Lunar kontoudtog til Excel

Export Statement — i appen og på web

Funktionen hedder Export Statement og ligger begge steder: i mobilappen og i webbanken. Du vælger kontoen, sætter startdato og slutdato, og vælger derefter filtypen.

Der er to formater. PDF er kontoudtoget til at læse og arkivere — den, du sender videre som dokumentation. CSV er posteringerne som data, og det er den, der skal ind i et regneark eller et bogføringssystem.

Til sidst vælger du, om filen skal hentes eller sendes til din egen e-mail. Det sidste lyder som en detalje, men er det ikke: skal udtoget videre til en bogholder eller en revisor, er en fil i indbakken lettere at sende end en fil, der ligger i telefonens downloadmappe.

Kolonnerne på et Lunar-udtog

Grundstrukturen er den danske: dato, tekst, beløb og saldo. Som digital bank er posteringsteksterne som regel renere end på et gammelt banksystem — modtagerens navn står der, hvor det hører hjemme, i stedet for at være klemt sammen med en reference.

To ting driller alligevel, og de driller på alle danske udtog. Beløbet bruger komma som decimaltegn og punktum som tusindtalsseparator — omvendt af engelsk — og fortegnet kan ligge i selve tallet eller i en separat kolonne. Læses det forkert, vender fortegnet på hele udtoget uden at noget ser forkert ud.

Det der går galt, når PDF'en læses

Den dyreste fejl er den, ingen ser: en manglende linje. Et sideskift midt i en posteringsliste er det klassiske sted, hvor en række forsvinder — og en manglende række ser ikke forkert ud, den ser ud som ingenting.

Den næstdyreste er saldoen læst som beløbet. På et udtog med både beløbs- og saldokolonne står tallene i to kolonner, der ligner hinanden, og bliver den forkerte valgt, er hver eneste postering forkert, men listen ser fuldstændig plausibel ud.

Den tredje er specifik for en digital bank: kortreservationer. Beløbet er trukket fra det disponible, men posteringen er ikke bogført endnu, og den står derfor ikke på udtoget. Det forklarer den klassiske difference mellem saldoen i appen og saldoen på udtoget — og det er grunden til, at en reservation aldrig skal bogføres.

Hvornår du faktisk har brug for en konvertering

Der er fire situationer, og de har det tilfælles, at bankens eget udtræk ikke rækker. Den første er historik fra før du blev kunde eller før integrationen blev sat op — den findes kun i de gamle udtog.

Den anden er en lukket konto. Er kontoen lukket, er der ikke længere noget at eksportere fra, og det udtog, du allerede har, er hele dokumentationen. Den tredje er den PDF, en tredjepart har sendt dig, hvor du slet ikke har adgang til banken.

Den fjerde er kravet fra modtageren. Skal materialet afleveres i en bestemt struktur, hjælper Lunars CSV ikke nødvendigvis, fordi felterne er bankens egne og ikke modtagerens.

Dinero, Billy og e-conomic — brug dem frem for filen

Lunar har indbyggede integrationer til Dinero, Billy og e-conomic. Er du erhvervskunde og bogfører i et af dem, er det næsten altid den rigtige vej: posteringerne kommer automatisk, de kommer fra kilden, og der er hverken filtype, feltvalg eller manuel eksport imellem.

Det er også det råd, vi giver alle steder på sitet, selv om det taler imod det, vi selv laver. En fil er noget, man håndterer; en forbindelse er noget, der bare virker. En eksport bør være undtagelsen, ikke rutinen.

Men en integration dækker ikke alt. Der er fire huller, den ikke kan lukke, og det er præcis dér, et gammelt udtog stadig skal læses.

Sådan kontrollerer du, at intet mangler

Uanset hvordan tallene kom ind, er der én kontrol, der kan bevise at listen er fuldstændig, uden at nogen kender facit på forhånd: primosaldo plus alle bevægelser skal give ultimosaldoen. Stemmer det, kan der ikke mangle en linje.

Den anden halvdel er sekvensen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo. Er der et spring mellem to udtog, mangler der en hel periode — og det er den fejl, der ellers kan overleve til årsafslutningen.

Vi kører den kontrol automatisk på hvert udtog og siger til, hvis den ikke går op. Den beviser at vores udtræk er komplet — den beviser ikke, at dokumentet er ægte. Det er to forskellige spørgsmål, og en god forfalskning ville også stemme.

En bank uden filialer — hvad det betyder for dokumentationen

Lunar har hverken filialer eller papirudskrifter, så alt findes ét sted: i appen eller på web. Det gør hverdagen enkel og dokumentationen sårbar på én bestemt måde — mister du adgangen, mister du også vejen til udtogene.

Derfor er det værd at hente perioden ud, mens du har adgang, i stedet for at regne med at kunne gøre det senere. Det gælder især ved kontolukning, virksomhedsophør eller skifte af bank.

Og det er samme grund til, at vi ikke er et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten på fem år bliver hos dig. Ligger dine udtog kun ét sted, ligger de ikke sikkert nok.

Kortkøb, reservationer og den forsinkede postering

Et kortkøb rammer kontoen to gange i oplevelsen: først som en reservation, hvor beløbet er trukket fra det disponible, og siden som en rigtig postering. Kun den sidste står på kontoudtoget, og det er den, der skal bogføres.

Det giver en forskydning, som forvirrer hver gang der afstemmes. Købet skete den 30., posteringen står den 2. i næste måned, og bilaget bærer den første dato. Ved en månedsafslutning er det præcis dér, differencerne opstår — ikke fordi noget mangler, men fordi det ligger i den anden periode.

Derfor er det bilagets dato, der som regel afgør perioden, mens udtogets dato afgør, hvornår pengene forlod kontoen. To rigtige datoer på den samme handel, og de er ikke ens.

Udenlandske posteringer og valuta

Køber du i udenlandsk valuta, står bilaget i sin valuta, mens udtoget står i kroner efter kortudsteders kurs — og ofte med et gebyr lagt oveni eller trukket særskilt. De to tal er sjældent ens, og det er ikke en fejl.

Ved konvertering betyder det, at beløbet fra udtoget er det, der ramte kontoen, ikke det, der stod på fakturaen. Differencen er kursregulering og gebyr, og de hører hver sit sted hen i bogføringen.

Nogle udtog viser den oprindelige valuta og kursen i posteringsteksten. Bliver teksten klippet af ved konvertering, mister du netop den oplysning — endnu en grund til at kontrollere, at lange tekster er bevaret i fuld længde.

Afstemning mod bogføringen

Når posteringerne er blevet til data, er næste skridt at holde dem op mod bogføringen. Saldoen i systemet skal svare til saldoen på udtoget på samme dato, og hver difference skal kunne forklares — ikke rundes væk.

Gør det månedligt frem for kvartalsvis. En difference fundet efter en måned er ét opslag; den samme difference fundet efter et år er et detektivarbejde gennem tolv måneders bevægelser, hvor ingen længere husker noget.

De typiske forklaringer er få og gentager sig: en postering i den forkerte periode, et gebyr ingen har bogført, en dobbeltbogføring, eller et samlet træk der er fordelt forkert. Kender du de fire, er de fleste afstemninger et kvarters arbejde.

Når revisor beder om året

Bliver du bedt om et helt regnskabsår, er det sjældent nok med tolv løse filer. Revisor skal kunne se, at rækken af udtog er ubrudt — at december slutter, hvor januar begynder, og at ingen måned mangler midt i.

Derfor er sekvenskontrollen lige så vigtig som selve konverteringen. Hver måneds ultimosaldo skal være næste måneds primosaldo; er der et spring, mangler der en periode, og det er bedre at opdage nu end i november.

Et samlet regneark med alle måneder under hinanden, i én fane, med kontonummer på hver række, er som regel det, der efterspørges. Det sparer et led hos revisor og dermed timer på regningen.

Hvad du kan få ud

Excel og CSV dækker langt de fleste behov, og for bogføring findes desuden formater, der kan læses direkte af regnskabsprogrammer — QBO, OFX og DATEV blandt andre. Hvilket der er det rigtige, afgøres af modtagersystemet, ikke af dokumentet.

Vi danner derimod ikke danske bankformater. SDC-, Bankdata- og BEC-udtræk, FIK-filer og betalingsfiler er aftalte formater mellem virksomhed og bank, og de hører hjemme i netbanken — ikke i en konvertering.

Og vi sender ingenting videre. Vi udsteder ikke OIOUBL-, NemHandel- eller Peppol-fakturaer, indberetter ikke til SKAT og gennemfører ingen betalinger. Vi læser et dokument og giver dig tallene tilbage.

Hvad der sker med dokumentet

Et kontoudtog er blandt de mest personfølsomme dokumenter, en virksomhed eller privatperson har. Det viser hvor pengene kommer fra, hvor de går hen, og dermed en stor del af hvad man foretager sig.

Derfor er den vigtigste oplysning på hele siden måske denne: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket. Vi er ikke et arkiv og opbevarer ikke dine udtog i fem år — den pligt bliver hos dig, i det system du bogfører eller arkiverer i.

Behandlingen sker på servere i EU. Har din organisation krav om lokal behandling eller drift på egne maskiner, kan vi ikke imødekomme det: der findes ingen on-premise-udgave, og det er en reel grænse, ikke en formulering.

Hvad vi gør — og hvad vi ikke gør

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi står ikke i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, og det gør ingen compliant at bruge os. Vi bogfører ikke, beregner ikke moms og indberetter intet til SKAT.

Vi er heller ikke et arkiv: originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og opbevaringspligten i fem år bliver hos dig. Vi danner ikke danske bankformater, ingen FIK-filer og ingen betalingsfiler — vi læser, vi sender ikke penge nogen steder.

Vi har ingen tilknytning til Lunar. Navnet står her, fordi det er den type dokument, siden handler om.