Kontoudtog til Billy

Bank Connect — og hullet, det efterlader

Bank Connect henter posteringer automatisk fra bankforbindelsen, uden manuelt arbejde, når banken deltager. Det er den bedste løsning, når den er tilgængelig, fordi data kommer direkte fra kilden.

Men Nordea og Danske Bank har valgt ikke at deltage i aftalen. Konsekvensen rammer ikke kun de to bankers direkte kunder — den rammer også enhver virksomhed, der modtager et udenlandsk selskabs, en samarbejdspartners eller en tidligere konto hos en af de to banker som en PDF, uden mulighed for at forbinde den.

Tabellen er værd at tjekke, før du vælger regnskabsprogram alene ud fra, hvor let bankafstemningen ser ud til at være i en demo. En demo viser typisk en af de +65 tilsluttede banker, ikke den situation, en Danske Bank- eller Nordea-kunde faktisk står i hver måned.

Hvad Billys CSV-krav faktisk er

Filen skal være CSV og indeholde mindst tre kolonner: en dato, en tekst der beskriver posteringen, og et beløb. Billy har egne, bank-specifikke vejledninger til, hvordan man henter filen ud af netbanken for en række banker — et tegn på, hvor meget formatet varierer fra bank til bank.

Fejler en upload, er det oftest datoformatet, decimaltegnet eller en tekst med linjeskift, der ikke matcher det, Billy forventer. Det er netop de felter, en konvertering formaterer efter — dato normaliseret, beløb med dansk talkonvention, tekst samlet i én linje.

Billys egne vejledninger til Danske Bank, Jyske Bank og Vestjysk Bank viser da også, at bankernes rå eksportfiler sjældent passer direkte — de skal typisk beskæres eller omdøbes, før Billy accepterer dem. En allerede formateret fil springer det trin over helt.

flowparse.io

Sådan virker FlowParse i praksis

Du uploader PDF-filen i browseren. Siderne læses enkeltvis, og posteringerne bygges op som rækker — dato, tekst, beløb med korrekt fortegn, løbende saldo — inden saldokontrollen kører: primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen.

Til sidst henter du en CSV-fil med de tre kolonner, Billy kræver, klar til „Upload kontoudtog“ i bankafstemningen — og en Excel-fil med samme data ved siden af.

Hele processen foregår i browseren og kræver ingen installation. Er du selv den, der laver bogføringen ved siden af det egentlige arbejde, er det tidsforbrug — og ikke feltpræcisionen alene — der som regel afgør, om en fast rutine holder ved.

flowparse.io

Typiske fejl, når en CSV-upload fejler i Billy

Den mest almindelige årsag til, at Billy afviser en CSV-fil, er manglende eller forkert navngivne kolonner. Filen skal indeholde mindst dato, tekst og beløb, og rammer en af de tre ikke det navn eller den placering, Billy forventer, stopper uploaden med en fejlmelding, der sjældent er tydelig om, hvilken kolonne der er problemet.

Den næsthyppigste er en dato, der er formateret forkert — dansk dag-måned-år blandet sammen med amerikansk måned-dag-år i samme fil, typisk fordi filen er redigeret manuelt i et regnearksprogram, der har gættet forkert på formatet ved indsætning. Den tredje er tegnkodning: en fil gemt i den forkerte encoding kan gøre danske bogstaver som æ, ø og å ulæselige i posteringsteksten, selvom tallene er korrekte.

Alle tre undgås ved at bygge filen med de tre kolonner, konsekvent dansk datoformat og korrekt tegnkodning fra start — netop det, en konvertering fra PDF gør, fordi filen aldrig går gennem et manuelt redigeringstrin, hvor formatet kan skride.

Hvad bliver udtrukket

Kontoudtogets to niveauer bliver begge læst: kontooplysningerne øverst — bank, kontohaver, kontonummer eller IBAN, periode og de to saldi — og posteringerne nedenunder, som er dem, Billys CSV-krav handler om.

flowparse.io

Alle banker — inklusive de to største

Udtrækket sker ved at forstå dokumentets opbygning, ikke ved en skabelon pr. bank, så et kontoudtog fra en bank, systemet aldrig har set, virker på første forsøg. Det gælder de +65 Bank Connect-banker lige så vel som Nordea og Danske Bank, samt Jyske Bank, Sydbank, Nykredit, Spar Nord, Arbejdernes Landsbank, Lunar og enhver udenlandsk bank eller fintech.

Det gælder også, når et kontoudtog kommer med kolonneoverskrifter på et andet sprog end dansk. Det er strukturen — dato, tekst, beløb, saldo — der bliver læst, ikke ordene i overskriften, og derfor virker det lige så godt for en tysk eller engelsk konto som for en dansk.

flowparse.io

Er du kunde i Danske Bank eller Nordea?

Så er dette ikke en side til den sjældne undtagelse — det er din normale bankafstemning. Hver periode henter du kontoudtoget som PDF fra netbanken, konverterer det til den CSV, Billy vil have, og uploader. Batchbehandling gør det til én arbejdsgang, hvis du samler flere måneder eller flere konti op ad gangen.

Ændrer Nordea eller Danske Bank layout på deres kontoudtog, hvilket sker med jævne mellemrum, er der ingen skabelon, der går i stykker, fordi udtrækket ikke bygger på en fast skabelon i første omgang.

Praktisk set betyder det, at Danske Bank- og Nordea-kunder i Billy bør sætte sig en fast rutine: hent kontoudtoget som PDF ved periodens afslutning, konvertér, upload. Gøres det hver måned frem for at samle flere måneder op ad gangen, er filen mindre, og gennemgangen af eventuelle afvigelser tager minutter i stedet for en hel eftermiddag ved kvartalsafslutning.

Rutinen holder også, hvis Bank Connect en dag udvides til at omfatte de to banker. Indtil da er en fast, kort arbejdsgang bedre end at vente på en ændring, ingen af parterne har meldt ud en dato for.

Billy, bogføringsloven, og hvad FlowParse ikke er

Billy står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Ansvaret for, at systemet lever op til bogføringslovens krav, ligger dermed hos Billy som udbyder.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi laver kontoudtoget om til den CSV, Billy kan uploade — compliance opnås ved at bogføre i Billy, ikke ved at bruge FlowParse. Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed, er det din revisor eller Erhvervsstyrelsen, der skal svare — ikke en produktside.

Soloselvstændige og mindre virksomheder

Billy fylder mest hos soloselvstændige, freelancere og mindre virksomheder, der vil have et regnskab, der er hurtigt at komme i gang med. De er også den gruppe, der oftest selv gør bankafstemningen frem for at have en bogholder til det — og dermed den gruppe, der mærker mest til, om banken er med i Bank Connect eller ej.

Det er også den gruppe, der oftest har flere indtægtskilder på samme konto — et honorar her, et salg på en markedsplads der — og derfor har mest brug for, at posteringsteksten kommer med hel og uforkortet. En streng, der er klippet midt over, gør det svært at se bagefter, hvilken kunde en given indbetaling faktisk kom fra.

Mange i den gruppe har heller ikke en fast rutine for bankafstemning fra starten — det bliver noget, der klares samlet et par gange om året, ofte lige før en momsfrist. Er kontoen i Danske Bank eller Nordea, betyder det typisk flere måneders CSV-uploads på én gang, og en batchkonvertering af hele perioden er hurtigere end at gøre det måned for måned bagudrettet.

Saldokontrollen — det, der forhindrer en fejlfyldt upload

Den dyreste fejl er en postering, der aldrig kom med. Primosaldo plus alle posteringer skal give den ultimosaldo, banken har trykt, og den regning kører på hvert eneste udtog, før filen bliver til noget, du kan uploade.

Der er en kontrol mere, som koster ingenting og fanger det, ingen enkeltfil kan se: den ene periodes ultimosaldo skal være den næste periodes primosaldo. Det er den test, der finder det kontoudtog, du glemte at hente en måned.

flowparse.io

Scannede og fotograferede udtog

Scannede eller fotograferede PDF-filer kører gennem OCR og bliver struktureret som posteringer. Felter med usikker læsning bliver markeret, og saldokontrollen fanger de fejl, OCR typisk laver.

Det er en almindelig situation for en soloselvstændig, der har fotograferet et udtog med telefonen for at slippe for at logge på netbanken fra en computer. Billedkvaliteten sætter grænsen for, hvor rent resultatet bliver, men markeringen af usikre felter gør, at du ved præcis, hvor du skal kigge, før filen uploades.

flowparse.io

Et helt regnskabsår i én arbejdsgang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark, med en kolonne der viser, hvilken fil og hvilken konto hver linje kom fra — praktisk, hvis du hver måned skal uploade en CSV manuelt for en Danske Bank- eller Nordea-konto.

Hold konti adskilt i arket, også når de ligger i samme fil. Bruger du flere konti — en driftskonto og en momskonto, for eksempel — kører saldokontrollen pr. konto, og et regnestykke, der går op på tværs af to konti, kan skjule, at begge er forkerte hver for sig.

flowparse.io

Moms, bilag og grænsen for hvad et kontoudtog beviser

Et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke hvad der blev købt. Til momsfradrag er bilaget dokumentationen — fakturaen med moms specificeret, ikke banklinjen der bare viser, at et beløb er trukket. Det er en skelnen, det er let at glemme, når man selv gør bogføringen, uden en bogholder til at holde øje med den.

Vi beregner ikke moms og indberetter ikke til SKAT. Skal fakturaerne også ind som data, findes der en side om udtræk af fakturadata.

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter, det er en ærligere øvelse end et løfte fra en produktside. Tæl posteringerne i en måned, gang med den tid det tager at taste én linje korrekt, og gang op med antallet af måneder, du er kunde i Danske Bank eller Nordea. De fleste lander på flere timer om måneden, alene på grund af de to bankers CSV-krav.

Den anden gevinst er sværere at sætte tal på: fejlene forsvinder som kategori. Et tal, der er læst maskinelt og kontrolleret mod saldoen, kan ikke være en tastefejl — og den klassiske transponerede ciffer er væk, før filen overhovedet uploades til Billy.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Vi er ikke et arkiv — opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

Det gælder også, når du deler kontoudtoget med en revisor eller en samarbejdspartner, før det uploades. Posteringsteksterne kan indeholde navne og referencer, der er personoplysninger om tredjepart, og den samme forsigtighed bør gælde, uanset hvem der håndterer filen undervejs.

flowparse.io

Præcision — og hvad der faktisk beskytter din upload

Feltpræcisionen ligger omkring 98 % på almindelige layouts. Tallet er nemt at trykke og svært at bruge alene til noget, fordi det afgørende spørgsmål er et andet: opdager du, at noget er galt, før filen ryger ind i Billys bankafstemning?

Der findes et rigtigt svar på det spørgsmål. Saldokontrollen kan bevise, at ingen linje mangler, og usikre felter bliver markeret i stedet for afleveret som var de sikre. Gennemgangen kan derfor rettes mod undtagelserne, i stedet for at hele arket skal læses igennem, inden du uploader.

Test derfor med et kontoudtog fra Danske Bank eller Nordea, hvis du er kunde der — det er den situation, du reelt står i hver måned, ikke en af de +65 banker, en demo typisk viser.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau. Tag et kontoudtog fra Danske Bank eller Nordea — de to, hvor det her rent faktisk gør en forskel hver måned — og se, om filen uploader rent i Billy.

Spørgsmål og svar

Læs videre