Kontoudtog og fakturaer til Excel — sådan hænger det sammen
FlowParse læser tallene ud af et dokument og giver dem tilbage som et regneark. Det gælder kontoudtog, fakturaer og kvitteringer, uanset hvilken bank eller leverandør de kommer fra — vi læser dokumentet, ikke bankens system, så der er ingen liste over understøttede banker at stå udenfor.
Brug din bank først
Kan din netbank selv give dig posteringerne som CSV eller XLSX, så tag dem derfra. Filen kommer fra bankens egne data, og der er ingen læsefejl imellem dig og tallene. Skal tallene løbende ind i et bogføringssystem, er en bankforbindelse endnu bedre end en fil. Det er den rækkefølge, vi anbefaler over hele sitet, selv om den taler imod det, vi selv laver — og på vores danske sider står bankens egen eksportvej beskrevet bank for bank.
De fire huller en forbindelse ikke lukker
En bankforbindelse henter typisk fra i dag og frem, så historik fra sidste regnskabsår findes kun i de gamle udtog. En lukket konto kan der ikke forbindes til længere. Ikke alle institutter og kort er dækket. Og en afbrudt forbindelse efterlader et hul, som kun udtoget kan fylde. Det er præcis dér, en konvertering af PDF'en hører hjemme — og kun dér.
Kontrollen der beviser, at intet mangler
Den dyreste fejl i en konvertering er den, ingen ser: en manglende linje. Et sideskift midt i en posteringsliste er det klassiske sted, hvor en række forsvinder — og en manglende række ser ikke forkert ud, den ser ud som ingenting. Derfor regner vi efter på hvert udtog: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Går det op, kan der ikke mangle en postering. Går det ikke op, siger vi det i stedet for at aflevere et pænt regneark med et hul i.
Kontrollen beviser, at vores udtræk er komplet. Den beviser ikke, at dokumentet er ægte — det er to forskellige spørgsmål, og en god forfalskning ville også stemme. Har du flere konti i samme fil, køres kontrollen per konto, så to konti ikke udligner hinandens fejl.
Danske kolonner, komma og fortegn
Et dansk kontoudtog har dato, tekst, beløb og saldo, ofte med både bogføringsdato og rentedato. Beløbet bruger komma som decimaltegn og punktum som tusindtalsseparator — omvendt af engelsk — og et negativt beløb kan stå med minus, i parentes eller i en separat hævet-kolonne. Fortegnet afgøres ved at regne efter mod saldoen, ikke ved at gætte ud fra teksten. De lange danske posteringstekster brækker desuden over flere linjer i PDF'en og samles til én celle, så referencen til bilaget ikke går tabt.
Bilag, bogføring og de fem år
Et kontoudtog dokumenterer en betaling — ikke hvad du købte. Det er en skelnen, der afgør, hvornår udtoget kan stå alene som bilag, og hvornår der skal en faktura til; den er beskrevet på kontoudtog som bilag, mens kravene til bilagshåndtering tager de fem års opbevaring i praksis.
Hvad vi ikke er
FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen virksomhed compliant at bruge os — hvad registreringen faktisk betyder, står på siden om registrerede bogføringssystemer. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.
Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten bliver hos dig. Vi danner ikke danske bankformater som SDC, Bankdata eller BEC, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler, og vi gennemfører ingen betalinger. Behandlingen sker på servere i EU, og der findes ingen on-premise-udgave. Se privatlivspolitikken for detaljerne.