Sikkerhed

Det korte svar

En fils rejse, trin for trin

Det er nemmere at vurdere en behandling, når man kan følge den hele vejen. Her er, hvad der sker, fra du vælger en fil, til der ikke er mere tilbage af den.

Mislykkes behandlingen undervejs, slettes filen alligevel — og det koster ikke sider, fordi de først trækkes, når et dokument er færdigbehandlet.

flowparse.io

Kryptering

Under transport: al trafik er beskyttet med TLS. Data, der bevæger sig mellem din browser og vores servere, er krypteret undervejs.

I hvile: de udtrukne data opbevares krypteret, og adgangen er begrænset til de systemer, der har brug for den.

Det er værd at holde de to adskilt, fordi de beskytter mod forskellige ting. Kryptering under transport beskytter mod nogen, der lytter med på vejen. Kryptering i hvile beskytter det, der ligger. Ingen af delene erstatter, at originalen slettes — det gør den stadig.

flowparse.io

Sletning af originalen

Originalfilen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi beholder ikke kildedokumentet. Det er den enkeltbeslutning, der betyder mest for, hvor stor en risiko der overhovedet findes at tale om: et dokument, der ikke ligger noget sted, kan ikke lække.

Det har en konsekvens, som er værd at forstå frem for at blive overrasket over: du kan ikke hente originalen hos os igen. Skal du bruge PDF-filen senere — og det skal du, fordi opbevaringspligten er din — så gem den selv, dér hvor du opbevarer resten af regnskabsmaterialet.

Det er ikke en mangel, vi arbejder på at fjerne. Det er en bevidst afvejning: vi vil hellere være et værktøj, der ikke opbevarer dine bilag, end et arkiv, der gør.

flowparse.io

Hvad der så gemmes

De udtrukne, strukturerede data — altså rækkerne med dato, tekst, beløb og saldo — bliver liggende, så du kan finde din historik og hente en fil igen uden at uploade dokumentet på ny.

Dem kan du selv slette fra dit dashboard, når du ikke har brug for dem længere. Har du hentet dit regneark og lagt det ind i regnskabssystemet, er der ingen grund til at lade dem ligge.

Derudover kontooplysninger til at drive abonnementet: e-mail, betalingsoplysninger håndteret af betalingsudbyderen, og forbrug i sider. Det fulde billede — hvad der behandles, hvor længe og på hvilket grundlag — står i privatlivspolitikken.

flowparse.io

Behandling i EU

Dokumenter behandles i datacentre i EU hos anerkendt cloud-infrastruktur. Det er også det, der står i toppen af alle vores danske sider, fordi det for mange danske virksomheder er det første spørgsmål.

Anvender en databehandler behandling uden for EU/EØS, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Det er værd at skrive præcist frem for at nøjes med et EU-flag: en kæde er ikke stærkere end sit svageste led, og leddet skal kunne beskrives.

Databehandlere

Vi anvender databehandlere til fire ting: drift af infrastrukturen, betalinger, e-mail og til den maskinlæsning, der udtrækker tallene. Indholdet af dit dokument kan sendes til AI-behandleren udelukkende for at udføre udtrækket — ikke til noget andet.

Kategorierne og grundlaget for eventuel overførsel uden for EU/EØS står i privatlivspolitikken. Har du brug for oplysningerne til en konkret databehandleraftale eller en leverandørvurdering, så skriv til os på flowparsesupport@gmail.com, så sender vi det, der skal bruges.

Det spørgsmål er særligt relevant, hvis du er revisor eller bogholder og behandler materiale på vegne af dine klienter. Så er du typisk dataansvarlig, vi er databehandler, og det bør være afklaret før materialet sendes ind.

flowparse.io

Ingen modeltræning, intet videresalg

Dine dokumenter og deres indhold bruges aldrig til at træne AI-modeller, og de sælges ikke. Indholdet behandles for at udføre det udtræk, du har bedt om, og til intet andet.

Det er en af de påstande, der er svær at bevise udefra, og derfor er den skrevet uden forbehold. Der står ikke „som udgangspunkt“ eller „medmindre du har givet samtykke“ — der står nej.

Adgangsstyring og overvågning

Konti og interne systemer er beskyttet med autentifikation og adgangsstyring efter princippet om mindst mulige rettigheder — et system får adgang til det, det skal bruge, og ikke mere.

Infrastrukturen overvåges, og sikkerhedspraksis gennemgås løbende. Vi skriver ikke, at vi er certificeret eller auditeret, for det er vi ikke — og et mærke, vi ikke har, ville være det eneste sted på siden, hvor du ikke kunne kontrollere os.

Dine rettigheder

Vi understøtter rettighederne efter GDPR: indsigt i hvilke oplysninger vi behandler, berigtigelse af forkerte oplysninger, sletning, og dataportabilitet.

I praksis kan du selv slette de udtrukne data fra dit dashboard, og du kan bede om at få slettet din konto. Skriv til flowparsesupport@gmail.com, hvis du vil gøre brug af en rettighed — det er den samme adresse som til alt andet.

Klageadgang

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet, som er den danske tilsynsmyndighed på området.

Vi vil gerne høre det først. Ikke for at afvise en klage, men fordi de fleste spørgsmål — hvad der er gemt, hvorfor, og hvordan det slettes — er hurtigere at få afklaret direkte end gennem en myndighed.

Opbevaringspligten bliver hos dig

Bogføringsloven kræver som udgangspunkt, at regnskabsmaterialet opbevares i fem år regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Den pligt kan ikke lægges over på os, netop fordi vi ikke er et arkiv og ikke beholder originalen.

Det er en pointe, der er værd at tage alvorligt frem for at nikke til. Sletter vi originalen, og har du ikke gemt den selv, er den væk — og det er dig, der står med opbevaringspligten. Gem dine kontoudtog og bilag, hvor du opbevarer resten af regnskabsmaterialet.

De praktiske krav — digitalt, findbart, med sammenhæng mellem bilag og registrering — er gennemgået på siden om krav til bilagshåndtering.

Hvad vi ikke kan tilbyde

Ingen on-premise-udgave. Kræver din organisation, at behandlingen sker på jeres egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det. Det er en reel grænse ved tjenesten og ikke en forhandlingsposition.

Ingen sikkerhedscertificering. Vi har ikke et mærke at henvise til, og ingen myndighed godkender tjenesten. Vores CVR-nummer er en virksomhedsregistrering — det har enhver dansk virksomhed — og det er hverken en godkendelse eller et tilsyn.

Ingen arkivering, og ingen garanti for, at intet nogensinde læses forkert. Det sidste er værd at sige rent ud: vi bygger kontroller, der siger til, når dokumentets egen aritmetik ikke går op — og det er et løfte, der kan holdes, i modsætning til et om fejlfrihed.

flowparse.io

Andres personoplysninger

Uploader du et kontoudtog, sender du som regel også oplysninger om andre: leverandører, ansatte, kunder, private modtagere af en overførsel. På en foreningskonto er det medlemmer; på en lønkonto er det kolleger.

Det betyder i praksis, at du typisk er dataansvarlig for de oplysninger, og at vi behandler dem på din instruks som databehandler. Det er den fordeling, en databehandleraftale beskriver — og den er værd at have på plads, hvis du behandler materiale for andre.

Det er også en af grundene til, at originalen ikke bliver liggende hos os. Jo kortere tid oplysninger om tredjeparter findes et sted, jo mindre er der at beskytte.

flowparse.io

Hvis der sker et brud

Ingen tjeneste kan love, at der aldrig sker noget. Det, der kan loves, er, hvad der så sker — og det er værd at vide på forhånd frem for at læse om det i en mail, når det er sket.

Konstaterer vi et brud på persondatasikkerheden, der berører oplysninger, vi behandler for dig, underretter vi dig uden unødig forsinkelse. Det følger af databeskyttelsesforordningen, hvor en databehandler skal underrette den dataansvarlige — altså dig — så du kan vurdere, om der skal ske anmeldelse eller underretning videre.

Vi giver det, du har brug for, for at kunne træffe den vurdering: hvad der skete, hvilke oplysninger der er berørt, hvornår vi blev opmærksomme på det, og hvad vi har gjort. Ikke en pressemeddelelse, men det konkrete.

Her betyder sletningen af originalen igen noget håndfast. Et brud kan kun berøre det, der findes, og originaldokumenterne findes ikke hos os efter udtrækket. Det er ikke en garanti mod noget som helst — men det gør mængden af det, der overhovedet kan berøres, markant mindre.

Hvad et kontoudtog egentlig afslører

Det er værd at være konkret om, hvad man sender, når man sender et kontoudtog. Ikke for at skræmme, men fordi dataminimering er nemmere at praktisere, når man ved, hvad der står i dokumentet.

To praktiske konsekvenser. Send kun det dokument, der skal læses — ikke hele mappen for en sikkerheds skyld. Og slet de udtrukne data, når du har hentet dit regneark og lagt det ind i regnskabssystemet; der er ingen grund til, at de ligger to steder.

Din konto

Adgang til dashboardet er beskyttet med autentifikation, og adgangen til interne systemer følger princippet om mindst mulige rettigheder. Det beskytter det, der ligger bag login.

Den del, vi ikke kan beskytte for dig, er selve adgangen. Deles en konto på et kontor, kan enhver med adgangen se den historik, der ligger der. Arbejder flere med klientmateriale, er det værd at tage stilling til, hvem der skal kunne se hvad, frem for at lade det afgøre sig selv.

Får du mistanke om, at nogen har haft adgang til din konto uden at skulle, så skriv til os med det samme på flowparsesupport@gmail.com.

Har du fundet et sikkerhedsproblem?

Så skriv til flowparsesupport@gmail.com. Beskriv hvad du har fundet, og hvordan det kan gentages, så vi kan undersøge det hurtigt.

Vi vil hellere høre om det direkte end læse om det et andet sted, og vi tager ikke ilde op, at nogen kigger efter. Det er den billigste form for sikkerhedsarbejde, der findes.

Skal du vurdere os som leverandør?

Sidder du med en leverandørvurdering — fordi din organisation kræver det, eller fordi du er revisor og skal kunne stå på mål for de værktøjer, klientmateriale passerer igennem — så er her de svar, sådan et skema typisk beder om, samlet ét sted.

Mangler der et punkt, dit skema spørger om, så skriv til flowparsesupport@gmail.com. Vi svarer hellere konkret på et spørgsmål end at henvise til en generisk erklæring.

Hvad du selv kan gøre

Et par ting, der reelt flytter noget, og som ligger på din side af linjen.

Spørgsmål og svar

Læs videre