, y dejar la foto en la misma carpeta de entrada que todo lo demás. Una foto de un ticket se lee por OCR; un ticket térmico de hace tres meses, a veces ya no lo lee nadie.
Y el caso peor de todos: lo que se paga con la tarjeta personal. No aparece en la cuenta de la empresa, así que no hay ningún movimiento que recuerde su existencia. Si el papel se pierde, no queda rastro en ningún sitio.
El detalle de cómo se leen está en ticket a Excel.
Cómo se usa bien el extracto bancario
Ya se ha dicho que el banco no sirve para construir este libro. Vale la pena decir para qué sí sirve, porque es una de las comprobaciones más útiles que existen y casi nadie la hace.
El extracto no puede decirte qué facturas hubo: no contiene bases, ni cuotas, ni el periodo de la operación, y un pago único puede cubrir varias facturas de periodos distintos.
Pero sí puede decirte algo que el libro no puede decir por sí mismo: qué gastos existieron. Cada cargo en la cuenta de la empresa corresponde a algo que se compró, y ese algo debería tener un documento en alguna parte.
De ahí sale la única defensa práctica contra el problema de las ausencias. Recorre los cargos del periodo y marca los que no tienen factura asociada en el libro. Cada uno es una de dos cosas: un documento que no ha llegado, o uno que llegó y no se registró.
No es una comprobación exhaustiva —lo pagado con tarjeta personal se le escapa, y lo comprado a crédito aparece en un periodo distinto— pero es lo más cerca que se puede estar de detectar algo que, por definición, no deja rastro.
Para tener el extracto en forma de tabla y poder cruzarlo, está extracto bancario a Excel.
La rutina que lo sostiene
Un libro de recibidas no se hace: se mantiene. Y la diferencia entre uno que funciona y uno que no es casi siempre la frecuencia.
Una carpeta única de entrada. Todo lo que llegue, del canal que sea, acaba ahí el mismo día.
Una lectura semanal o quincenal, no trimestral. Cuarenta documentos se revisan; cuatrocientos, no.
La depuración en el momento de leer, cuando aún recuerdas de qué iba cada cosa.
Una comparación con el periodo anterior: qué proveedores habituales no aparecen.
El cierre del periodo como comprobación, no como el momento de empezar.
La cuarta es la única defensa contra el problema que no tiene solución mecánica. Una factura que no llegó no deja rastro en ningún sitio; solo se detecta esperándola, y solo esperas lo que sabes que es habitual.
Y todo esto sirve además para otra cosa: si lo mantienes al día, la declaración anual de operaciones con terceros deja de ser una tarea de febrero y pasa a ser una consulta sobre datos que ya tienes.
Lo que no hacemos
No presentamos nada ante la AEAT
No tenemos conexión con la Agencia. Preparamos los datos; la presentación es tuya o de tu asesoría.
No decidimos qué es deducible
Eso no está en la factura y no lo puede decidir un programa que lee documentos.
No borramos duplicados solos
Los señalamos para que los revises. Hay parejas legítimas que se parecen mucho.
No somos tu archivo documental
El archivo se elimina tras la lectura. Conserva tú los originales.
No inventamos lo que falta
Un campo ilegible se marca como ilegible. Rellenarlo lo haría indistinguible de un dato leído.
No damos asesoramiento fiscal
Los requisitos formales y los plazos los confirma quien conoce tu caso.
Y lo que sí hacemos, en una frase: convertir una carpeta de documentos heterogéneos en una tabla con una fila por factura, con el desglose intacto y el origen de cada fila localizable en un minuto.
Empezar con un trimestre
No intentes rehacer un año. Coge el trimestre que acabas de cerrar, léelo entero y compáralo con lo que tienes registrado de ese mismo periodo.
¿Aparece alguna factura que no estaba en tu registro?
¿Hay dos filas con el mismo emisor, número e importe?
¿Alguna factura tiene fecha del trimestre anterior?
¿Los proveedores que mezclan tipos salen con varias bases o con una?
¿Puedes llegar al PDF de una fila cualquiera en menos de un minuto?
Las cinco preguntas tardan menos en responderse que en leerse, una vez el trimestre está en forma de tabla. Y si alguna sale mal, el hallazgo casi nunca es de ese trimestre: es de todos los anteriores, que se hicieron igual.
Los errores que más se repiten, uno a uno, están en errores frecuentes en el modelo 303.