Kontoudtog til Dinero

Sådan virker Dineros egen bankforbindelse

Under Bank → Bankafstemning forbinder du kontoen via Dineros bankpartner Aiia: du indtaster din e-mail, modtager en bekræftelseskode, vælger din bank fra listen og logger ind med de samme oplysninger, du bruger til din netbank. Herefter vælger du, hvilke konti der skal forbindes til en beholdning i Dinero.

På Pro og Total matcher Dinero automatisk posteringer, hvor dato og beløb passer sammen; på Starter og Starter+ foregår matchningen manuelt. I begge tilfælde er det stadig den samme datakilde: banken, direkte, uden en fil imellem.

Det er værd at kende forskellen, fordi den afgør, hvor meget arbejde en efterfølgende manuel import kræver. På Starter skal hver enkelt postering matches i hånden alligevel, så en fil med rene, allerede sorterede posteringer sparer mest tid netop der. På Pro og Total gør den automatiske matchning meget af arbejdet for dig, og en manuel CSV-import bliver kun relevant for de perioder, kontoen slet ikke var forbundet i.

Hvor Aiia-forbindelsen stopper

Dinero oplyser selv, at posteringer, der ligger forud for et bestemt tidsrum — typisk et sted mellem 12 og 24 måneder, afhængigt af banken — skal afstemmes manuelt, fordi forbindelsen ikke henter så langt tilbage. Det samme gælder konti, der er lukket, før de nogensinde blev forbundet, og banker uden for Aiias dækning, hvilket især rammer udenlandske selskaber og mindre udenlandske udstedere.

Det bliver konkret ved en årsafslutning eller en revisorgennemgang, hvor et helt regnskabsår skal ligge komplet i kasseregnskabet. Har virksomheden kørt under et år på Aiia-forbindelsen, mangler resten af året automatisk — og det er sjældent noget, nogen opdager, før tallene skal stemme, og der viser sig et hul midt i historikken.

Ingen af de fem forsvinder ved at vente. De hører til virkeligheden i en virksomhed, der har eksisteret i mere end et par regnskabsår, og det gælder, uanset om afstemningen ellers foregår helt automatisk via Aiia resten af tiden.

CSV-import i kasseregnskabet — den anden vej ind

Ved siden af Aiia-forbindelsen har Dinero en fil-baseret vej: under kasseregnskabet kan bankposteringer importeres som en CSV-fil. Det er den funktion, du bruger, når kontoen ikke kan forbindes automatisk, eller når historikken ligger uden for det, forbindelsen dækker.

Forudsætningen er den samme som alle andre steder: filen skal allerede være en CSV i det format, Dinero forventer. Kommer kontoudtoget kun som PDF, er det den fil, FlowParse bygger.

Kasseregnskabet er også vejen, hvis virksomheden slet ikke bruger bankforbindelse — nogle vælger det fra af princip, andre fordi kontoen tilhører et selskab, der endnu ikke er sat op i Dinero med egen bankadgang. I begge tilfælde er en periodisk CSV-import den normale arbejdsgang, ikke en nødløsning.

Sådan virker FlowParse i praksis

Du uploader PDF-filen i browseren. Siderne læses enkeltvis, så et udtog på flere sider ikke ender med kun at aflevere den første, og posteringerne bygges op som rækker — dato, tekst, beløb med korrekt fortegn, løbende saldo.

Saldokontrollen kører, før du får noget at se: primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen. Går regnestykket op, ved du, at der ikke mangler en linje. Til sidst henter du en CSV-fil formet til kasseregnskabet, og en Excel-fil med samme data ved siden af.

Det hele foregår i browseren, uden installation. Skal flere kontoudtog fra samme regnskabsår håndteres samlet, er der ingen grund til at gøre det én fil ad gangen — batchbehandlingen, beskrevet nedenfor, tager sig af det i én arbejdsgang.

flowparse.io

Typiske fejl, når en CSV-import fejler i Dinero

Den hyppigste faldgrube er ikke selve filen, men at have to kilder til den samme periode kørende samtidig. Har du forbundet kontoen via Aiia, og importerer du bagefter en CSV-fil for samme periode — for eksempel for at få historik ind manuelt — risikerer du dubletter i kasseregnskabet, fordi Dinero ikke automatisk ved, at de to kilder overlapper.

Den næsthyppigste er datoformatet. En dato skrevet på amerikansk vis i stedet for dansk dag-måned-år bliver ofte accepteret af filformatet, men læst forkert, så en postering fra den 3. juni ender registreret i marts. Det tredje er en tekstkolonne, hvor et linjeskift midt i en posteringstekst splitter én linje op til to rækker i CSV-filen — noget der især rammer MobilePay- og Betalingsservice-tekster, som ofte er lange.

En konvertering, der normaliserer datoer og samler tekster til én linje pr. postering, undgår de to sidste fejl helt. Dubletter mellem Aiia og en manuel import er derimod en arbejdsgangsting: brug Aiia til det, den dækker, og CSV kun til det, den ikke gør.

Hvad bliver udtrukket

Kontoudtogets to niveauer bliver begge læst: kontooplysningerne øverst — bank, kontohaver, kontonummer eller IBAN, periode og de to saldi — og posteringerne nedenunder, som kasseregnskabets CSV-import bruger til at bogføre bevægelserne.

flowparse.io

Alle banker — også dem uden Aiia-dækning

Udtrækket sker ved at forstå dokumentets opbygning, ikke ved en skabelon pr. bank, så et kontoudtog fra en bank, systemet aldrig har set, virker på første forsøg. Det gælder Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Nykredit, Spar Nord, Arbejdernes Landsbank, Lunar og enhver anden bank eller fintech — også dem, Aiia ikke understøtter.

Det gælder også, hvis en kunde eller samarbejdspartner sender et udenlandsk kontoudtog med kolonneoverskrifter på engelsk, tysk eller et andet sprog. Feltstrukturen — dato, tekst, beløb, saldo — er den samme, uanset hvilket sprog kolonnerne er skrevet i, og det er strukturen, udtrækket læser efter, ikke ordene i overskriften.

flowparse.io

Iværksættere og enkeltmandsvirksomheder

Dinero fylder mest hos iværksættere, enkeltmandsvirksomheder og mindre selskaber, der starter simpelt og vokser ind i behovet for mere. Det er også den gruppe, der oftest skifter bank i de første år, har en konto fra tiden før virksomheden blev til noget, eller sidder med et regnskabsårs udtog, der skal ind før en revisorgennemgang.

For dem er en batchkonvertering af et helt års kontoudtog — i stedet for at genoprette en forbindelse til en konto, der ikke findes længere — ofte den hurtigste vej til et regnskab, der er klar til revisoren.

Et konkret eksempel er iværksætteren, der har brugt en privat konto til virksomheden i opstartens første måneder, før der blev oprettet en rigtig erhvervskonto. Den private konto bliver ofte ikke forbundet til Dinero overhovedet, og de måneders posteringer findes kun som en PDF, hentet fra netbanken efter behov. Det er præcis den situation, hvor en enkeltstående konvertering — ikke en løbende forbindelse — er hele opgaven.

Dinero, bogføringsloven, og hvad FlowParse ikke er

Dinero står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Ansvaret for, at systemet lever op til bogføringslovens krav, ligger dermed hos Dinero som udbyder — ikke hos dig eller hos FlowParse.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i fortegnelsen, vi fører ikke regnskab, og det er ikke os, der gør dig compliant. Vi laver kontoudtoget om til den fil, Dinero kan importere, og det er hele vores rolle i kæden. Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed, er det din revisor eller Erhvervsstyrelsen, der skal svare.

Saldokontrollen — det, der forhindrer en fejlfyldt import

Den dyreste fejl er ikke et forkert tegn, det er en postering, der aldrig kom med. Primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen, banken har trykt, og den regning kører på hvert eneste udtog, før filen bliver til noget, du kan importere i kasseregnskabet.

Der er en kontrol mere, som koster ingenting og fanger det, ingen enkeltfil kan se: den ene måneds ultimosaldo skal være den næste måneds primosaldo. Det er den test, der finder det udtog, der aldrig blev hentet — også når Aiia-forbindelsen selv ikke opdager hullet.

flowparse.io

Scannede og fotograferede udtog

Nogle kontoudtog er scannet i filialen eller fotograferet med en telefon, og har intet tekstlag, før OCR har været i gang. Felter med usikker læsning får et sikkerhedstal og bliver markeret, og saldokontrollen fanger netop den type fejl, OCR laver — et ciffer læst forkert, så regnestykket ikke går op.

Det gør en reel forskel for det materiale, en iværksætter typisk arver fra opstartsfasen: et fotograferet udtog fra en telefon, taget i farten, uden en scanner i nærheden. Kvaliteten af det billede sætter grænsen for, hvor rent resultatet bliver, men saldokontrollen fanger stadig de fejl, der ellers ville koste mest at overse.

flowparse.io

Et helt regnskabsår i én arbejdsgang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark med en kolonne, der viser, hvilken fil og hvilken konto hver linje kom fra. Overlapper to filer i perioden, bliver dubletterne fanget i stedet for talt med to gange.

Hold konti adskilt i arket, også når de ligger i samme fil, og hold dem adskilt fra det, Aiia-forbindelsen allerede har hentet. Saldokontrollen kører pr. konto, og en fil, der blander en Aiia-forbundet periode med en manuelt konverteret, kan give et regnestykke, der ser rigtigt ud, selvom det dækker over en dublet.

flowparse.io

Moms, bilag og grænsen for hvad et kontoudtog beviser

Et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke hvad der blev købt. Til momsfradrag er bilaget dokumentationen. Vi beregner ikke moms og indberetter ikke til SKAT. Skal fakturaerne også ind som data, findes der en side om udtræk af fakturadata.

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter, det er en ærligere øvelse end et løfte fra en produktside. Tæl posteringerne i en periode, gang med den tid det tager at taste én linje korrekt i kasseregnskabet, og gang op med antallet af konti og måneder, der ikke er dækket af Aiia-forbindelsen. De fleste lander på flere timer om måneden.

Den anden gevinst er sværere at sætte tal på og betyder mere: fejlene forsvinder som kategori. Et tal, der er læst maskinelt og kontrolleret mod saldoen, kan ikke være en tastefejl — og den klassiske transponerede ciffer, hvor 4.512,80 bliver til 4.152,80, er væk.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Vi er ikke et arkiv — opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

Det gælder også, når kontoudtoget kommer fra en anden end dig — en tidligere bogholder, en samarbejdspartner, eller en klient, der sender materiale videre til sin revisor. Posteringsteksterne kan indeholde navne og referencer, der er personoplysninger om tredjepart, og det er en god vane at behandle et kontoudtog med samme forsigtighed, uanset hvilket værktøj der bruges til det.

flowparse.io

Præcision — og hvad der faktisk beskytter din import

Feltpræcisionen ligger omkring 98 % på almindelige layouts. Det vigtigste spørgsmål er ikke det tal, men om du opdager, når noget er galt, før filen når kasseregnskabet — og det kan du, fordi saldokontrollen kan bevise, at ingen linje mangler.

Det tal alene siger heller ikke noget om dit eget kontoudtog. Et pænt digitalt udtog fra en stor bank læses typisk renere end en scannet kvittering fra en mindre udenlandsk bank, og derfor er den bedste test altid dit eget mest besværlige dokument — ikke et gennemsnit fra andres.

Test derfor med den konto, der plejer at være besværlig — en lukket konto, eller en periode, Aiia aldrig har set — frem for en nem, aktiv konto, hvor forbindelsen alligevel ville have klaret arbejdet selv.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau. Tag det udtog, der plejer at være besværligt — en lukket konto eller en gammel periode — og se, om alle posteringer er med, saldoen går op, og filen importerer rent i kasseregnskabet.

Spørgsmål og svar

Læs videre