Überblick
Ein Kontoauszug, der für einen Vermieter relevant ist, unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Girokonto-Auszug nur in einem Punkt: Ein großer Teil der Eingänge sind Mieteingänge, die je Wohnung zugeordnet werden müssen, statt einfach als Summe zu genügen. Alles andere — Format, Bankvielfalt, Saldenprüfung — ist dasselbe Problem, das jeder Kontoauszug mit sich bringt, unabhängig davon, wofür das Konto letztlich genutzt wird.
Diese Seite beschreibt, wie ein Kontoauszug für Vermieter ausgelesen wird: aus jedem Bankformat, mit Prüfung gegen den gedruckten Saldo, bereit für den nächsten Schritt — den Abgleich gegen die Mieterliste, ohne dass eine einzige Buchung dabei unbemerkt verloren geht.
Was ein Kontoauszug für Vermieter leisten muss
Für einen Vermieter mit mehreren Wohnungen zeigt ein einzelner Kontoauszug oft zwanzig, dreißig oder mehr Buchungen für einen einzigen Monat — Mieteingänge, gelegentliche Kautionen, Auszahlungen an Handwerker, die monatliche Grundsteuer, eine Versicherungsprämie. Jede muss korrekt gelesen werden, bevor überhaupt entschieden werden kann, welche davon Mieteinnahme ist und welche etwas anderes.
Diese Dichte ist genau der Grund, warum ein Kontoauszug für Vermieter eine eigene Betrachtung verdient, statt einfach als Sonderfall eines gewöhnlichen Kontoauszugs behandelt zu werden — die schiere Menge relevanter Buchungen macht ein zuverlässiges, konsequentes Auslesen wichtiger, nicht weniger, gerade weil ein einzelner Fehler in einer so dichten Liste leicht untergeht.
Das Auslesen selbst ist bewusst neutral: Es entscheidet nicht, was eine Buchung bedeutet, es macht sie nur zuverlässig lesbar — Betrag, Datum, Buchungstext, Saldo — als Grundlage für die spätere Einordnung in einem nachgelagerten Schritt.
CAMT.053 und die gängigen Exportformate
Viele Banken bieten neben dem PDF-Kontoauszug einen strukturierten Export im CAMT.053-Format an, dem ISO-20022-Standard, der in den meisten europäischen Ländern für den elektronischen Kontoauszug genutzt wird. Wo dieser Export verfügbar ist, wird er direkt gelesen — ohne den zusätzlichen Schritt, ein PDF erst wieder in Daten zurückzuverwandeln.
Die meisten Vermieter arbeiten trotzdem mit dem PDF-Kontoauszug, den sie ohnehin herunterladen oder zugeschickt bekommen — und genau dieses Format wird mit derselben Genauigkeit gelesen wie ein strukturierter CAMT.053-Export, ohne dass Sie sich vorab für ein Format entscheiden müssten.
Vier Lücken, die ein reiner Bankfeed hinterlässt
Historie vor der Anbindung eines Bankfeeds
Ein Bankfeed erfasst Buchungen ab dem Tag der Einrichtung — Mieteingänge aus früheren Monaten müssen aus dem Kontoauszug nachträglich erfasst werden.
Geschlossene oder gewechselte Konten
Ein Konto, das nicht mehr aktiv ist — nach einem Bankwechsel oder dem Verkauf einer Wohnung —, liefert keinen laufenden Feed mehr, aber seine Historie bleibt relevant.
Institute ohne Bankfeed-Anbindung
Nicht jede kleinere Bank oder Sparkasse bietet eine Anbindung an gängige Buchhaltungsprogramme — der Kontoauszug bleibt hier die einzige verlässliche Quelle.
Ein PDF, das bereits als E-Mail-Anhang vorliegt
Ein Kontoauszug, den eine Bank direkt als PDF verschickt, muss nicht erst über einen Feed nachgebildet werden — er lässt sich direkt lesen.
Keine dieser vier Lücken ist selten — zusammen sind sie eher die Regel als die Ausnahme, sobald ein Vermieter mehr als eine Bankverbindung oder mehr als ein paar Jahre Vermietungshistorie hat.
Wie oft ein Kontoauszug hochgeladen werden sollte
Ein monatlicher Rhythmus passt zu den meisten Vermietern, weil er sich am üblichen Mietzahltag orientiert — ein Kontoauszug, ein paar Tage nach dem erwarteten Zahlungseingang geholt, deckt die Monatsmiete ab, ohne auf eine spätere Zahlung warten zu müssen, die noch unterwegs ist.
Ein Vermieter mit mehreren Objekten oder mit einer Historie an Zahlungsverzögerungen profitiert von einem engeren Rhythmus, etwa wöchentlich, weil ein fehlender Eingang dann innerhalb weniger Tage auffällt, statt erst am Monatsende. Für einen einzelnen, verlässlichen Mieter ist das selten nötig — der monatliche Rhythmus reicht dort völlig aus.
Vorzeichen und Soll-Haben
Manche Banken zeigen Eingänge mit einem positiven Vorzeichen und Ausgänge mit einem negativen, andere nutzen separate Soll- und Haben-Spalten ohne Vorzeichen überhaupt. Ein Auslesen, das nur eine dieser beiden Konventionen erwartet, produziert bei der jeweils anderen falsche Beträge, ohne dass der Fehler sofort auffällt.
Beide Konventionen werden erkannt und einheitlich in dasselbe Format überführt, sodass ein Mieteingang immer als positiver Betrag erscheint, unabhängig davon, wie die Bank ihn ursprünglich dargestellt hat.
Datumsformate über mehrere Banken hinweg
Ein Vermieter mit Konten bei mehreren Banken sieht oft mehrere Datumsformate nebeneinander — TT.MM.JJJJ ist der Standard in Deutschland, aber ein internationales Konto oder eine App-Bank zeigt gelegentlich ein anderes Format. Werden zwei Formate vermischt gelesen, landet ein Datum wie der 3. April leicht am falschen Tag im März.
Jedes Konto wird für sich erkannt und konsistent in ein einziges Format überführt, sodass eine Tabelle mit Buchungen aus mehreren Banken nie zwei widersprüchliche Datumslogiken gleichzeitig enthält.
Der Buchungstext, wie er wirklich aussieht
Ein Buchungstext auf einem echten Kontoauszug ist selten so sauber wie ein Beispiel in einer Bedienungsanleitung — abgeschnittene Wörter, generische Referenznummern, ein Name, der auf zwanzig Zeichen gekürzt ist. Der Text wird exakt so gelesen, wie er tatsächlich dasteht, ohne ihn zu glätten oder zu vervollständigen, selbst wenn eine Ergänzung naheliegend erscheinen mag.
Diese Genauigkeit ist wichtig, weil der spätere Abgleich gegen die Mieterliste genau diesen Text als Signal nutzt — ein geglätteter oder erratener Text würde die Zuordnung weniger zuverlässig machen, nicht zuverlässiger, selbst wenn er auf den ersten Blick ordentlicher und aufgeräumter wirken würde.
Die Saldenprüfung
Jeder Kontoauszug druckt einen Anfangs- und Endsaldo. Nachdem alle Buchungen ausgelesen sind, wird die Summe gegen diese beiden Salden geprüft — stimmt sie nicht überein, fehlt entweder eine Buchung, oder eine wurde falsch gelesen.
Diese Prüfung läuft automatisch bei jedem Export und ist der schnellste Weg, ein Auslesefehler zu erkennen, bevor eine fehlerhafte Zahl den Weg in eine Mieteinnahme-Übersicht findet. Ein Kontoauszug, der die Prüfung nicht besteht, wird klar markiert, statt stillschweigend mit einer unvollständigen Buchungsliste weiterzuarbeiten, die später nur schwer nachvollziehbar wäre.
Duplikate erkennen
Ein Vermieter, der denselben Kontoauszug zweimal hochlädt — einmal aus Versehen, oder weil sich zwei Monatsauszüge überschneiden — riskiert, dieselbe Buchung doppelt in der Mieteinnahme zu zählen.
Buchungen mit identischem Betrag, Datum und Buchungstext aus zwei überlappenden Uploads werden erkannt und nur einmal in den Export übernommen, statt die Jahresübersicht stillschweigend zu verdoppeln.
Was ausgelesen wird
| Feld | Bemerkung |
|---|---|
| Buchungsdatum und Wertstellung | Beide erfasst, sofern der Kontoauszug beide ausweist |
| Betrag | Einheitlich als positiver Eingang oder Ausgang dargestellt |
| Buchungstext | Exakt so gelesen, wie er auf dem Auszug steht |
| Saldo nach jeder Buchung | Zur laufenden Prüfung gegen den gedruckten Kontostand |
| Kontonummer oder IBAN | Zur Zuordnung bei mehreren Konten in einem Export |
Referenznummern und Verwendungszweck
Ein Verwendungszweck, der eine Wohnungsnummer, einen Mieternamen oder eine feste Referenz enthält, ist das stärkste Signal, das ein Kontoauszug für den späteren Abgleich mitbringen kann — stärker als Betrag oder Datum allein, weil es direkt auf die Wohnung verweist, statt nur plausibel dazu zu passen.
Dieses Feld wird deshalb mit besonderer Sorgfalt gelesen, exakt so, wie es auf dem Auszug steht, ohne Abkürzungen aufzulösen oder fehlende Zeichen zu ergänzen. Eine spätere Zuordnung gegen die Mieterliste ist nur so gut wie der Text, auf dem sie aufbaut — ein geglätteter oder vervollständigter Verwendungszweck würde die Zuordnung eher erschweren als erleichtern.
Jedes Bankformat
Ob Sparkasse, Volksbank, eine Direktbank oder ein internationales Konto — jeder Kontoauszug wird für seinen Inhalt gelesen, nicht für ein bestimmtes erwartetes Layout. Das bedeutet, dass ein Vermieter mit Konten bei mehreren Banken keine separate Vorlage für jede einzelne pflegen muss, selbst wenn eine Bank ihr Layout im Laufe der Zeit ändert.
Kreditkartenabrechnungen für Nebenkosten
Viele Vermieter zahlen laufende Ausgaben für die vermietete Wohnung — Handwerkerrechnungen, Versicherungsprämien, kleinere Anschaffungen — über eine separate Kreditkarte statt über das Girokonto. Eine Kreditkartenabrechnung ist kein Kontoauszug im eigentlichen Sinn: Sie läuft vom alten zum neuen Saldo und stellt Belastungen anders dar als ein gewöhnliches Konto.
Auch eine Kreditkartenabrechnung wird gelesen und in dasselbe strukturierte Format überführt wie ein Kontoauszug, sodass Ausgaben, die über die Karte liefen, nicht separat von Hand erfasst werden müssen, nur weil sie über einen anderen Zahlungsweg abgewickelt wurden.
Mehrere Objekte, ein Export
Ein Vermieter mit mehreren Objekten hat oft ein Konto je Objekt, oder ein gemeinsames Konto für alle. In beiden Fällen lassen sich alle relevanten Kontoauszüge in einem Durchgang hochladen, mit dem Ergebnis nach Konto aufgeschlüsselt, statt jeden Auszug einzeln zu verarbeiten und die Ergebnisse anschließend von Hand zusammenzuführen. Das spart besonders dann Zeit, wenn ein Objekt kurzfristig verkauft oder ein neues erworben wird und sich die Kontenstruktur entsprechend ändert.
Wenn Miete und private Ausgaben ein Konto teilen
Nicht jeder private Vermieter führt ein eigenes Konto nur für die Vermietung. Häufig laufen Mieteingänge über dasselbe Girokonto, das auch für private Ausgaben genutzt wird — mit dem Effekt, dass ein Kontoauszug eine Mischung aus Mieteinnahme, Gehalt, Lebensmitteleinkäufen und allem anderen zeigt, was auf diesem Konto passiert.
Das Auslesen selbst unterscheidet nicht zwischen privat und vermietungsbezogen — es liest jede Buchung gleich zuverlässig. Die Trennung, welche Buchungen tatsächlich zur Vermietung gehören, geschieht im nachgelagerten Abgleichsschritt gegen die Mieterliste, nicht bereits beim Auslesen des Kontoauszugs.
Belege daneben
Neben Kontoauszügen sammeln die meisten Vermieter Rechnungen für Handwerkerleistungen, Versicherung und andere Werbungskosten. Diese Belege lassen sich ebenso auslesen — Betrag, Umsatzsteuer, Aussteller — und stehen so bereit für die Übergabe an die Steuerberatung, neben der abgeglichenen Mieteinnahme.
Beide Dokumentarten — Kontoauszüge und Rechnungen — profitieren vom selben Prinzip: exakt so gelesen, wie sie vorliegen, mit einer sichtbaren Markierung für alles, was nicht mit ausreichender Sicherheit gelesen werden konnte, statt eines stillschweigend geschätzten Werts.
Überlappende Auszüge am Jahreswechsel
Ein Kontoauszug, der genau am 31. Dezember endet, und der nächste, der am 1. Januar beginnt, sind der Idealfall — in der Praxis liefern viele Banken Auszüge, die einen Monat statt exakt ein Kalenderjahr abdecken, sodass der Dezember-Auszug bereits die ersten Januar-Tage des Folgejahres enthält.
Diese Überlappung wird erkannt, statt Buchungen aus den ersten Januar-Tagen versehentlich doppelt zu zählen, einmal im Dezember-Auszug und einmal im Januar-Auszug des neuen Steuerjahres. Für die Jahresübersicht zählt am Ende, welchem Kalenderjahr eine Buchung tatsächlich zuzurechnen ist, nicht welchem Auszug sie zufällig entnommen wurde.
Für die Steuererklärung
Die ausgelesenen Kontoauszüge sind die Grundlage für die Vorbereitung von Anlage V — die tatsächlichen Mieteingänge des Jahres, geprüft gegen den Saldo, bereit für den Abgleich gegen die Mieterliste. Die vollständige Methode, von hier bis zur fertigen Jahresübersicht, steht in Mieteinnahmen für die Steuererklärung vorbereiten.
Gescannte Kontoauszüge
Nicht jeder Vermieter hat Zugriff auf einen digitalen PDF-Export — ein älteres Konto, ein Auszug aus dem Bankschließfach, ein per Post zugestellter Papierauszug. OCR liest auch gescannte oder fotografierte Kontoauszüge, mit derselben Saldenprüfung wie bei einem digital exportierten PDF.
Ein ganzes Jahr auf einmal
Für die Vorbereitung der Steuererklärung ist es oft praktischer, alle zwölf Monatsauszüge eines Steuerjahres in einem Durchgang hochzuladen, statt jeden Monat einzeln zu verarbeiten. Die Saldenprüfung läuft dabei nicht nur je Auszug, sondern auch über den Übergang zwischen zwei aufeinanderfolgenden Monaten — der Endsaldo des einen sollte dem Anfangssaldo des nächsten entsprechen.
Stimmt dieser Übergang nicht, fehlt entweder ein Auszug, oder zwei Monate überschneiden sich in einer Weise, die vor dem Export geklärt werden sollte — ein Hinweis, der bei zwölf einzeln hochgeladenen Auszügen leicht übersehen würde, bei einem gemeinsamen Jahresexport aber sofort auffällt.
Der Arbeitsablauf
Kontoauszüge hochladen
PDF, CAMT.053-Export oder ein Scan, von jeder Bank.
Jede Buchung wird gelesen
Betrag, Datum, Buchungstext und Saldo, konsistent formatiert.
Der Saldo wird geprüft
Gegen den gedruckten Anfangs- und Endsaldo des Auszugs.
Exportieren
Excel, CSV, JSON, XML oder DATEV, bereit für den Mietabgleich.
Anschluss an Verwaltungssoftware
Vermieter, die bereits eine Hausverwaltungssoftware oder ein Buchhaltungsprogramm nutzen, brauchen keinen zusätzlichen manuellen Schritt, um die ausgelesenen Daten dorthin zu bekommen — der Export in einem strukturierten Format mit konsequenten Spalten lässt sich direkt importieren, statt Zahlen ein zweites Mal von Hand einzutragen.
Für Vermieter ohne ein solches Programm ist eine gewöhnliche Tabelle völlig ausreichend — der strukturierte Export funktioniert genauso gut als eigenständige Jahresübersicht wie als Zulieferung für ein größeres System.
DSGVO
Die Übertragung läuft über TLS, durchgehend verschlüsselt.
Die Verarbeitung findet auf Servern in der EU statt.
Original-Dokumente werden unmittelbar nach dem Auslesen gelöscht.
Kontodaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.
Die vollständigen Details stehen auf der Sicherheitsseite.
Genauigkeit
Die Genauigkeit liegt bei rund 99 Prozent auf gängigen Kontoauszugsformaten, mit einer Sicherheitsstufe je Feld und einer Markierung für alles, was nicht mit ausreichender Sicherheit gelesen werden konnte — statt eines geratenen Werts, der später als Fehler auffällt. Diese Markierung ist der Grund, warum eine Saldenprüfung überhaupt zuverlässig funktioniert.
Für wen das gedacht ist
Vor allem nützlich für private Vermieter, die ihren Kontoauszug bisher von Hand in eine Tabelle übertragen haben, und für kleinere Hausverwaltungen, die dieselbe Aufgabe für mehrere Mandanten erledigen — jeder mit eigener Bank, eigenem Format und eigenem Rhythmus.
Ebenso nützlich für eine Steuerberatung, die von einem vermietenden Mandanten regelmäßig einen Stapel PDF-Kontoauszüge erhält und daraus eine verwertbare Grundlage für Anlage V erstellen muss, statt jede Zahl selbst abzutippen.
Was es kostet
Es gibt einen kostenlosen Tarif ohne Registrierung. Ein einzelner Kontoauszug reicht meist, um zu sehen, wie sauber das Auslesen funktioniert, bevor Sie sich für einen bezahlten Tarif entscheiden.