Por qué esto duele en febrero
Todos los años pasa lo mismo y todos los años sorprende. Llega la campaña, hay que declarar con quién se ha operado por encima de cierto importe, y resulta que esa información no existe en ningún sitio en la forma en que hace falta.
Existen las facturas. Existen los movimientos del banco. Existe, con suerte, una hoja con los totales del trimestre. Lo que no existe es “cuánto he operado con cada tercero, repartido por trimestres, durante todo el año”.
Así que alguien lo reconstruye. Y reconstruir un año de operaciones por contraparte en febrero, con las facturas repartidas entre el correo, una carpeta compartida y un cajón, es exactamente el tipo de trabajo que produce cifras que nadie puede verificar después.
Lo que sigue no es un truco para hacerlo más rápido en febrero. Es la forma de que en febrero no haya nada que reconstruir.
Qué pide realmente el 347
Conviene tenerlo claro porque determina todo lo demás. El 347 es una declaración informativa: no liquida impuesto, no ingresa ni devuelve nada. Informa a la Administración de con quién has operado y por cuánto.
Por cada tercero —cliente o proveedor— con el que hayas superado el límite legal a lo largo del año, se declara el volumen de operaciones desglosado por los cuatro trimestres.
Ese desglose trimestral es la clave de todo. Si solo hiciera falta un total anual, esto sería una suma y poco más. Al pedirlo por trimestres, la declaración se vuelve cruzable: la Administración puede comparar lo que tú declaras de un tercero con lo que ese tercero declara de ti, y las diferencias saltan por periodo.
Es decir: no basta con que el año cuadre. Tiene que cuadrar trimestre a trimestre, y contra los datos de otra empresa que no controlas.
El umbral concreto, qué operaciones entran y con qué criterio de importe son cuestiones normativas que conviene confirmar con tu asesoría cada campaña, porque cambian y porque hay casos con reglas propias. Nada de eso afecta al trabajo previo, que es siempre el mismo.
El problema nunca son los importes: son los nombres
Esta es la parte que casi nadie anticipa la primera vez, y la que más tiempo consume.
Un mismo proveedor aparece en tus facturas de cinco maneras distintas a lo largo del año. Con la forma jurídica y sin ella. Con un nombre comercial en unas y la razón social en otras. Con una errata que alguien tecleó en enero y arrastró hasta septiembre. Con dos delegaciones que emiten con el mismo identificador fiscal pero distinto membrete.
Sumar importes es trivial. Decidir qué importes pertenecen al mismo tercero es el trabajo de verdad.
Y tiene consecuencias directas: si un proveedor te aparece partido en dos por una diferencia de nombre, cada mitad puede quedarse por debajo del umbral y desaparecer de la declaración. No aparece ningún error, no descuadra nada, simplemente falta una línea. Se descubre cuando el otro sí te declara.
Por eso el criterio correcto es agrupar por identificador fiscal, no por nombre. El nombre es cómo alguien escribió a la empresa ese día; el identificador es la empresa.
De qué está hecho el 347
Antes de los pasos, merece la pena ver qué fuente sirve y cuál no, porque la elección equivocada cuesta un año entero.
| Fuente | Qué aporta | Por qué no basta |
|---|---|---|
| Facturas | Tercero, identificador, fecha, base y cuota | Nada: es la fuente correcta |
| Extractos bancarios | Cuándo se pagó y a quién | Un pago puede cubrir varias facturas de trimestres distintos |
| Hoja de totales trimestrales | El total del periodo | No sabe de quién es cada importe |
| Correo del proveedor | El documento suelto | No hay forma de saber si están todos |
La segunda fila es la trampa más común, porque el banco es la fuente más ordenada que tiene cualquier negocio y da mucha tentación. Pero el banco responde a “cuándo salió el dinero” y el 347 pregunta “cuándo se hizo la operación”. Son dos cosas distintas, y se separan justo en los cierres de trimestre, que es donde más duele.
Reunir el año
Suena a paso trivial y es donde se pierde más tiempo. Localiza todas las facturas del ejercicio, emitidas y recibidas, estén donde estén y en el formato en que estén: PDF nativos, escaneos, fotos de tickets, adjuntos de correo.
No las clasifiques todavía. No las renombres. No decidas cuáles “van a hacer falta” — esa decisión depende del umbral, y el umbral no se puede aplicar hasta tener las sumas, y las sumas necesitan todas las facturas. Es circular, y la salida es reunirlo todo primero.
Un consejo práctico: hazlo por trimestres, en cuatro carpetas. No porque sea más ordenado, sino porque el trimestre es la unidad en la que después hay que entregar, y empezar ya con esa estructura ahorra un reparto posterior.
Si a mitad del proceso descubres que falta un mes entero de un proveedor, mejor ahora que en la última semana de la campaña.
Leer los documentos
De cada factura hacen falta cinco campos: el tercero, su identificador fiscal, la fecha, la base y la cuota. Y un sexto que no está en la factura pero que importa igual: de qué archivo salió cada fila.
Ese sexto campo es lo que convierte un resumen en algo defendible. Cuando en febrero alguien pregunte de dónde sale un importe, la respuesta tiene que ser un archivo y una página, no un recuerdo.
Sobre base y cuota: consérvalas separadas aunque creas saber cuál de las dos vas a necesitar. El criterio de importe a consignar es una cuestión normativa que puede no coincidir con lo que asumes, y tener las dos evita volver a leer un año entero de facturas por un cambio de criterio.
En facturas con varios tipos impositivos, las bases y cuotas deben mantenerse desglosadas —refundirlas es una pérdida irreversible, como se explica en desglose por tipo de IVA.
Unificar terceros
Aquí es donde se gana o se pierde la declaración. Agrupa por identificador fiscal, no por nombre.
Con el identificador presente, la agrupación es mecánica y fiable: dos filas con el mismo identificador son el mismo tercero, escriba lo que escriba el membrete. Sin identificador, no hay nada mecánico que hacer, y ahí empieza el trabajo manual.
Lo que corresponde con esas filas es señalarlas, no fusionarlas por parecido. Dos nombres casi iguales pueden ser la misma empresa o dos empresas de la misma familia, y esa diferencia la sabe alguien que conoce a los proveedores, no un algoritmo de similitud.
Reserva un rato para esta revisión y hazla una sola vez al año, bien. Si arreglas los nombres en el origen —en tu programa de facturación, en la ficha del proveedor— el año siguiente esta lista será mucho más corta.
Mismo identificador, nombres distintos: se agrupan sin dudar.
Nombres parecidos, sin identificador: se marcan y se revisan a mano.
Mismo nombre, identificadores distintos: casi siempre son dos entidades reales.
Sin nombre ni identificador legibles: vuelve al documento, no lo adivines.
Agrupar por trimestre
Cada operación va al trimestre que le corresponde por su fecha. Parece automático, y lo es salvo en los bordes, que es donde vive el noventa por ciento de los problemas.
Una factura de finales de marzo que llega en abril. Una de finales de junio que se registra en julio porque el proveedor la envió tarde. Una rectificativa de septiembre que corrige algo de junio. Cada una de estas puede acabar en el trimestre equivocado según qué fecha se use.
La regla práctica: usa siempre la misma fecha para todas y sé capaz de decir cuál es. La incoherencia hace más daño que la elección concreta, porque una elección consistente se explica y se corrige en bloque, mientras que un criterio que cambia según quién registró la factura no se puede ni describir.
Y presta atención especial a diciembre y enero, donde el error no solo cambia de trimestre sino de ejercicio.
Aplicar el umbral
Con los terceros unificados y los trimestres asignados, suma el año por tercero. La lista se parte en dos: los que superan el límite y los que no.
Lo interesante es que la primera lista suele ser mucho más corta de lo que la gente espera. Un negocio pequeño con doscientos proveedores puede tener quince que superen el umbral. Ese es el motivo por el que este paso merece hacerse bien: reduce el trabajo de revisión de doscientas fichas a quince.
Presta atención a los que quedan justo por debajo. Son los candidatos a que un problema de unificación de nombres les haya restado la mitad de su volumen. Si un proveedor que sabes que es importante aparece cerca del límite pero por debajo, comprueba antes que no esté partido en dos.
El umbral exacto y su forma de cómputo los confirma tu asesoría. Lo que aporta este paso es la base sobre la que aplicarlos.
Revisar la lista corta
Quince terceros. Media hora. Es el mejor rato invertido de toda la campaña.
Para cada uno, mira tres cosas: que el reparto entre trimestres tenga sentido con lo que sabes de esa relación comercial, que no haya un trimestre a cero que debería tener actividad, y que no haya un importe llamativamente distinto del resto.
Un proveedor mensual con el tercer trimestre a cero es una señal, no necesariamente un error: puede ser agosto. Pero merece treinta segundos de comprobación en lugar de una llamada en febrero.
Esta revisión funciona porque la haces sobre una lista corta y con el detalle a mano. Sobre doscientos terceros nadie la hace, y sin el detalle no se puede resolver ninguna duda sin volver a empezar.
Entregar y archivar
A tu asesoría le hacen falta dos cosas: el resumen por tercero y trimestre, que es lo que se declara, y el detalle por factura que lo respalda.
Manda las dos, aunque solo te pidan la primera. El detalle es lo que convierte cualquier pregunta posterior en una consulta de dos minutos en lugar de una reconstrucción.
Y guarda el conjunto tal cual, con los archivos de origen referenciados. Si aparece una discrepancia el año que viene, la primera pregunta será por una factura concreta de este.
Cuando el otro declara otra cosa
Ocurre, y no significa que alguien haya hecho trampa. La mayoría de discrepancias tienen explicaciones aburridas.
Corte de trimestre
Una factura de fin de marzo que tú registras en el primer trimestre y el otro en el segundo. El total anual coincide y el desglose no.
Rectificativas
Una corrección que cada parte imputa a un periodo distinto: uno al original, el otro al de la corrección.
Criterio de importe
Con o sin impuesto, o con conceptos que uno incluye y el otro no.
Tercero partido
Uno de los dos tiene la relación dividida entre dos fichas y declara solo una parte.
Lo que las cuatro tienen en común es que se resuelven señalando facturas concretas. Si tu preparación conserva el archivo de origen de cada fila, una discrepancia es una conversación de diez minutos. Si no lo conserva, es volver a leer un año.
Cómo se responde formalmente a una discrepancia es cuestión de tu asesoría. Lo que esta guía puede darte es la capacidad de localizarla.
Los casos que rompen la regla sencilla
Los siete pasos funcionan para la inmensa mayoría de terceros. Hay un puñado de situaciones donde “suma el año por identificador fiscal” deja de ser suficiente, y conviene tenerlas localizadas antes de encontrarlas.
El tercero que es cliente y proveedor a la vez
Le compras y le vendes. Son dos relaciones distintas que comparten identificador, y sumarlas juntas produce un número que no significa nada.
Grupos con varias sociedades
Cinco razones sociales bajo el mismo nombre comercial. Cinco identificadores, cinco terceros — aunque quien te atiende sea la misma persona.
El proveedor que cambió de identificador
Un cambio de forma jurídica a mitad de año parte al mismo negocio en dos terceros, y en este caso partirlo puede ser lo correcto.
Operaciones con otros países
Tienen su propio tratamiento informativo y no siempre entran donde uno supone. Confírmalo antes de incluirlas.
Cobros y pagos por cuenta de terceros
El dinero pasa por ti sin ser tuyo. Quién declara qué depende del acuerdo, no del movimiento.
El primero es el más frecuente y el más fácil de resolver: separa desde el principio las operaciones donde emites de aquellas donde recibes, y mantén las dos sumas por tercero en columnas distintas. Si después hay que agregarlas, se agregan; al revés no se puede.
Los otros cuatro no son problemas de datos sino de criterio, y por tanto no tienen solución mecánica. Lo que sí puede hacer tu preparación es dejarlos visibles: un tercero con operaciones en ambos sentidos, o dos identificadores con nombres casi idénticos, deberían saltar a la vista en la lista corta en lugar de esconderse en un total.
Qué hacer si el año son miles de facturas
Los siete pasos se leen pensando en un negocio pequeño. Con dos mil facturas al año, tres de ellos cambian de naturaleza.
Reunir deja de ser una tarea de búsqueda y pasa a ser una de rutina: el volumen obliga a que los documentos entren a un sitio único desde el primer día, porque a posteriori no se reconstruye.
Leer hay que hacerlo por tandas. Cien archivos por exportación significa veinte tandas para un año, y el orden natural es una por mes o una por proveedor grande, según cómo lleguen. Si tienes un flujo propio, la API está disponible en todos los planes y evita el trabajo manual de partir las tandas.
Unificar es el que más se beneficia del volumen, curiosamente. Con doscientos proveedores hay más nombres repetidos, pero también más facturas por proveedor, y eso hace que las variantes de nombre de un mismo identificador aparezcan agrupadas y sean fáciles de revisar de una vez.
Lo que no cambia es el paso cinco: por muchas facturas que haya, los terceros que superan el umbral siguen siendo pocos. Es la propiedad que hace que esta declaración sea abordable a cualquier escala.
Y si llevas varias empresas o eres una asesoría con varios clientes, el reparto natural es una preparación independiente por cada uno —está desarrollado en modelos trimestrales para asesorías.
Errores que se repiten cada campaña
Agrupar por nombre en vez de por identificador, y partir un proveedor en dos.
Sacar los importes del banco, y desplazar de trimestre todo lo que se pagó con retraso.
Descartar facturas pequeñas antes de sumar, cuando muchas pequeñas suman por encima del umbral.
Cambiar de criterio de fecha a mitad del año sin darse cuenta.
Perder el archivo de origen y quedarse con un resumen que nadie puede defender.
Dejarlo todo para febrero, cuando ya no hay margen para pedir un duplicado a un proveedor.
El tercero es más frecuente de lo que parece. Alguien decide que las facturas de menos de cierto importe “no van a llegar al umbral” y las deja fuera del recuento. Pero el umbral se aplica al año por tercero, no a la factura: un proveedor de consumibles con cincuenta facturas pequeñas puede superarlo sin que ninguna de ellas destaque.
El primer año, cuando no hay nada de lo anterior
Toda la guía asume que las facturas del ejercicio existen en alguna parte. La primera vez que alguien hace esto en serio, esa premisa es justamente lo que falla.
No hay carpeta ordenada por trimestres, no hay lista de proveedores, y buena parte del año está repartida entre un correo con miles de mensajes, una carpeta compartida sin criterio y un archivador físico.
Lo que funciona en ese escenario es invertir el orden: empezar por el banco en vez de por las facturas. No para sacar los importes de ahí —eso ya se ha dicho que no vale— sino para construir la lista de a quién buscar.
Cada cargo recurrente en la cuenta es un proveedor con el que has operado durante el año. Ordenados por importe acumulado, los primeros quince o veinte son casi con seguridad los que van a superar el umbral. Esa lista se hace en una hora y convierte una búsqueda infinita en una búsqueda dirigida.
Con la lista en la mano, buscas las facturas de esos proveedores concretos, no todas las facturas del año. Y si de alguno falta un tramo, se le pide un duplicado — que a un proveedor habitual se le pide sin problema, y a uno esporádico casi nunca hace falta.
Es un atajo para salir del primer año. A partir del segundo, si has mantenido la rutina trimestral, ya no hace falta: el año está hecho cuando llega la campaña.
Cuando el identificador fiscal no está o no se lee
El paso tres se apoya entero en el identificador fiscal. Vale la pena mirar qué pasa cuando falta, porque en la práctica falta más veces de las que uno espera.
El documento no lo lleva
Ocurre con tickets simplificados y con algunos documentos que ni siquiera son facturas. Si no está, no es un problema de lectura: es un problema del documento.
Está pero no se lee
Escaneo torcido, tóner gastado, foto con sombra. El campo existe y la lectura no llega. Se marca como ilegible, no se adivina.
Está mal impreso
Un dígito cambiado en la plantilla del proveedor, arrastrado durante meses. Se lee bien lo que está mal escrito, y hay que resolverlo con él.
Cambió a mitad de año
Una reestructuración societaria. Dos identificadores para lo que comercialmente es el mismo negocio, y aquí separar suele ser lo correcto.
Los dos primeros casos se parecen en la pantalla y son muy distintos en la práctica. Por eso conviene que el registro distinga entre “ausente en el documento” e “ilegible”: el primero se resuelve pidiendo otro documento, el segundo abriendo el que ya tienes.
Lo que no debe hacer una lectura automática, en ninguno de los cuatro casos, es completar el identificador a partir del nombre del proveedor consultando algún registro. Suena útil y produce un dato que parece leído y no lo es — y si el proveedor tenía dos sociedades, el dato completado puede ser el de la equivocada.
Nuestro criterio es el mismo que en el resto del producto: lo que está en el papel se lee, lo que no está se marca, y quien decida completarlo lo hace sabiendo que lo está completando.
Qué formato tiene que tener lo que entregas
El paso siete se despacha en cuatro líneas y merece algo más, porque la forma de la entrega decide cuánto vas a trabajar en la campaña siguiente.
Lo mínimo que necesita quien presenta son cinco columnas: identificador fiscal, nombre, el importe de cada uno de los cuatro trimestres, y el sentido de la operación —si es un cliente o un proveedor.
Lo que conviene mandar además, aunque no lo pidan, es el detalle: una fila por factura, con tercero, identificador, fecha, base, cuota y el archivo del que salió. Es lo que convierte cualquier pregunta posterior en una consulta de dos minutos.
El resumen por tercero y trimestre, que es lo que se declara.
El detalle por factura, con el archivo de origen en cada fila.
La lista de terceros que quedaron justo por debajo del umbral, por si hubo un problema de unificación.
Las decisiones de criterio que tomaste: qué fecha usaste, qué hiciste con las rectificativas.
Las filas que quedaron marcadas como ilegibles o incompletas.
Las dos últimas son las que más agradece quien recibe el paquete, y las que casi nadie manda. Un asesor que sabe qué criterio usaste no tiene que preguntártelo; uno que ve las filas marcadas sabe exactamente dónde está la incertidumbre en vez de tener que confiar en que no la hay.
Y guarda el conjunto entero tal cual lo entregaste, con los originales referenciados. La primera pregunta del año que viene será sobre una factura concreta de este.
Convertirlo en trabajo trimestral
La conclusión práctica de todo lo anterior: si haces los pasos 1 a 4 al cerrar cada trimestre, en febrero solo quedan los pasos 5 a 7, que son una tarde.
Y encaja con trabajo que ya haces. Al cerrar el trimestre ya tienes que reunir y leer las facturas del periodo para el 303; añadir la unificación de terceros a ese mismo momento cuesta poco y reparte por cuatro el esfuerzo del 347.
Hay además una ventaja que no es de tiempo sino de calidad: en abril te acuerdas de qué era aquella factura rara de marzo. En febrero del año siguiente, no.
Si llevas también el libro registro de facturas recibidas con el mismo criterio, el 347 deja de ser una tarea aparte y pasa a ser una consulta sobre datos que ya existen.
Lo que nosotros no hacemos
No presentamos el modelo
No tenemos conexión con la AEAT ni presentamos nada en tu nombre. Preparamos los datos de partida.
No decidimos qué operaciones entran
Hay exclusiones y reglas propias que no se deducen del documento. El criterio es de tu asesoría.
No aplicamos el umbral por ti
Damos el volumen por tercero y trimestre. El límite y su cómputo los pone quien conoce la normativa vigente.
No fusionamos terceros por parecido
Agrupamos por identificador y señalamos el resto. Una fusión silenciosa se descubre tarde.
No damos asesoramiento fiscal
Esta guía describe cómo preparar datos, no cómo declarar.
Lo que sí hacemos cabe en una frase: convertir un año de facturas en una tabla de terceros, trimestres e importes en la que cada fila sabe de qué documento salió.
Tercero e identificador fiscal leídos del documento, no deducidos.
Fecha, base y cuota por factura, con el desglose por tipo intacto.
Resumen por tercero y trimestre, junto al detalle que lo respalda.
Exportación a Excel, CSV, JSON o XML, con el archivo de origen en cada fila.