Dónde está el trabajo de verdad
Rellenar el 303 lleva unos minutos si los números ya existen. Sumar bases, sumar cuotas, restar. Ningún programa de contabilidad se atasca en esa parte.
Lo que consume el tiempo es todo lo anterior. Las facturas de proveedores llegan en formatos que no se parecen entre sí, algunas con varios tipos en el mismo documento, otras como fotografías hechas deprisa, unas cuantas sin llegar nunca.
Y en medio hay una decisión que no está escrita en ningún sitio: de todo ese gasto, cuánto da derecho a deducción. Esa pregunta no la responde un documento y no debería responderla un programa.
Esta página trata la parte mecánica —convertir las facturas en filas fiables con bases y cuotas separadas por tipo— y dice con claridad dónde se acaba y empieza el criterio de tu asesoría.
Lo que no hacemos, dicho al principio
No presentamos nada
No tenemos conexión con la Agencia Tributaria ni la vamos a tener. La presentación la haces tú o tu asesoría con el programa que ya usáis.
No decidimos qué es deducible
Es una cuestión de criterio que depende de tu actividad y de la normativa aplicable. Un lector de documentos que lo decidiera estaría tomando una decisión fiscal en tu nombre sin decírtelo.
No aplicamos tipos
Leemos el tipo que figura en la factura. Si el proveedor aplicó uno que no correspondía, eso es un problema del documento y lo verá quien lo revise.
No somos un archivo
El archivo original se elimina justo después de leerlo. La obligación de conservación sigue siendo tuya y tiene que vivir en otro sitio.
No damos asesoramiento fiscal
Ni tipos, ni casillas, ni plazos, ni prorrata. Nada de eso se decide aquí.
Lo que queda es más estrecho y es justo la parte que nadie hace por ti: convertir un montón de documentos heterogéneos en filas con las que se pueda trabajar, sin perder por el camino nada de lo que después hará falta.
Esta página va del lado soportado
Conviene delimitarlo porque las dos mitades del IVA se parecen y se comportan de forma muy distinta.
| Emitidas | Recibidas | |
|---|---|---|
| Quién crea el documento | Tú | Otro |
| Formato | El tuyo, uniforme | Cuarenta proveedores, cuarenta diseños |
| Si falta una | Se nota: hay un hueco en tu numeración | No se nota: nada la reclama |
| Contenido dudoso | Lo controlas | Llega como llega |
| Decisión pendiente | Ninguna | Si da derecho a deducción |
La tercera fila es la que explica por qué el lado soportado da más trabajo. Una factura emitida que falta rompe una secuencia y se ve. Una factura recibida que nunca llegó no deja ningún rastro: simplemente no está, y nada en tu contabilidad la echa de menos.
El lado de las emitidas, con su propia lógica y sus propias columnas, está en libro registro de facturas emitidas.
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Los campos que hacen falta de verdad
| Campo | De dónde sale | Si falta |
|---|---|---|
| Proveedor e identificación | El documento | La factura no sirve como justificante |
| Número de factura | El documento | No se detectan duplicados |
| Fecha de expedición | El documento | No se sabe a qué periodo va |
| Base por cada tipo | El documento | Todo el desglose se pierde |
| Cuota por cada tipo | El documento | Hay que recalcular y confiar |
| Total | El documento | No hay contra qué cuadrar |
| Derecho a deducción | Tú o tu asesoría | La cifra final no significa nada |
| Archivo y página de origen | La lectura | Una consulta a dos años vista es imposible |
Seis de los ocho están en el papel y se leen. Uno no está y no estará nunca: si un gasto da derecho a deducción es una valoración, no un dato, y el proveedor no tiene forma de saberlo.
El último parece burocracia y es lo que decide si una consulta se resuelve en un minuto o en media tarde buscando en una carpeta.
Cuando una factura lleva varios tipos
Es lo más habitual del mundo y lo que peor sobrevive a una lectura descuidada. Una factura de un distribuidor con productos a distintos tipos, una de hostelería con consumo y servicio, una de suministros con conceptos que no van todos igual.
El documento lo desglosa correctamente: tantas bases, tantas cuotas. El error clásico consiste en quedarse solo con el total y recalcular el IVA hacia atrás con un tipo único.
El resultado se acerca bastante, cuadra con el total y es incorrecto en el reparto. Y como cuadra, nadie lo revisa.
Por eso cada base y cada cuota se conservan por separado, tal cual aparecen. Agrupar después es fácil; separar lo que ya se agrupó exige volver al documento original, si es que todavía existe.
El detalle de cómo se mantiene esa separación está en desglose por tipo de IVA.
Deducible no lo decide un lector de documentos
Aquí está la línea más importante de esta página, y merece decirse sin rodeos.
Que un gasto esté documentado no significa que su IVA sea deducible, ni que lo sea en su totalidad. Depende de la actividad, del uso, de si hay actividades con distinto régimen, de categorías con reglas propias. Nada de eso está en la factura.
Sería técnicamente sencillo aplicar una regla por defecto —deducir todo, o deducir según el proveedor— y produciría una cifra con aspecto definitivo. Y sería una decisión fiscal tomada por un programa, en tu nombre, sin avisarte.
Lo que hacemos es dejar el campo ahí, vacío, para que lo rellenéis tú o tu asesoría. Es más incómodo y es lo único honesto: el documento aporta el importe, el criterio lo pone quien responde de él.
Un efecto secundario útil: al mirar ese campo en bloque, muchos negocios descubren que hay categorías enteras de gasto sobre las que nunca se había tomado una decisión explícita, sino una costumbre.
La fecha que cuenta, y la que no
Una factura recibida tiene varias fechas y no todas sirven para lo mismo: la de expedición, la de la operación, la de recepción y la del pago.
Cuál determina el periodo en el que corresponde deducir es una cuestión normativa que no se resuelve aquí. Lo que sí puede decirse es que quedarse solo con una es una pérdida de información que después no se recupera.
El caso incómodo aparece siempre igual: una factura de finales de marzo que llega en abril. Sin las dos fechas, quien revisa el trimestre no puede distinguir un proveedor lento de un registro tardío.
Por eso se conservan las fechas que el documento indica, cada una en su campo, y la de recepción se puede añadir aparte. Con ellas cualquier criterio es aplicable; con una sola, ninguno se puede comprobar.
La factura que nunca llegó
Es el fallo más caro del lado soportado y el que menos ruido hace. Un gasto pagado sin factura detrás no aparece en ninguna alerta: no hay hueco que se note, no hay secuencia que se rompa.
La única forma de verlo es cruzar lo que se pagó con lo que está documentado. Los pagos del banco que no tienen una factura asociada son exactamente la lista que falta.
Esa comprobación es incómoda porque solo produce malas noticias, y por eso se salta. También es la única que mide de verdad si tu IVA soportado está completo o simplemente parece completo.
Hacerla una vez por trimestre, antes de cerrar, suele revelar entre tres y diez pagos sin justificante en un negocio pequeño — casi siempre compras hechas por alguien que no pasó el ticket.
La rutina trimestral que aguanta
Semanal · recoger
Las facturas del periodo a un único sitio. A un sitio, no a una persona.
Semanal · leer
Una pasada, hasta 100 archivos, con bases y cuotas separadas por tipo.
Semanal · marcar
El campo de deducción, mientras alguien recuerda de qué era el gasto.
Trimestral · cruzar con el banco
Pagos sin factura. La comprobación que nadie hace y la que encuentra los huecos.
Trimestral · exportar
A tu programa o a tu asesoría, con el origen en cada fila.
Trimestral · archivar
Los originales, en tu propio almacenamiento. Eso no lo hacemos nosotros.
Semanal en vez de trimestral es el único cambio de ritmo que cambia algo, y no por el trabajo sino por la memoria. A los siete días alguien todavía sabe qué era aquel gasto de treinta euros; a los ochenta ya nadie lo sabe y se decide a ojo.
Seis errores frecuentes
Recalcular el IVA desde el total con un tipo único. Cuadra con el total y reparte mal, que es la clase de error que nadie revisa.
Guardar solo una fecha. Después no se distingue un proveedor lento de un registro tardío.
Dar por deducible todo lo documentado. Estar documentado y dar derecho a deducción son dos cosas distintas.
No cruzar nunca con el banco. Los pagos sin factura no se manifiestan de ninguna otra manera.
Acumular hasta el último fin de semana. A los ochenta días las decisiones sobre gastos pequeños se toman a ojo.
Quedarse con la hoja y tirar los documentos. La hoja es la afirmación; los documentos son lo que la sostiene.
Los más habituales, con lo que cuestan y cómo se localizan uno a uno, están en errores frecuentes en el modelo 303.
Los dos lados fallan de maneras distintas
Un trimestre tiene dos mitades, y aunque la aritmética que las une sea trivial, no se parecen en nada en cuanto a qué puede salir mal.
La mitad de lo que repercutes está bajo tu control. Tú emites las facturas, tú decides la numeración, tú eliges el formato. Los documentos son uniformes, están completos por construcción y una ausencia deja un hueco visible en la serie.
La mitad de lo que soportas depende de documentos ajenos. Llegan cuando quiere el proveedor, en el formato que le apetece, a veces dos veces y a veces nunca. No hay numeración propia que ordene nada y una ausencia no deja huella de ningún tipo.
De ahí que el esfuerzo se reparta tan desigualmente. La mitad emitida es un problema de exportación; la recibida es un problema de recolección, lectura y depuración — y consume la mayor parte del tiempo del cierre en casi cualquier negocio pequeño.
Es también la razón por la que un descuadre suele estar en el lado soportado. Si el trimestre no sale como esperabas, ahí es donde conviene mirar primero, y concretamente en las facturas de las últimas dos semanas del periodo.
El detalle del registro continuo de ese lado está en libro registro de facturas recibidas; el otro, en libro registro de facturas emitidas.
Los regímenes cambian qué hay que seguir
Una advertencia que conviene hacer pronto: no todos los negocios llevan el trimestre igual, y la diferencia no está en el cálculo sino en qué datos hay que haber conservado durante el periodo.
Un minorista en recargo de equivalencia recibe facturas donde, junto a la cuota, aparece un importe adicional con su propio porcentaje. Si tu registro no tiene una columna para él, alguien acabará sumándolo a la cuota y el trimestre saldrá inflado sin que nada lo indique.
Quien tributa con un criterio ligado al cobro necesita seguir, además de la factura, cuándo se cobró y cuándo se pagó. Eso convierte el extracto bancario en un dato necesario que en el caso general no lo es, y obliga a mantener las dos fuentes emparejadas.
Hay actividades con reglas propias, operaciones con otros países que se tratan de forma distinta y situaciones donde el impuesto lo declara el destinatario y no el emisor. Ninguna de esas cosas se deduce del documento.
Qué régimen te aplica y qué implica lo determina tu asesoría. Lo que aporta esta página es que los datos que después harán falta —bases y cuotas por tipo, recargo aparte, fechas, identificadores— estén conservados desde el principio, porque recuperarlos más tarde significa volver a leer las facturas.
Dicho de otro modo: no sabemos qué régimen tienes, y precisamente por eso conservamos todo lo que el documento dice en vez de quedarnos con lo que un caso general necesitaría.
Cuando el trimestre sale a devolver
Un trimestre donde lo soportado supera a lo repercutido no es una anomalía: le pasa a cualquiera que haya hecho una inversión, que trabaje con estacionalidad marcada o que esté empezando.
Lo que sí es cierto es que un trimestre así se mira con más atención que uno normal, y eso tiene una consecuencia práctica muy concreta: es justamente el trimestre donde la trazabilidad deja de ser una comodidad y pasa a ser el trabajo.
Si cada fila de tu registro apunta al archivo del que salió, responder a una pregunta sobre un importe es abrir un PDF. Si no, es reconstruir un trimestre entero desde una carpeta de correos, meses después, con las facturas dispersas.
Por eso conviene tratar los periodos con inversiones grandes con un cuidado adicional desde el principio: no porque haya nada que ocultar, sino porque son los que más probablemente habrá que explicar, y explicarlos con el documento delante es una conversación distinta.
Qué hacer con el resultado —compensarlo en periodos siguientes, solicitar la devolución, o lo que corresponda en tu caso— es una decisión con condiciones y plazos que determina tu asesoría. Nosotros no entramos ahí.
Lo que sí aportamos es lo anterior: que las cifras que lleven a esa decisión vengan de documentos leídos y localizables, no de una hoja que alguien rellenó y que ya nadie puede verificar.
Qué hace tu programa y qué no
Una duda razonable a estas alturas: si ya tengo un programa de contabilidad, ¿qué falta?
Un programa de contabilidad hace muy bien todo lo que ocurre después de que los datos estén dentro: los agrupa, los suma, los presenta y los guarda. Lo que ninguno resuelve del todo es cómo entran.
Ahí sigue habiendo, en la mayoría de negocios pequeños, una persona abriendo PDF y tecleando. Y el tiempo del cierre está casi entero en ese tramo, no en el cálculo.
Lo mismo vale si llevas el trimestre en una hoja de cálculo, que es más común de lo que la gente admite. Una hoja bien montada es perfectamente capaz de sostener un trimestre; lo que no puede hacer es leer un escaneo.
De modo que esto no sustituye a nada de lo que ya usas. Cubre el tramo anterior —de documento a fila— y entrega el resultado en Excel, CSV, JSON o XML para que siga su camino de siempre.
Si prefieres conectar la lectura a un flujo propio en vez de trabajar desde la interfaz, hay API y está disponible en todos los planes.
Cómo se ve que el trimestre está completo
Que las sumas salgan no dice nada sobre si están todas las facturas. Son dos propiedades independientes y la primera se comprueba sola, mientras que la segunda hay que buscarla.
Los proveedores recurrentes: ¿aparecen todos los que aparecían el trimestre pasado?
Los meses: ¿hay alguno con notablemente menos documentos que los otros dos?
Los suministros fijos: luz, telefonía, alquiler, cuotas — deberían estar todos y con la periodicidad de siempre.
Los pagos del banco sin factura asociada: cada uno es una factura que no ha llegado o que no se ha buscado.
Las últimas dos semanas del periodo: es donde faltan documentos con más frecuencia.
La cuarta es la única que usa el banco bien. El extracto no sirve para construir el trimestre —no contiene bases, ni cuotas, ni periodos de operación— pero sí sirve para lo contrario: como lista de comprobación de gastos que existieron y cuyo documento quizá no tengas.
Las cinco juntas se responden en diez minutos si el trimestre está en forma de tabla. Sobre una carpeta de PDFs, ninguna se responde nunca.
Por dónde empezar
Coge un trimestre ya cerrado y todas sus facturas de proveedores —incluidas las fotos borrosas y la del proveedor del que todo el mundo se queja— y léelas de una vez.
No corrijas nada todavía. Mira solo dos cosas: ¿aparecen las bases y las cuotas separadas por tipo en todas?, ¿y cuántas facturas tienen algún campo obligatorio ausente?
Después pon al lado el extracto bancario del mismo trimestre y busca pagos sin factura. Esa lista, normalmente corta, es lo que decide si tu IVA soportado está completo.
La versión detallada del registro de recibidas está en libro registro de facturas recibidas; si llevas varios clientes, modelos trimestrales para asesorías.