Danske Bank kontoudtog til Excel

Hvad Danske Netbank selv kan levere

Eksporten findes to steder, og de giver det samme resultat. I netbanken går du ind på kontoen, vælger perioden i tidslinjen og klikker Gem som fil under listen af kontobevægelser. I mobilbanken vælger du kontoen, trykker på de tre prikker øverst til højre og vælger Eksporter kontobevægelser.

Begge steder får du valget mellem tre filtyper. PDF er til at læse og arkivere, XLSX åbner direkte i Excel, og CSV er den, de fleste bogføringssystemer vil have. Vælger du XLSX eller CSV, er du færdig — der er ikke noget for os at lave.

Kolonnerne på et dansk kontoudtog

Et dansk kontoudtog har en fast grundstruktur, og det er værd at kende den, fordi det er dér, en konvertering enten lykkes eller går galt. Dato, tekst, beløb og saldo er kernen; nogle udtog har både bogføringsdato og rentedato.

To ting driller altid. Beløbskolonnen bruger komma som decimaltegn og punktum som tusindtalsseparator — omvendt af engelsk — og et negativt beløb kan stå med minus, med parentes eller i en separat hævet-kolonne. Bliver det læst forkert, vender fortegnet på hele udtoget.

Det der går galt, når PDF'en læses

Den dyreste fejl er den, ingen ser: en manglende linje. Et sideskift midt i en posteringsliste er det klassiske sted, hvor en række forsvinder — og en manglende række ser ikke forkert ud, den ser ud som ingenting.

Den næstdyreste er saldoen læst som beløbet. På et udtog med både beløbs- og saldokolonne står tallene i to kolonner, der ligner hinanden, og bliver den forkerte valgt, er hver eneste postering forkert, men listen ser fuldstændig plausibel ud.

Den tredje er de lange posteringstekster. Danske tekster indeholder ofte modtagerens navn plus en reference, og de brækker over to eller tre linjer i PDF'en. Bliver de ikke samlet igen, mister du netop den reference, der kunne have ført dig til bilaget.

Hvornår du faktisk har brug for en konvertering

Der er fire situationer, og de har alle det til fælles, at bankens eget udtræk ikke kan nå dem. Den første er historik ældre end de 14–25 måneder, netbanken viser — typisk når et regnskab skal genoptages eller en revisor beder om året før.

Den anden er en lukket konto. Er kontoen lukket, er der ikke længere noget at eksportere fra, og det udtog, der ligger i e-Boks eller i en mappe, er hele dokumentationen. Den tredje er den PDF, en tredjepart har sendt dig — en klient, en samlever, en tidligere bogholder — hvor du slet ikke har adgang til netbanken.

Den fjerde er kravet fra modtageren. Skal materialet afleveres i en bestemt struktur, hjælper bankens CSV ikke nødvendigvis, fordi kolonnerne er bankens egne og ikke modtagerens.

Privat og erhverv

Danske Bank har separate hjælpesider for privat og erhverv, og eksportfunktionen beskrives begge steder med den samme knap: Gem som fil. Formatlisten er ikke specificeret i erhvervsvejledningen, så det er værd at kigge i selve dialogen frem for at regne med, at den er identisk med privat.

For erhverv er det i praksis sjældent eksporten fra netbanken, der er arbejdshesten. Har virksomheden en bankforbindelse til bogføringssystemet, kommer posteringerne den vej, og eksporten bruges kun til det, forbindelsen ikke dækker.

Har I flere konti, er det værd at kontrollere, om eksporten tager én konto ad gangen. Det afgør, om et årsudtræk er ét klik eller tolv, og det er den slags, der bedst afklares én gang og skrives ned.

Bankforbindelse frem for filer

Skal tallene ind i et bogføringssystem, er en bankforbindelse bedre end enhver fil. Posteringerne kommer fra kilden, de kommer automatisk, og der er ingen filtype, ingen kolonnevalg og ingen læsefejl imellem.

Det er også den rækkefølge, vi anbefaler alle steder på sitet, selv om den taler imod det, vi selv laver. En fil er noget, man håndterer; en forbindelse er noget, der bare virker.

Men en forbindelse dækker ikke alt. Der er fire huller, den ikke kan lukke, og det er præcis dér, et gammelt udtog stadig skal læses.

Sådan kontrollerer du, at intet mangler

Uanset hvordan tallene kom ind, er der én kontrol, der kan bevise, at listen er fuldstændig, uden at nogen kender facit på forhånd: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Stemmer det, kan der ikke mangle en linje.

Den anden halvdel er sekvensen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo. Er der et spring mellem to udtog, mangler der en hel periode — og det er den fejl, der ellers kan overleve til årsafslutningen.

Vi kører den kontrol automatisk på hvert udtog og siger til, hvis den ikke går op. Den beviser at vores udtræk er komplet — den beviser ikke, at dokumentet er ægte. Det er to forskellige spørgsmål, og en god forfalskning ville også stemme.

Kontoudtoget i e-Boks

Ved siden af kontobevægelserne i netbanken findes det egentlige kontoudtog — den periodiske udskrift, banken sender. For de fleste ligger den i e-Boks, og det er den, der stadig er tilgængelig, længe efter at netbankens vindue er løbet fra perioden.

Den forskel er værd at holde styr på, fordi de to dokumenter ikke er ens. Kontobevægelserne er en liste, du selv afgrænser; kontoudtoget er bankens egen periodeafslutning med primo- og ultimosaldo trykt på. Netop de to saldi er det, der gør et udtog kontrollerbart.

Skal du bruge et ældre år, er det derfor e-Boks, du leder i først — ikke netbanken. Og har du udtoget som PDF derfra, har du samtidig de to tal, der kan bevise, at ingen linje er faldet ud undervejs.

Kortkøb, reservationer og den forsinkede postering

Et kortkøb rammer kontoen to gange i oplevelsen: først som en reservation, hvor beløbet er trukket fra det disponible, og siden som en rigtig postering. Kun den sidste står på kontoudtoget, og det er den, der skal bogføres.

Det giver en forskydning, som forvirrer hver gang der afstemmes. Købet skete den 30., posteringen står den 2. i næste måned, og bilaget bærer den første dato. Ved en månedsafslutning er det præcis dér, differencerne opstår — ikke fordi noget mangler, men fordi det ligger i den anden periode.

Derfor er det bilagets dato, der som regel afgør perioden, mens udtogets dato afgør, hvornår pengene forlod kontoen. To rigtige datoer på den samme handel, og de er ikke ens.

Betalingsservice og de samlede træk

Et Betalingsservice-træk står som én linje i udtoget, men dækker som regel flere aftaler. Bogfører du linjen som én udgift, har du både forkert beløb pr. leverandør og forkert antal udgifter — og ingen af delene kan udledes af udtoget.

Specifikationen findes ikke i kontoudtoget. Den kommer separat, og uden den kan et samlet træk hverken fordeles korrekt eller dokumenteres. Det er en af de klareste illustrationer af, at udtoget viser betalingen, ikke købet.

Det samme gælder den samlede kortopgørelse: én betaling til kortudsteder i banken, tyve reelle køb bagved. Konverteringen giver dig linjen; specifikationen skal du hente et andet sted.

Udenlandske posteringer og valuta

Køber du i udenlandsk valuta, står bilaget i sin valuta, mens udtoget står i kroner efter kortudsteders kurs — og ofte med et gebyr lagt oveni eller trukket særskilt. De to tal er sjældent ens, og det er ikke en fejl.

Ved konvertering betyder det, at beløbet fra udtoget er det, der ramte kontoen, ikke det, der stod på fakturaen. Differencen er kursregulering og gebyr, og de hører hver sit sted hen i bogføringen.

Nogle udtog viser den oprindelige valuta og kursen i posteringsteksten. Bliver teksten klippet af ved konvertering, mister du netop den oplysning — endnu en grund til at kontrollere, at lange tekster er bevaret i fuld længde.

Afstemning mod bogføringen

Når posteringerne er blevet til data, er næste skridt at holde dem op mod bogføringen. Saldoen i systemet skal svare til saldoen på udtoget på samme dato, og hver difference skal kunne forklares — ikke rundes væk.

Gør det månedligt frem for kvartalsvis. En difference fundet efter en måned er ét opslag; den samme difference fundet efter et år er et detektivarbejde gennem tolv måneders bevægelser, hvor ingen længere husker noget.

De typiske forklaringer er få og gentager sig: en postering i den forkerte periode, et gebyr ingen har bogført, en dobbeltbogføring, eller et samlet træk der er fordelt forkert. Kender du de fire, er de fleste afstemninger et kvarters arbejde.

Når revisor beder om året

Bliver du bedt om et helt regnskabsår, er det sjældent nok med tolv løse filer. Revisor skal kunne se, at rækken af udtog er ubrudt — at december slutter, hvor januar begynder, og at ingen måned mangler midt i.

Derfor er sekvenskontrollen lige så vigtig som selve konverteringen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo; er der et spring, mangler der en periode, og det er bedre at opdage nu end i november.

Et samlet regneark med alle måneder under hinanden, i én fane, med kontonummer på hver række, er som regel det, der efterspørges. Det sparer et led hos revisor og dermed timer på regningen.

Hvad du kan få ud

Excel og CSV dækker langt de fleste behov, og for bogføring findes desuden formater, der kan læses direkte af regnskabsprogrammer — QBO, OFX og DATEV blandt andre. Hvilket der er det rigtige, afgøres af modtagersystemet, ikke af dokumentet.

Vi danner derimod ikke danske bankformater. SDC-, Bankdata- og BEC-udtræk, FIK-filer og betalingsfiler er aftalte formater mellem virksomhed og bank, og de hører hjemme i netbanken — ikke i en konvertering.

Og vi sender ingenting videre. Vi udsteder ikke OIOUBL-, NemHandel- eller Peppol-fakturaer, indberetter ikke til SKAT og gennemfører ingen betalinger. Vi læser et dokument og giver dig tallene tilbage.

Hvad der sker med dokumentet

Et kontoudtog er blandt de mest personfølsomme dokumenter, en virksomhed eller privatperson har. Det viser hvor pengene kommer fra, hvor de går hen, og dermed en stor del af hvad man foretager sig.

Derfor er den vigtigste oplysning på hele siden måske denne: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi er ikke et arkiv og opbevarer ikke dine udtog i fem år — den pligt bliver hos dig, i det system du bogfører eller arkiverer i.

Behandlingen sker på servere i EU. Har din organisation krav om lokal behandling eller drift på egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det: der findes ingen on-premise-udgave, og det er en reel grænse, ikke en formulering.

Hvad vi gør — og hvad vi ikke gør

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen compliant at bruge os. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.

Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten i fem år bliver hos dig. Vi danner ikke SDC-, Bankdata- eller BEC-formater, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler — vi læser, vi sender ikke penge nogen steder.

Vi har ingen tilknytning til Danske Bank. Navnet står her, fordi det er den type dokument, siden handler om.