Zwei Dokumente, eine Frage
Die Mieterliste zeigt für jede Wohnung, was diesen Monat an Miete eingehen sollte — Kaltmiete, Nebenkosten, zusammen die Warmmiete. Der Kontoauszug zeigt, was tatsächlich auf dem Konto ankam. Beides sollte jeden Monat exakt übereinstimmen, aber das manuell zu bestätigen, Buchung für Buchung, ist genau die Aufgabe, die bei knapper Zeit als Erstes ausfällt, gerade weil sie sich unauffällig anfühlt, bis sie es nicht mehr tut.
Diese Seite beschreibt, wie beide Dokumente zusammen gelesen und abgeglichen werden — Wohnung für Wohnung, Monat für Monat —, sodass die Frage „ist die Miete diesen Monat tatsächlich eingegangen“ eine konkrete Antwort bekommt statt einer Vermutung.
Warum das schwerer ist, als es klingt
Der Buchungstext ist selten aussagekräftig
Eine Buchung kann schlicht „MIETE“ heißen oder den Vornamen eines Familienmitglieds tragen, das nicht auf dem Mietvertrag steht.
Mehrere Wohnungen können dieselbe Miete haben
Zwei baugleiche Wohnungen im selben Objekt landen häufig beim exakt gleichen Betrag, wodurch der Betrag allein nicht als Zuordnungsgrundlage reicht.
Kaution und Vorauszahlung verschieben das Bild
Eine Kaution beim Einzug oder eine im Voraus gezahlte Miete verändert den erwarteten Kontostand, ohne dass sich an der laufenden Miete etwas ändert.
Nebenkostenvorauszahlungen laufen mit der Miete zusammen
Die meisten Mietverträge sehen eine Warmmiete vor, bei der Kaltmiete und Nebenkosten in einer Überweisung ankommen, ohne getrennte Buchungszeile.
Keiner dieser vier Punkte ist ein Fehler an sich — sie sind die normale Form, die Mieteinnahmen tatsächlich annehmen. Aber genau deshalb findet ein flüchtiger Blick auf den Kontoauszug niemals einen Fehler, der sich zwischen Kaution und laufender Miete versteckt, egal wie sorgfältig dieser Blick sonst ausfällt.
Was diese Funktion nicht tut
Sie berechnet keine Einkünfte nach §21 EStG
Was tatsächlich in Anlage V eingetragen wird, entscheidet Ihre Steuerberatung. Wir lesen die Mieteinnahmen und gleichen sie ab — wir berechnen keine steuerpflichtigen Einkünfte.
Sie meldet nichts ans Finanzamt
Die Übermittlung der Steuererklärung läuft wie bisher über ELSTER oder Ihre Steuerberatung. Das rührt diese Funktion nicht an.
Sie beurteilt nicht, warum eine Abweichung entsteht
Eine Buchung, die nicht passt, wird klar markiert — ob es eine verspätete Überweisung, eine Mietminderung oder etwas anderes ist, entscheidet ein Mensch.
Sie ersetzt keine Mietverwaltungssoftware
Eine Hausverwaltung oder ein Verwaltungsprogramm bleiben der Ort, an dem Mietverträge, Indexierungen und Kündigungen tatsächlich verwaltet werden.
Was übrig bleibt, ist bewusst schmal — aber genau der Teil, der jeden Mietmonat Zeit kostet: aus einer Mieterliste und einem Kontoauszug eine klare Liste zu machen, welche Wohnung korrekt bezahlt hat, ohne Umwege über eine separate Steuersoftware.
Was gelesen wird
| Angabe | Quelle |
|---|---|
| Wohnung, Mieter und erwartete Warmmiete | Mieterliste |
| Erwartetes Zahldatum | Mieterliste |
| Betrag und Datum der Buchung | Kontoauszug |
| Buchungstext | Kontoauszug |
| Kaution und Vorauszahlung, sofern separat geführt | Mieterliste, als eigene Spalte |
Fünf Quellen, so gelesen, wie sie tatsächlich vorliegen — nicht angenommen, dass sie übereinstimmen, bevor der Abgleich selbst das geprüft hat, Buchung für Buchung, Wohnung für Wohnung.
Wie eine Buchung ihre Einheit findet
Der Abgleich prüft drei Signale gemeinsam, nicht eines allein — denn jedes einzelne Signal ist für sich zu schwach, um darauf zu vertrauen.
| Signal | Warum es allein nicht reicht |
|---|---|
| Betrag | Wird oft von mehreren gleich großen Wohnungen geteilt |
| Buchungstext | Häufig kurz oder generisch — „MIETE“ ohne Namen oder Wohnungsnummer |
| Datum | Ballt sich rund um den festen Mietzahltag jeden Monat |
Eine Buchung, die bei allen drei übereinstimmt — ein Betrag, der zur Warmmiete passt, ein Buchungstext, der auf den Mieter oder die Wohnung hindeutet, und ein Datum nahe dem erwarteten Zahltag —, wird mit hoher Sicherheit zugeordnet. Eine Buchung, die nur bei einem Signal übereinstimmt, ist genau die, die zur Prüfung markiert wird, statt geraten zu werden.
Ein Mietmonat, abgeglichen
Ein Vermieter mit 14 Wohneinheiten, ein Monat, 15 Buchungen auf dem Kontoauszug nach dem üblichen Zahltag.
| Ergebnis | Anzahl |
|---|---|
| Mit hoher Sicherheit zugeordnet | 11 |
| Zugeordnet, zur schnellen Bestätigung markiert | 2 |
| Als Kaution erkannt und getrennt geführt | 1 |
| Nicht zugeordnet — separat geprüft | 1 |
Die zusätzliche Buchung stellte sich als Kaution eines gerade eingezogenen Mieters heraus, die separat ausgewiesen wurde statt in die laufende Mieteinnahme einzufließen. Die nicht zugeordnete Buchung war eine Mieterin, die von einem Gemeinschaftskonto mit ihrem Partner überwies, dessen Name auf der Buchung stand.
So funktioniert es
Mieterliste und Kontoauszug hochladen
Ihre aktuelle Mieterliste mit erwarteter Warmmiete je Wohnung und den Kontoauszug für denselben Zeitraum.
Jede Buchung wird gelesen
Betrag, Datum und Buchungstext, verknüpft mit dem Quelldokument.
Der Abgleich läuft
Betrag, Text und Datum gemeinsam geprüft, Kaution und Vorauszahlung bei Bedarf getrennt ausgewiesen.
Exportieren
Excel, CSV, JSON, XML oder DATEV, mit zugeordneten, markierten und nicht zugeordneten Buchungen als eigene Gruppen.
Kaution und Vorauszahlung getrennt halten
Eine Kaution, die ein Mieter beim Einzug überweist, ist keine Mieteinnahme — sie ist ein Fremdgeld, das zurückzuzahlen oder mit Renovierungskosten beim Auszug zu verrechnen ist. Wird sie in die laufende Mieteinnahme des Monats eingerechnet, überzeichnet das die Einnahmen genau in dem Monat, in dem sie eingegangen ist.
Eine Buchung, die einer typischen Kautionshöhe entspricht und zeitlich mit einem Mieterwechsel zusammenfällt, wird als Kaution erkannt und in einer eigenen Spalte geführt statt in der laufenden Mieteinnahme zu verschwinden. Dieselbe Trennung gilt für eine im Voraus gezahlte Miete, die dem Monat zugeordnet wird, den sie tatsächlich abdeckt, nicht dem Monat des Zahlungseingangs.
Nebenkosten in der Mietbuchung
Die meisten Mietverträge sehen eine Warmmiete vor — Kaltmiete plus Nebenkostenvorauszahlung in einer Überweisung, ohne getrennte Buchungszeile für jeden Bestandteil. Der Kontoauszug zeigt in diesem Fall nur einen Gesamtbetrag, keine Aufteilung.
Wo die Mieterliste Kaltmiete und Nebenkostenvorauszahlung getrennt ausweist, wird die eingegangene Warmmiete gegen die Summe beider Beträge abgeglichen, statt einen der beiden Bestandteile zu ignorieren — relevant, sobald die jährliche Nebenkostenabrechnung erstellt wird und die tatsächlich vereinnahmten Vorauszahlungen genau beziffert werden müssen.
Mehrere Wohnungen oder Objekte
Ein Vermieter mit mehreren Wohnungen im selben Haus oder mit Objekten an verschiedenen Standorten steht vor demselben Problem, mehrfach — jede Einheit hat ihren eigenen Mieter und ihre eigene erwartete Miete, und am Ende soll ein gemeinsamer Überblick stehen, ohne den Blick auf die einzelne Einheit zu verlieren.
Jede Mieterliste und jeder Kontoauszug lässt sich einzeln lesen, und die Ergebnisse werden zu einem objektübergreifenden Bericht zusammengeführt — ein Gesamtbild ebenso wie das Detail für jede einzelne Wohnung, wenn es gebraucht wird.
Wenn die Miete über mehr als ein Konto läuft
Nicht jeder Vermieter führt die gesamte Miete über ein einziges Konto. Manche trennen ein eigenes Mietkonto vom privaten Girokonto, andere haben aus historischen Gründen ein zweites Konto behalten — etwa nach dem Kauf einer weiteren Wohnung, die weiterhin über das Konto des vorherigen Eigentümers verwaltet wurde, bis eine Ummeldung erfolgt ist.
In diesem Fall lassen sich die Kontoauszüge aller beteiligten Konten zusammen mit derselben Mieterliste lesen, statt jedes Konto einzeln gegen einen eigenen Ausschnitt der Liste zu prüfen. Eine Mieterin, deren Zahlung plötzlich von einem anderen Konto abgeht als in den Vormonaten, wird trotzdem korrekt zugeordnet, weil die Zuordnung an Betrag, Text und Datum hängt und nicht an einer festen Kontonummer.
Was nicht zugeordnet werden kann
Eine Buchung, die keiner Wohnung zugeordnet werden kann, wird nicht ausgeblendet — sie bleibt sichtbar in einer eigenen Gruppe, mit Betrag, Datum und dem vorhandenen Buchungstext, sodass jemand sie direkt ansehen kann, statt dass sie in einer Summe verschwindet, die abgeglichen aussieht, es aber nicht ist.
In der Praxis stellen sich nicht zugeordnete Buchungen meist als eine von wenigen Sachen heraus: eine Zahlung von einem Gemeinschaftskonto mit abweichendem Namen, eine letzte Zahlung eines ausgezogenen Mieters, der nicht mehr auf der aktuellen Liste steht, oder gelegentlich eine ganz andere Buchung, die nie Miete war. Jede davon hat ihre eigene, schnelle Lösung, und keine löst sich durch Raten.
Von Hand gegen automatisch
Von Hand
Der Vermieter öffnet Mieterliste und Kontoauszug nebeneinander und vergleicht Beträge einzeln — das funktioniert, bis eine Kaution oder eine unklare Buchung die Beträge im Kopf schwerer vergleichbar macht.
Automatisch
Jede Buchung wird konsequent nach Betrag, Text und Datum abgeglichen, und nur die Fälle, in denen zwei Signale tatsächlich nicht übereinstimmen, brauchen einen menschlichen Blick.
Für wen das gedacht ist
Private Vermieter
Der monatliche Abgleich in Minuten statt bei einer getippten Durchsicht des Kontoauszugs.
Kleinere Hausverwaltungen
Dieselbe Methode konsequent angewendet, unabhängig davon, wie viele Objekte verwaltet werden.
Steuerberatungen mit vermietenden Mandanten
Eine bereits abgeglichene Grundlage für Anlage V, statt eines Stapels unsortierter Kontoauszüge.
Eigentümer mit mehreren Einheiten
Ein Abgleich, der kein vollständiges Verwaltungsprogramm voraussetzt, um verlässlich zu sein.
Das ist keine Steuersoftware
Zur Abgrenzung: Was tatsächlich in Anlage V der Einkommensteuererklärung eingetragen wird — die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach §21 EStG, Werbungskosten, Absetzung für Abnutzung (AfA) — entscheidet Ihre Steuerberatung oder Ihre eigene Steuersoftware. Diese Funktion macht etwas Zusätzliches: Sie liest Mieterliste und Kontoauszug und bestätigt, dass die Miete, die eingehen sollte, auch tatsächlich eingegangen ist.
Für Vermieter, die bereits ein Verwaltungsprogramm oder eine Steuersoftware nutzen, ist das Ergebnis hier etwas, das sich damit gegenprüfen lässt, oder an die Steuerberatung weitergeben — kein Ersatz für die eigentliche Steuererklärung und kein weiterer Ort, an dem Mietverträge gepflegt werden müssen.
Vom Stichprobencheck zum vollständigen Abgleich
Die meisten, die das hier suchen, haben Mieteinnahmen bisher stichprobenartig geprüft — ein kurzer Blick auf den Kontostand am Monatsende oder eine Kontrolle nur, wenn etwas offensichtlich falsch wirkt. Das funktioniert in dem Sinne, dass grobe Fehler selten unbemerkt bleiben, aber es findet nichts Feines: eine Kaution, die versehentlich als Miete gezählt wurde, eine seit Monaten unbemerkt fehlende Zahlung.
Der Umstieg muss die Stichprobenprüfung nicht sofort ersetzen. Ein sinnvoller erster Schritt ist, den automatischen Abgleich einen Monat parallel zur gewohnten Kontrolle laufen zu lassen, beide Ergebnisse zu vergleichen und Vertrauen dort aufzubauen, wo sie übereinstimmen — und dort, wo sie es nicht tun.
Was einen skeptischen Vermieter meist überzeugt, ist kein Versprechen über Geschwindigkeit — sondern zu sehen, wie die eigene Mieterliste und der eigene Kontoauszug ein Ergebnis liefern, das dem entspricht, was man von Hand ermittelt hätte, in einem Bruchteil der Zeit, mit den unsicheren Fällen bereits von den sicheren getrennt.
Wie oft abgeglichen werden sollte
Miete ist ein monatlicher Zyklus, und seltener als monatlich abzugleichen bedeutet, dass der Abgleich der Wirklichkeit immer hinterherläuft. Ein jährlicher Versuch kurz vor der Steuererklärung heißt, zwölf Monate Zahlungseingänge gegen eine bereits verblasste Erinnerung zu prüfen, und macht aus etwas Routinemäßigem ein Mehrtagesprojekt genau dann, wenn ohnehin schon Zeitdruck herrscht.
Manche Vermieter mit größeren Portfolios gleichen wöchentlich ab und finden eine fehlende Mietzahlung innerhalb weniger Tage, statt auf den Monatsabschluss zu warten. Das ist mehr, als die meisten privaten Vermieter streng genommen brauchen, aber es lohnt sich bei einem Mieter mit einer Historie an Zahlungsverzögerungen, bei dem frühe Entdeckung besonders wichtig ist.
Unabhängig vom Intervall ist die entscheidende Größe nicht Genauigkeit um ihrer selbst willen — sondern ob das Intervall kurz genug bleibt, dass sich jemand noch an den Kontext einer ungewöhnlichen Zahlung erinnert, statt eine monatealte Erinnerung aus einer einzelnen Kontozeile zu rekonstruieren.
Was Genauigkeit hier bedeutet
Eine nützliche Art, über die Genauigkeit des Abgleichs nachzudenken, ist nicht eine einzelne Prozentzahl — sondern die Verteilung über die drei Sicherheitsstufen. Ein Vermieter mit sauberen, konsistenten Überweisungstexten sieht die meisten Zahlungen mit hoher Sicherheit landen, mit nur einem kleinen Rest zur Prüfung. Ein Portfolio mit unruhigeren Texten — mehrere Gemeinschaftskonten, häufige Nachzahlungen — sieht einen größeren mittleren Bereich, was mehr Prüfzeit bedeutet, nicht zwangsläufig mehr Fehler.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil es verlockend ist, eine größere Prüfliste als Zeichen für einen schlecht funktionierenden Abgleich zu lesen, obwohl sie oft nur ehrlich widerspiegelt, wie mehrdeutig die zugrunde liegenden Daten tatsächlich sind. Die Alternative — ein System, das jeden unklaren Fall stillschweigend auflöst und alles als zugeordnet meldet — ist nicht genauer, sondern verbirgt die Unsicherheit nur, statt sie sichtbar zu machen.
In der Praxis landen bei den meisten Vermietern mit einer Mischung aus regulären Zahlungen und gelegentlichen Nachzahlungen etwa 85 bis 95 Prozent der Buchungen mit hoher Sicherheit, der Rest teilt sich auf eine schnelle Bestätigung im mittleren Bereich und wenige tatsächlich zu prüfende Einzelfälle.
Mit einer Wohnung anfangen
Ein Vermieter mit fünf oder sechs Wohnungen kann den Gedanken, den gesamten Mietabgleich auf einmal umzustellen, als zu groß empfinden, um überhaupt anzufangen. Ein realistischerer Weg ist, mit der Wohnung zu beginnen, deren Mieterliste am saubersten geführt ist, und das als Machbarkeitsnachweis zu nutzen, bevor der Rest folgt.
Diese erste Wohnung beantwortet die praktischen Fragen, die vor dem Hochskalieren wichtig sind: Wie sauber gleichen die Buchungen tatsächlich ab, wie viel manuelle Korrektur brauchen die markierten Zeilen, und wie vergleicht sich das Ergebnis mit dem bisherigen, unvollständigen Bild. Erkenntnisse aus dieser Wohnung übertragen sich meist gut auf den Rest des Portfolios.
Datenschutz
Die Übertragung läuft über TLS, durchgehend verschlüsselt.
Die Verarbeitung findet auf Servern in der EU statt.
Original-Dokumente werden unmittelbar nach dem Auslesen gelöscht.
Mieter- und Zahlungsdaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.
Bei Mieter- und Kontodaten, die zu den sensibleren Informationen eines Vermieters gehören, ist das keine Fußnote — die vollständigen Details stehen auf der Sicherheitsseite.