Nykredit kontoudtog til Excel

Hvad Nykredit netbank selv kan levere

I privatnetbanken går du ind under Konti og kort → Konti, vælger kontoen og bruger Gem posteringer som fil. Formatet er en kommasepareret fil, og den kan åbnes i Excel eller læses ind i et bogføringssystem direkte.

I erhvervsnetbanken er den samme funktion tilgængelig tre steder, og de er ikke ens i hvad de kan. Nederst på Overblik kan du tage flere konti på én gang — det er den, der er værd at kende, hvis virksomheden har mange konti. Fra selve posteringsoversigten hedder knappen Eksporter til CSV, og endelig ligger den under Konti, kort og posteringer.

Erhverv giver desuden et formatvalg, hvor privat kun har CSV. SDC Kasel og elektroniske kontoposter (EKP) er begge aftalte bankformater, som et regnskabssystem skal være sat op til at læse; kommasepareret tekstfil er den, der bare åbner. Er du i tvivl, er CSV svaret — de to andre har kun en fordel, hvis modtagersystemet udtrykkeligt beder om dem.

Kolonnerne på et Nykredit-udtog

Grundstrukturen er den danske: dato, tekst, beløb og saldo, ofte med både bogføringsdato og rentedato. I erhvervseksporten kan du selv vælge hvilke felter der kommer med, og netop det valg er værd at skrive ned én gang, så to eksporter fra samme virksomhed ikke har forskellige kolonner.

To ting driller på alle danske udtog, og Nykredits er ingen undtagelse. Beløbet bruger komma som decimaltegn og punktum som tusindtalsseparator — omvendt af engelsk — og et negativt beløb kan stå med minus, i parentes eller i en separat hævet-kolonne. Læses det forkert, vender fortegnet på hele udtoget uden at noget ser forkert ud.

Afkrydsningen der tømmer din eksport

Nykredits eksportdialog indeholder feltet Hent kun posteringer, der ikke tidligere er eksporteret, og det er sat på forhånd. Det er tænkt til en løbende indlæsning i et økonomisystem, hvor man netop ikke vil have de samme posteringer to gange — og til det formål er det den rigtige indstilling.

Men det betyder også, at anden gang du henter samme periode, kommer der ingenting. Eller værre: der kommer en fil med færre linjer end forventet, og den ser fuldstændig normal ud. Ingen fejlmeddelelse, ingen advarsel — bare en kortere liste, som først opdages ved afstemningen, hvis den opdages.

Fjern fluebenet, når du henter en periode til et regnskab, en revisor eller en kontrol. Og hvis en eksport kommer tilbage med for få linjer, er det her, du kigger først — før du begynder at lede efter fejlen i selve dokumentet.

Hvornår du faktisk har brug for en konvertering

Der er fire situationer, og de har det tilfælles, at bankens eget udtræk ikke rækker. Den første er historik, der ligger før netbankens vindue — typisk når et regnskab genoptages, eller en revisor beder om året før.

Den anden er en lukket konto. Er kontoen lukket, er der ikke længere noget at eksportere fra, og det udtog, der ligger i e-Boks eller i en mappe, er hele dokumentationen. Den tredje er den PDF, en tredjepart har sendt dig — en klient, en samlever, en tidligere bogholder — hvor du slet ikke har adgang til netbanken.

Den fjerde er kravet fra modtageren. Skal materialet afleveres i en bestemt struktur, hjælper hverken CSV, Kasel eller EKP nødvendigvis, fordi felterne er bankens egne og ikke modtagerens.

Opret standardeksport — den opsætning du kun laver én gang

Nykredit lader dig gemme en navngivet opsætning med Opret standardeksport. Konti, format og feltvalg ligger så klar næste gang, og det fjerner den mest almindelige kilde til rod i en bogføring: at to eksporter fra samme virksomhed har forskellige kolonner, fordi to forskellige mennesker har klikket sig frem.

Det er især værd at gøre, hvis flere i huset henter posteringer. En standardeksport er i praksis en aftale om, hvordan data ser ud hos jer — skrevet ned ét sted i stedet for i hovedet på den, der plejer at gøre det.

Og skal materialet senere sammenstilles på tværs af måneder, er det netop dér, en fast opsætning betaler sig. Tolv filer med samme kolonner i samme rækkefølge kan stables; tolv filer med hver sin struktur skal rettes til én for én.

Flere konti på én gang

Fra bunden af Overblik i erhvervsnetbanken kan du tage flere konti i samme eksport. Det lyder som en detalje, men det er forskellen på ét klik og tolv, når et helt år skal hentes for en virksomhed med driftskonto, opsparingskonto og valutakonto.

Til gengæld er det netop her, kontonummeret skal med i feltvalget. Uden det ligger posteringer fra flere konti i én lang liste uden noget at skille dem ad på — og en afstemning på tværs af konti er ikke længere mulig.

Det gælder også for den kontrol, der kan bevise at intet mangler: primo plus bevægelser mod ultimo skal regnes per konto. Regnes den på hele filen, kan to konti udligne hinandens fejl, og resultatet ser rigtigt ud uden at være det.

Realkreditlån, terminsydelser og bidragssats

Nykredit er både pengeinstitut og realkreditinstitut, og det giver en dokumentation, der ikke ligner den fra en almindelig bank. Et realkreditlån har terminsydelser, der består af flere dele — afdrag, rente, bidrag — og på kontoudtoget står de som regel som ét samlet træk.

Den opdeling findes ikke i posteringsteksten. Skal renten bogføres for sig og afdraget for sig, er det låneopgørelsen eller årsopgørelsen, der har tallene, ikke kontoudtoget. Udtoget viser at pengene forlod kontoen; det viser ikke hvad de bestod af.

Bidragssatsen er samme historie. Den fremgår af låneaftalen og af Nykredits egne opgørelser, ikke af den linje, der står på kontoen. Det er den klareste illustration af, at et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke det underliggende forhold.

Bankforbindelse frem for filer

Skal tallene ind i et bogføringssystem løbende, er en bankforbindelse bedre end enhver fil. Posteringerne kommer fra kilden, de kommer automatisk, og der er ingen filtype, intet feltvalg og ingen afkrydsning imellem.

Det er også den rækkefølge, vi anbefaler alle steder på sitet, selv om den taler imod det, vi selv laver. En fil er noget, man håndterer; en forbindelse er noget, der bare virker. Nykredits EKP-format findes netop, fordi det er tænkt til den slags automatik.

Men en forbindelse dækker ikke alt. Der er fire huller, den ikke kan lukke, og det er præcis dér, et gammelt udtog stadig skal læses.

Sådan kontrollerer du, at intet mangler

Uanset hvordan tallene kom ind, er der én kontrol, der kan bevise at listen er fuldstændig, uden at nogen kender facit på forhånd: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Stemmer det, kan der ikke mangle en linje.

Den anden halvdel er sekvensen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo. Er der et spring mellem to udtog, mangler der en hel periode — og med Nykredits afkrydsning er det netop den fejl, der kan opstå uden at nogen har gjort noget forkert.

Vi kører den kontrol automatisk på hvert udtog og siger til, hvis den ikke går op. Den beviser at vores udtræk er komplet — den beviser ikke, at dokumentet er ægte. Det er to forskellige spørgsmål, og en god forfalskning ville også stemme.

Kontoudtoget i e-Boks

Ved siden af posteringerne i netbanken findes det egentlige kontoudtog — den periodiske udskrift, banken sender. For de fleste ligger den i e-Boks, og den er stadig tilgængelig, længe efter at netbankens vindue er løbet fra perioden.

Forskellen er værd at holde styr på, fordi de to dokumenter ikke er ens. Posteringerne er en liste, du selv afgrænser; kontoudtoget er bankens egen periodeafslutning med primo- og ultimosaldo trykt på. Netop de to saldi er det, der gør et udtog kontrollerbart.

Skal du bruge et ældre år, er det derfor e-Boks, du leder i først — ikke netbanken. Og har du udtoget som PDF derfra, har du samtidig de to tal, der kan bevise, at ingen linje er faldet ud undervejs.

Kortkøb, reservationer og den forsinkede postering

Et kortkøb rammer kontoen to gange i oplevelsen: først som en reservation, hvor beløbet er trukket fra det disponible, og siden som en rigtig postering. Kun den sidste står på kontoudtoget, og det er den, der skal bogføres.

Det giver en forskydning, som forvirrer hver gang der afstemmes. Købet skete den 30., posteringen står den 2. i næste måned, og bilaget bærer den første dato. Ved en månedsafslutning er det præcis dér, differencerne opstår — ikke fordi noget mangler, men fordi det ligger i den anden periode.

Derfor er det bilagets dato, der som regel afgør perioden, mens udtogets dato afgør, hvornår pengene forlod kontoen. To rigtige datoer på den samme handel, og de er ikke ens.

Betalingsservice og de samlede træk

Et Betalingsservice-træk står som én linje i udtoget, men dækker som regel flere aftaler. Bogfører du linjen som én udgift, har du både forkert beløb pr. leverandør og forkert antal udgifter — og ingen af delene kan udledes af udtoget.

Specifikationen findes ikke i kontoudtoget. Den kommer separat, og uden den kan et samlet træk hverken fordeles korrekt eller dokumenteres. Det er en af de klareste illustrationer af, at udtoget viser betalingen, ikke købet.

Det samme gælder den samlede kortopgørelse: én betaling til kortudsteder i banken, tyve reelle køb bagved. Konverteringen giver dig linjen; specifikationen skal du hente et andet sted.

Udenlandske posteringer og valuta

Køber du i udenlandsk valuta, står bilaget i sin valuta, mens udtoget står i kroner efter kortudsteders kurs — og ofte med et gebyr lagt oveni eller trukket særskilt. De to tal er sjældent ens, og det er ikke en fejl.

Ved konvertering betyder det, at beløbet fra udtoget er det, der ramte kontoen, ikke det, der stod på fakturaen. Differencen er kursregulering og gebyr, og de hører hver sit sted hen i bogføringen.

Nogle udtog viser den oprindelige valuta og kursen i posteringsteksten. Bliver teksten klippet af ved konvertering, mister du netop den oplysning — endnu en grund til at kontrollere, at lange tekster er bevaret i fuld længde.

Afstemning mod bogføringen

Når posteringerne er blevet til data, er næste skridt at holde dem op mod bogføringen. Saldoen i systemet skal svare til saldoen på udtoget på samme dato, og hver difference skal kunne forklares — ikke rundes væk.

Gør det månedligt frem for kvartalsvis. En difference fundet efter en måned er ét opslag; den samme difference fundet efter et år er et detektivarbejde gennem tolv måneders bevægelser, hvor ingen længere husker noget.

De typiske forklaringer er få og gentager sig: en postering i den forkerte periode, et gebyr ingen har bogført, en dobbeltbogføring, eller et samlet træk der er fordelt forkert. Kender du de fire, er de fleste afstemninger et kvarters arbejde.

Når revisor beder om året

Bliver du bedt om et helt regnskabsår, er det sjældent nok med tolv løse filer. Revisor skal kunne se, at rækken af udtog er ubrudt — at december slutter, hvor januar begynder, og at ingen måned mangler midt i.

Med Nykredits afkrydsning er det en reel risiko, ikke en teoretisk. Er en periode hentet én gang tidligere til et andet formål, kommer den ikke med igen, og hullet er ikke synligt i filen. Sekvenskontrollen er det, der fanger det.

Et samlet regneark med alle måneder under hinanden, i én fane, med kontonummer på hver række, er som regel det, der efterspørges. Det sparer et led hos revisor og dermed timer på regningen.

Hvad du kan få ud

Excel og CSV dækker langt de fleste behov, og for bogføring findes desuden formater, der kan læses direkte af regnskabsprogrammer — QBO, OFX og DATEV blandt andre. Hvilket der er det rigtige, afgøres af modtagersystemet, ikke af dokumentet.

Vi danner derimod ikke danske bankformater. SDC Kasel, elektroniske kontoposter og andre Bankdata- eller BEC-udtræk er aftalte formater mellem virksomhed og bank, og de hører hjemme i netbanken — ikke i en konvertering. Det samme gælder FIK-filer og betalingsfiler.

Og vi sender ingenting videre. Vi udsteder ikke OIOUBL-, NemHandel- eller Peppol-fakturaer, indberetter ikke til SKAT og gennemfører ingen betalinger. Vi læser et dokument og giver dig tallene tilbage.

Hvad der sker med dokumentet

Et kontoudtog er blandt de mest personfølsomme dokumenter, en virksomhed eller privatperson har. Det viser hvor pengene kommer fra, hvor de går hen, og dermed en stor del af hvad man foretager sig.

Derfor er den vigtigste oplysning på hele siden måske denne: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi er ikke et arkiv og opbevarer ikke dine udtog i fem år — den pligt bliver hos dig, i det system du bogfører eller arkiverer i.

Behandlingen sker på servere i EU. Har din organisation krav om lokal behandling eller drift på egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det: der findes ingen on-premise-udgave, og det er en reel grænse, ikke en formulering.

Hvad vi gør — og hvad vi ikke gør

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen compliant at bruge os. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.

Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten i fem år bliver hos dig. Vi danner ikke SDC Kasel, elektroniske kontoposter eller andre danske bankformater, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler — vi læser, vi sender ikke penge nogen steder.

Vi har ingen tilknytning til Nykredit. Navnet står her, fordi det er den type dokument, siden handler om.