Spar Nord kontoudtog til Excel

To veje ud af netbanken — og banken anbefaler den ene

Den hurtige vej er posteringsoversigten. Du sætter flueben ved posteringerne, åbner rullemenuen og vælger Eksportere til CSV-fil. Det er få klik, og det virker.

Den anden vej er Gem posteringer som fil, og det er den, Spar Nord selv anbefaler. Forskellen er, at du her kan vælge hvilke felter der kommer med. Det lyder som en detalje, men det er forskellen på en fil, der passer ind i dit regneark eller bogføringssystem, og en du skal rette til bagefter.

Rådet er derfor kort: brug Gem posteringer som fil, når filen skal bruges til noget struktureret, og Eksportere til CSV-fil, når du bare skal have posteringerne ud og kigge på dem. Er du i tvivl, tag den banken peger på.

Kolonnerne — og de to du selv slår til

Grundstrukturen er den danske: dato, tekst, beløb og saldo. Spar Nord lader dig derudover slå Rentedato og Etiket til og fra i visningen, og du sorterer en kolonne ved at klikke på den lille grå trekant i overskriften.

At kolonner kan slås fra er værd at holde øje med ved eksport. Er Rentedato slået fra på skærmen, er det let at antage, at feltet heller ikke findes — og en bogføring, der har brug for valørdatoen, mangler den så uden at nogen har fravalgt den bevidst.

Posteringsteksten kan være skrevet om

Spar Nord har en funktion, der hedder Ændre posteringstekst på kontoudtog: en blyantsikon ved posteringen lader kunden erstatte bankens tekst med sin egen. Det er praktisk — `DANKORT-NOTA 4711` bliver til `Kontorartikler, projekt Nord` — og for den, der selv bogfører, er det en reel forbedring.

Men det ændrer, hvad teksten er. På et Spar Nord-udtog er posteringsteksten ikke nødvendigvis bankens beskrivelse af transaktionen; den kan være kundens egen. Får du et udtog fra en tredjepart — en klient, en samlever, en sælger — kan du derfor ikke uden videre bruge teksten som uafhængig dokumentation for, hvad betalingen dækkede.

Det gør hverken udtoget mindre gyldigt eller banken mindre pålidelig. Det betyder bare, at beløb, dato og saldo er de felter, der kommer fra banken uændret, mens teksten kan være redigeret. Skal noget bevises over for en tredjepart, er det de tre, der bærer — og bilaget, der forklarer resten.

Hvornår du faktisk har brug for en konvertering

Der er fire situationer, og de har det tilfælles, at bankens eget udtræk ikke rækker. Den første er historik, der ligger før netbankens vindue — typisk når et regnskab genoptages, eller en revisor beder om året før.

Den anden er en lukket konto. Er kontoen lukket, er der ikke længere noget at eksportere fra, og det udtog, der ligger i e-Boks eller i en mappe, er hele dokumentationen. Den tredje er den PDF, en tredjepart har sendt dig, hvor du slet ikke har adgang til netbanken.

Den fjerde er kravet fra modtageren. Skal materialet afleveres i en bestemt struktur, hjælper bankens CSV ikke nødvendigvis, fordi felterne er bankens egne og ikke modtagerens.

Etiketter — op til ti pr. postering

Spar Nord lader dig sætte dine egne etiketter på posteringer, helt op til ti på den samme postering, og bagefter sortere og søge på dem. Det er i praksis en let kontoplan oven på kontoudtoget, og for en enkeltmandsvirksomhed kan det være nok i sig selv.

Ti mærkater pr. postering er mange, og det er værd at bruge færre. En postering med ti etiketter kan ikke længere entydigt henføres til noget, og pointen med en mærkat er netop, at den peger ét sted hen. To eller tre — projekt, udgiftstype, eventuelt periode — dækker næsten alt.

Vær samtidig opmærksom på, at etiketterne lever i Spar Nord. De er ikke en del af posteringen hos modtagersystemet, og de følger ikke automatisk med, når tallene skal videre. Skal de bruges i bogføringen, skal de udtrykkeligt være med i feltvalget ved eksport.

Afstemt-markeringen og hvad den ikke beviser

Hver postering kan markeres som afstemt, og det er et fint arbejdsredskab: du kan se, hvor langt du er kommet, uden at føre en liste ved siden af. For den, der afstemmer måned for måned, fjerner det en hel del bogholderi om bogholderiet.

Men markeringen siger, at du har set posteringen — ikke at den er rigtig, og ikke at listen er komplet. En manglende postering kan ikke markeres, og derfor kan en fuldt afstemt oversigt godt mangle en linje.

Det er præcis dér, den aritmetiske kontrol kommer ind: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Den kan afsløre en manglende linje, hvilket ingen manuel gennemgang kan garantere. De to ting supplerer hinanden — de erstatter ikke hinanden.

Kortreservationer og overførsler på vej ind

Spar Nord viser kortreservationer — beløb, der er trukket fra det disponible, men endnu ikke bogført — og udenlandske overførsler på vej ind, separat fra posteringerne. Det er nyttigt i hverdagen, fordi man kan se, hvad der er på vej.

Til bogføring er pointen den modsatte: ingen af delene står på kontoudtoget endnu. De er ikke posteringer, de har ingen endelig bogføringsdato, og beløbet kan stadig ændre sig — særligt ved valuta, hvor den endelige kurs først ligger fast ved bogføringen.

Derfor skal de ikke med i en eksport, der skal bogføres, og de forklarer samtidig en klassisk difference: saldoen på skærmen og saldoen på udtoget er ikke ens, netop fordi det disponible tager højde for reservationer, som udtoget ikke kender.

Bankforbindelse frem for filer

Skal tallene ind i et bogføringssystem løbende, er en bankforbindelse bedre end enhver fil. Posteringerne kommer fra kilden, de kommer automatisk, og der er ingen filtype, intet feltvalg og ingen manuel eksport imellem.

Det er også den rækkefølge, vi anbefaler alle steder på sitet, selv om den taler imod det, vi selv laver. En fil er noget, man håndterer; en forbindelse er noget, der bare virker.

Men en forbindelse dækker ikke alt. Der er fire huller, den ikke kan lukke, og det er præcis dér, et gammelt udtog stadig skal læses.

Sådan kontrollerer du, at intet mangler

Uanset hvordan tallene kom ind, er der én kontrol, der kan bevise at listen er fuldstændig, uden at nogen kender facit på forhånd: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Stemmer det, kan der ikke mangle en linje.

Den anden halvdel er sekvensen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo. Er der et spring mellem to udtog, mangler der en hel periode — og det er den fejl, der ellers kan overleve til årsafslutningen.

Vi kører den kontrol automatisk på hvert udtog og siger til, hvis den ikke går op. Den beviser at vores udtræk er komplet — den beviser ikke, at dokumentet er ægte. Det er to forskellige spørgsmål, og på et udtog hvor teksten kan være redigeret, er den forskel ekstra værd at holde fast i.

Kontoudtoget i e-Boks

Ved siden af posteringerne i netbanken findes det egentlige kontoudtog — den periodiske udskrift, banken sender. For de fleste ligger den i e-Boks, og den er stadig tilgængelig, længe efter at netbankens vindue er løbet fra perioden.

Forskellen er værd at holde styr på, fordi de to dokumenter ikke er ens. Posteringerne er en liste, du selv afgrænser; kontoudtoget er bankens egen periodeafslutning med primo- og ultimosaldo trykt på. Netop de to saldi er det, der gør et udtog kontrollerbart.

Skal du bruge et ældre år, er det derfor e-Boks, du leder i først — ikke netbanken. Og har du udtoget som PDF derfra, har du samtidig de to tal, der kan bevise, at ingen linje er faldet ud undervejs.

Kortkøb og den forsinkede postering

Et kortkøb rammer kontoen to gange i oplevelsen: først som en reservation, hvor beløbet er trukket fra det disponible, og siden som en rigtig postering. Kun den sidste står på kontoudtoget, og det er den, der skal bogføres.

Det giver en forskydning, som forvirrer hver gang der afstemmes. Købet skete den 30., posteringen står den 2. i næste måned, og bilaget bærer den første dato. Ved en månedsafslutning er det præcis dér, differencerne opstår — ikke fordi noget mangler, men fordi det ligger i den anden periode.

Derfor er det bilagets dato, der som regel afgør perioden, mens udtogets dato afgør, hvornår pengene forlod kontoen. To rigtige datoer på den samme handel, og de er ikke ens.

Betalingsservice og de samlede træk

Et Betalingsservice-træk står som én linje i udtoget, men dækker som regel flere aftaler. Bogfører du linjen som én udgift, har du både forkert beløb pr. leverandør og forkert antal udgifter — og ingen af delene kan udledes af udtoget.

Specifikationen findes ikke i kontoudtoget. Den kommer separat, og uden den kan et samlet træk hverken fordeles korrekt eller dokumenteres. Det er en af de klareste illustrationer af, at udtoget viser betalingen, ikke købet.

Her er etiketterne i øvrigt et fornuftigt sted at notere fordelingen, hvis du bogfører selv. Men husk igen, at de bliver i Spar Nord — de rejser ikke med tallene videre af sig selv.

Udenlandske posteringer og valuta

Køber du i udenlandsk valuta, står bilaget i sin valuta, mens udtoget står i kroner efter kortudsteders kurs — og ofte med et gebyr lagt oveni eller trukket særskilt. De to tal er sjældent ens, og det er ikke en fejl.

Det hænger direkte sammen med de udenlandske overførsler på vej ind, som Spar Nord viser separat: beløbet er endnu ikke endeligt, fordi kursen først ligger fast ved bogføringen. Først dér bliver det til en postering med et tal, der kan bogføres.

Ved konvertering betyder det, at beløbet fra udtoget er det, der ramte kontoen, ikke det, der stod på fakturaen. Differencen er kursregulering og gebyr, og de hører hver sit sted hen i bogføringen.

Afstemning mod bogføringen

Når posteringerne er blevet til data, er næste skridt at holde dem op mod bogføringen. Saldoen i systemet skal svare til saldoen på udtoget på samme dato, og hver difference skal kunne forklares — ikke rundes væk.

Gør det månedligt frem for kvartalsvis. En difference fundet efter en måned er ét opslag; den samme difference fundet efter et år er et detektivarbejde gennem tolv måneders bevægelser, hvor ingen længere husker noget.

De typiske forklaringer er få og gentager sig: en postering i den forkerte periode, et gebyr ingen har bogført, en dobbeltbogføring, eller et samlet træk der er fordelt forkert. Kender du de fire, er de fleste afstemninger et kvarters arbejde.

Når revisor beder om året

Bliver du bedt om et helt regnskabsår, er det sjældent nok med tolv løse filer. Revisor skal kunne se, at rækken af udtog er ubrudt — at december slutter, hvor januar begynder, og at ingen måned mangler midt i.

Har du brugt redigerede posteringstekster, er det værd at nævne det. En revisor, der læser `Kontorartikler, projekt Nord` og tror det er bankens tekst, drager en anden konklusion end en, der ved, at teksten er din egen note. Det er ikke et problem — det er en oplysning, der sparer et spørgsmål.

Et samlet regneark med alle måneder under hinanden, i én fane, med kontonummer på hver række, er som regel det, der efterspørges. Det sparer et led hos revisor og dermed timer på regningen.

Hvad du kan få ud

Excel og CSV dækker langt de fleste behov, og for bogføring findes desuden formater, der kan læses direkte af regnskabsprogrammer — QBO, OFX og DATEV blandt andre. Hvilket der er det rigtige, afgøres af modtagersystemet, ikke af dokumentet.

Vi danner derimod ikke danske bankformater. SDC-, Bankdata- og BEC-udtræk, FIK-filer og betalingsfiler er aftalte formater mellem virksomhed og bank, og de hører hjemme i netbanken — ikke i en konvertering.

Og vi sender ingenting videre. Vi udsteder ikke OIOUBL-, NemHandel- eller Peppol-fakturaer, indberetter ikke til SKAT og gennemfører ingen betalinger. Vi læser et dokument og giver dig tallene tilbage.

Hvad der sker med dokumentet

Et kontoudtog er blandt de mest personfølsomme dokumenter, en virksomhed eller privatperson har. Det viser hvor pengene kommer fra, hvor de går hen, og dermed en stor del af hvad man foretager sig.

Derfor er den vigtigste oplysning på hele siden måske denne: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi er ikke et arkiv og opbevarer ikke dine udtog i fem år — den pligt bliver hos dig, i det system du bogfører eller arkiverer i.

Behandlingen sker på servere i EU. Har din organisation krav om lokal behandling eller drift på egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det: der findes ingen on-premise-udgave, og det er en reel grænse, ikke en formulering.

Hvad vi gør — og hvad vi ikke gør

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen compliant at bruge os. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.

Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten i fem år bliver hos dig. Vi danner ikke SDC-, Bankdata- eller BEC-formater, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler — vi læser, vi sender ikke penge nogen steder.

Vi har ingen tilknytning til Spar Nord. Navnet står her, fordi det er den type dokument, siden handler om.