Nordea kontoudtog til Excel

Hvad Nordea selv kan levere

I mobil- og netbanken finder du kontoudskrifterne under Dokumenter. Arkivet kan sorteres efter dato, og hver udskrift kan gemmes på computeren eller printes med det samme.

En detalje, der forvirrer hver gang: datoen på en udskrift er datoen for den sidste postering på den, ikke måneds- eller kvartalsskiftet. Leder du efter »marts«, skal du altså kigge efter den udskrift, hvis sidste postering ligger i marts — ikke efter en udskrift dateret den 31.

Hjælpesiden angiver ikke, hvilke filformater udskriften kan gemmes i. Vi skriver derfor ikke, at der kun er PDF — vi skriver, at det ikke står nogen steder, og at du skal se efter i selve dialogen. Er der en CSV, så tag den; så er der ikke noget for os at lave.

I Corporate Netbank findes en egentlig eksportfunktion. Efter Nordeas egen brugervejledning kan indholdet af flere skærmbilleder eksporteres, du kan gemme et personligt eksportlayout, standardlayouts beskrives som CSV, og konto- og posteringsoplysninger kan hentes til Excel.

Kolonnerne på et dansk kontoudtog

Et dansk kontoudtog har en fast grundstruktur, og den er værd at kende, fordi det er dér, en konvertering enten lykkes eller går galt: dato, tekst, beløb og saldo, ofte med både bogføringsdato og rentedato.

To ting driller altid. Beløbskolonnen bruger komma som decimaltegn og punktum som tusindtalsseparator — omvendt af engelsk — og et negativt beløb kan stå med minus, i parentes eller i en separat hævet-kolonne. Bliver det læst forkert, vender fortegnet på hele udtoget, uden at noget ser forkert ud.

Det der går galt, når PDF'en læses

Den dyreste fejl er den, ingen ser: en manglende linje. Et sideskift midt i en posteringsliste er det klassiske sted, hvor en række forsvinder — og en manglende række ser ikke forkert ud, den ser ud som ingenting.

Den næstdyreste er saldoen læst som beløbet. På et udtog med både beløbs- og saldokolonne står tallene i to kolonner, der ligner hinanden, og bliver den forkerte valgt, er hver eneste postering forkert, mens listen ser fuldstændig plausibel ud.

Den tredje er specifik for Nordeas arkiv: udskriftens dato er den sidste posterings dato. Sorterer man en bunke udskrifter efter filnavn og går ud fra, at de dækker hele måneder, kan man tro, at rækken er ubrudt, mens der i virkeligheden mangler en periode imellem to filer. Det er sekvenskontrollen på saldi — ikke datoerne — der afslører det.

Fem år — det samme tal som opbevaringspligten

Arkivet går fem år tilbage, og bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. De to tal falder sammen, og det er værd at bemærke — men det er også værd ikke at forveksle dem.

Opbevaringspligten er din, ikke bankens. At Nordea har udskrifterne liggende, betyder ikke, at du har opfyldt kravet: det er dit eget system, materialet skal kunne fremvises fra. Banken er en kilde, ikke et arkiv på dine vegne, og skifter du bank, følger arkivet ikke med.

Praktisk betyder det, at fem år er et vindue, ikke en garanti. Skal du bruge et gammelt regnskabsår, er det bedre at hente materialet ud nu, mens det er der, end at regne med at kunne gøre det senere.

Hvornår du faktisk har brug for en konvertering

Der er fire situationer, og de har det tilfælles, at bankens eget udtræk ikke rækker. Den første er historik ældre end arkivets fem år — den findes kun dér, hvor du selv har gemt den.

Den anden er en lukket konto. Er kontoen lukket, er der ikke længere noget at eksportere fra, og det udtog, du allerede har, er hele dokumentationen. Den tredje er den PDF, en tredjepart har sendt dig, hvor du slet ikke har adgang til netbanken.

Den fjerde er kravet fra modtageren: skal materialet afleveres i en bestemt struktur, hjælper en udskrift ikke, uanset hvor pænt den er sat op.

Privat og erhverv er to forskellige systemer

Nordeas privatnetbank og Corporate Netbank er ikke den samme løsning med flere knapper — de er forskellige systemer, og eksporten hører til erhvervsdelen. Det er grunden til, at en vejledning fra den ene ikke uden videre passer på den anden.

For en erhvervskunde er det værd at bruge lidt tid på det personlige eksportlayout. Er felterne valgt én gang og gemt, ser to udtræk fra samme virksomhed ens ud — også når to forskellige mennesker har lavet dem. Det fjerner den mest almindelige kilde til rod i en bogføring.

Har virksomheden en bankforbindelse til bogføringssystemet, er det den, der skal bruges til det løbende. Eksport og konvertering er til det, forbindelsen ikke dækker.

Bankforbindelse frem for filer

Skal tallene løbende ind i et bogføringssystem, er en bankforbindelse bedre end enhver fil. Posteringerne kommer fra kilden, de kommer automatisk, og der er hverken filtype, feltvalg eller manuel eksport imellem.

Det er også den rækkefølge, vi anbefaler alle steder på sitet, selv om den taler imod det, vi selv laver. En fil er noget, man håndterer; en forbindelse er noget, der bare virker.

Men en forbindelse dækker ikke alt. Der er fire huller, den ikke kan lukke, og det er præcis dér, et gammelt udtog stadig skal læses.

Sådan kontrollerer du, at intet mangler

Uanset hvordan tallene kom ind, er der én kontrol, der kan bevise at listen er fuldstændig, uden at nogen kender facit på forhånd: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Stemmer det, kan der ikke mangle en linje.

Den anden halvdel er sekvensen, og på Nordeas arkiv er den ekstra vigtig, netop fordi udskrifterne er dateret efter den sidste postering. Hver udskrifts ultimosaldo skal være den næstes primosaldo — er der et spring, mangler der en periode, uanset hvad datoerne ser ud til at sige.

Vi kører den kontrol automatisk på hvert udtog og siger til, hvis den ikke går op. Den beviser at vores udtræk er komplet — den beviser ikke, at dokumentet er ægte. Det er to forskellige spørgsmål, og en god forfalskning ville også stemme.

Kortkøb, reservationer og den forsinkede postering

Et kortkøb rammer kontoen to gange i oplevelsen: først som en reservation, hvor beløbet er trukket fra det disponible, og siden som en rigtig postering. Kun den sidste står på kontoudtoget, og det er den, der skal bogføres.

Det giver en forskydning, som forvirrer hver gang der afstemmes. Købet skete den 30., posteringen står den 2. i næste måned, og bilaget bærer den første dato. Ved en månedsafslutning er det præcis dér, differencerne opstår — ikke fordi noget mangler, men fordi det ligger i den anden periode.

Derfor er det bilagets dato, der som regel afgør perioden, mens udtogets dato afgør, hvornår pengene forlod kontoen. To rigtige datoer på den samme handel, og de er ikke ens.

Betalingsservice og de samlede træk

Et Betalingsservice-træk står som én linje i udtoget, men dækker som regel flere aftaler. Bogfører du linjen som én udgift, har du både forkert beløb pr. leverandør og forkert antal udgifter — og ingen af delene kan udledes af udtoget.

Specifikationen findes ikke i kontoudtoget. Den kommer separat, og uden den kan et samlet træk hverken fordeles korrekt eller dokumenteres. Det er en af de klareste illustrationer af, at udtoget viser betalingen, ikke købet.

Det samme gælder den samlede kortopgørelse: én betaling til kortudsteder i banken, tyve reelle køb bagved. Konverteringen giver dig linjen; specifikationen skal du hente et andet sted.

Udenlandske posteringer og valuta

Køber du i udenlandsk valuta, står bilaget i sin valuta, mens udtoget står i kroner efter kortudsteders kurs — og ofte med et gebyr lagt oveni eller trukket særskilt. De to tal er sjældent ens, og det er ikke en fejl.

Ved konvertering betyder det, at beløbet fra udtoget er det, der ramte kontoen, ikke det, der stod på fakturaen. Differencen er kursregulering og gebyr, og de hører hver sit sted hen i bogføringen.

Nogle udtog viser den oprindelige valuta og kursen i posteringsteksten. Bliver teksten klippet af ved konvertering, mister du netop den oplysning — endnu en grund til at kontrollere, at lange tekster er bevaret i fuld længde.

Afstemning mod bogføringen

Når posteringerne er blevet til data, er næste skridt at holde dem op mod bogføringen. Saldoen i systemet skal svare til saldoen på udtoget på samme dato, og hver difference skal kunne forklares — ikke rundes væk.

Gør det månedligt frem for kvartalsvis. En difference fundet efter en måned er ét opslag; den samme difference fundet efter et år er et detektivarbejde gennem tolv måneders bevægelser, hvor ingen længere husker noget.

De typiske forklaringer er få og gentager sig: en postering i den forkerte periode, et gebyr ingen har bogført, en dobbeltbogføring, eller et samlet træk der er fordelt forkert. Kender du de fire, er de fleste afstemninger et kvarters arbejde.

Når revisor beder om året

Bliver du bedt om et helt regnskabsår, er det sjældent nok med tolv løse filer. Revisor skal kunne se, at rækken af udtog er ubrudt — at det ene slutter, hvor det næste begynder, og at ingen periode mangler midt i.

Med Nordeas arkiv er det fristende at gå efter datoerne, men de er dateret efter sidste postering. Kontrollen skal derfor køres på saldi: hver udskrifts ultimosaldo mod den næstes primosaldo.

Et samlet regneark med alle perioder under hinanden, i én fane, med kontonummer på hver række, er som regel det, der efterspørges. Det sparer et led hos revisor og dermed timer på regningen.

Hvad du kan få ud

Excel og CSV dækker langt de fleste behov, og for bogføring findes desuden formater, der kan læses direkte af regnskabsprogrammer — QBO, OFX og DATEV blandt andre. Hvilket der er det rigtige, afgøres af modtagersystemet, ikke af dokumentet.

Vi danner derimod ikke danske bankformater. SDC-, Bankdata- og BEC-udtræk, FIK-filer og betalingsfiler er aftalte formater mellem virksomhed og bank, og de hører hjemme i netbanken — ikke i en konvertering.

Og vi sender ingenting videre. Vi udsteder ikke OIOUBL-, NemHandel- eller Peppol-fakturaer, indberetter ikke til SKAT og gennemfører ingen betalinger. Vi læser et dokument og giver dig tallene tilbage.

Hvad der sker med dokumentet

Et kontoudtog er blandt de mest personfølsomme dokumenter, en virksomhed eller privatperson har. Det viser hvor pengene kommer fra, hvor de går hen, og dermed en stor del af hvad man foretager sig.

Derfor er den vigtigste oplysning på hele siden måske denne: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi er ikke et arkiv og opbevarer ikke dine udtog i fem år — den pligt bliver hos dig, i det system du bogfører eller arkiverer i.

Behandlingen sker på servere i EU. Har din organisation krav om lokal behandling eller drift på egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det: der findes ingen on-premise-udgave, og det er en reel grænse, ikke en formulering.

Hvad vi gør — og hvad vi ikke gør

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen compliant at bruge os. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.

Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten i fem år bliver hos dig. Vi danner ikke danske bankformater, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler — vi læser, vi sender ikke penge nogen steder.

Vi har ingen tilknytning til Nordea. Navnet står her, fordi det er den type dokument, siden handler om.