Kontoudtog til Uniconta

Sådan indlæser Uniconta selv en fil

Der er to veje til at få en fil ind. Under Økonomi/Bogføring findes knappen „Indlæs bankkontoudtog“. Under Økonomi/Bankafstemning findes i stedet „Indlæs fil“, og den vej har den fordel, at Uniconta forhindrer dubletter og kan foreslå automatisk afstemning mod det, der allerede er bogført.

Uanset hvilken vej du bruger, forudsætter Uniconta, at filen allerede er i et af de bankformater, systemet kan læse — ikke et rent PDF-dokument.

Forskellen mellem de to veje mærkes mest, når noget skal rettes bagefter. Er en fil indlæst forkert via Bogføring, ligger posteringerne allerede som kladdelinjer, der skal findes og rettes manuelt. Er den indlæst via Bankafstemning, kan hele filen ofte fortrydes og indlæses igen, fordi Uniconta ikke har bogført noget endnu på det tidspunkt.

Bankformat — og hvorfor en Excel-fil ikke virker

Når du indlæser filen, skal du vælge bankformat på en liste, fordi banker strukturerer deres eksportfiler forskelligt, og Uniconta har en fortolkning pr. format. En detalje, der overrasker mange første gang: Excel-filer (XLS/XLSX) kan ikke indlæses direkte — de skal først gemmes som CSV.

Det er en af grundene til, at et konverteret, allerede CSV-formateret kontoudtog er den enklere vej, når materialet i forvejen kun findes som PDF: der er intet mellemtrin med at gemme et regneark om, før Uniconta accepterer filen.

Det er også værd at vide, at bankformat-listen løbende opdateres af Uniconta selv, efterhånden som banker ændrer deres eksportformater. En generisk, ren CSV-fil med tydelige kolonner er mindre afhængig af, præcis hvilken formatvariant der er valgt på listen, end en fil, der er bygget til at efterligne én bestemt banks særlige kolonnerækkefølge.

flowparse.io

Mastercard Open Banking og Bank Connect

Til løbende konti tilbyder Uniconta automatiske forbindelser via Mastercard Open Banking eller Bank Connect, hvor posteringer hentes uden en fil imellem. Er kontoen aktiv og understøttet, er det den bedste vej — data kommer direkte fra banken.

Reglen er enkel, selv om situationerne ikke altid er det: brug den automatiske forbindelse, hvor den findes og dækker perioden, og konvertér resten. Det, mange virksomheder gør forkert, er at forsøge at tvinge en lukket eller udenlandsk konto ind i en automatisk forbindelse, den aldrig kommer til at understøtte, i stedet for bare at konvertere de få måneders udtog, det faktisk drejer sig om.

Sådan virker FlowParse i praksis

Du uploader PDF-filen i browseren. Siderne læses enkeltvis, og posteringerne bygges op som rækker — dato, tekst, beløb med korrekt fortegn, løbende saldo — inden saldokontrollen kører: primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen.

Til sidst henter du en CSV-fil klar til „Indlæs fil“ i Unicontas bankafstemning, og en Excel-fil med samme data ved siden af.

Hele processen foregår i browseren, uden installation eller opsætning i Uniconta selv. Er der tale om flere selskaber eller flere konti, samler batchbehandlingen dem i én arbejdsgang i stedet for én fil ad gangen.

flowparse.io

Typiske fejl, når en fil ikke vil indlæses i Uniconta

Den mest almindelige fejl er at vælge det forkerte bankformat på listen. Uniconta fortolker filen ud fra det format, du angiver, så en fil, der reelt er bygget generisk, men indlæses under et forkert bankspecifikt format, kan lande med felter forskudt en kolonne — beløbet ender i tekstfeltet, eller omvendt.

Den næsthyppigste er at forsøge at indlæse en Excel-fil direkte, hvilket Uniconta udtrykkeligt ikke understøtter — filen skal være gemt som CSV først. Den tredje er dubletter, når samme periode indlæses to gange via „Indlæs bankkontoudtog“ under Bogføring i stedet for „Indlæs fil“ under Bankafstemning, hvor Uniconta ellers forhindrer dem automatisk.

En fil bygget som en almindelig, ren CSV med dato, tekst, beløb og saldo — uden bankspecifikke særtegn — er den, der oftest passer til den generiske importvej, uanset hvilket bankformat der vælges på listen.

Den fjerde, mindre hyppige fejl er en fil med for mange decimaler eller et beløbsformat, der blander tusindtalsseparator og decimaltegn forkert — noget der især sker, når en fil er sat sammen af tal kopieret fra flere forskellige kilder i stedet for læst samlet fra ét dokument.

Hvad bliver udtrukket

Kontoudtogets to niveauer bliver begge læst: kontooplysningerne øverst — bank, kontohaver, kontonummer eller IBAN, periode og de to saldi — og posteringerne nedenunder, som er dem, der lander i Bogføring eller Bankafstemning.

flowparse.io

Alle banker — også dem uden en fast skabelon i Uniconta

Udtrækket sker ved at forstå dokumentets opbygning, ikke ved en skabelon pr. bank, så et kontoudtog fra en bank, systemet aldrig har set, virker på første forsøg. Det gælder Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Nykredit, Spar Nord, Arbejdernes Landsbank, Lunar og enhver udenlandsk bank eller fintech.

Skifter en bank layout på sit kontoudtog, hvilket sker med jævne mellemrum, er der ingen skabelon, der går i stykker, fordi udtrækket ikke bygger på faste koordinater i første omgang. Det samme gælder, når et selskab skifter bankforbindelse midt i et regnskabsår — de gamle udtog læses stadig, uanset at kontoen ikke længere er aktiv.

flowparse.io

Revisorer med flere selskaber i samme database

Unicontas multiselskabs-arkitektur gør det almindeligt, at ét revisorkontor kører mange klienters bogføring i samme installation. Det betyder også mange forskellige bankforbindelser, mange forskellige historikker og hyppigt en klient, der lige har skiftet bank eller lukket en gammel konto.

Batchbehandling af flere klienters kontoudtog i samme arbejdsgang — sporet til den rigtige fil og det rigtige selskab — er lavet til netop den situation.

Fejlkilden, det løser, er ikke kun tid. Når flere selskaber ligger i samme Uniconta-database, er det let for en fil at blive indlæst under det forkerte selskab, hvis materialet håndteres manuelt en for en. En arbejdsgang, der holder hvert selskabs kontoudtog samlet og navngivet fra start, gør det tydeligt, hvor hver fil hører hjemme, før den overhovedet når Uniconta.

Det gælder også ved en klientovertagelse midt i et regnskabsår, hvor det tidligere revisorkontor sjældent afleverer materialet i et format, det nye kontor selv bruger. En batchkonvertering af det overtagne materiale er ofte hurtigere end at genskabe historikken manuelt, selskab for selskab.

Værdien viser sig tydeligst ved en momsfrist eller en årsafslutning, hvor flere klienters regnskaber skal være ajour samtidig. En arbejdsgang, der kan håndtere flere selskabers kontoudtog parallelt, er dér, tiden reelt spares — ikke i den enkelte fil.

Uniconta, bogføringsloven, og hvad FlowParse ikke er

Uniconta står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Ansvaret for, at systemet lever op til bogføringslovens krav, ligger hos Uniconta som udbyder.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi laver kontoudtoget om til den fil, Uniconta kan indlæse — compliance opnås ved at bogføre i Uniconta, ikke ved at bruge FlowParse. Vi laver heller ikke PBS FIK- eller andre betalingsfilformater — det er noget dit økonomisystem sender til banken, ikke noget der udtrækkes af et kontoudtog. Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed, er det din revisor eller Erhvervsstyrelsen, der skal svare.

Saldokontrollen — det, der forhindrer en fejlfyldt import

Den dyreste fejl er en postering, der aldrig kom med. Primosaldo plus alle posteringer skal give den ultimosaldo, banken har trykt, og den regning kører på hvert eneste udtog, før filen bliver til noget, du kan indlæse.

Der er en kontrol mere, som koster ingenting og fanger det, ingen enkeltfil kan se: den ene periodes ultimosaldo skal være den næste periodes primosaldo. I en multiselskabs-database er det netop den test, der finder det selskab, hvor et udtog blev glemt — uden at nogen skal gennemgå hvert selskab manuelt for at finde hullet.

flowparse.io

Scannede og fotograferede udtog

Scannede eller fotograferede PDF-filer kører gennem OCR og bliver struktureret som posteringer, med usikre felter markeret til gennemsyn — og saldokontrollen fanger de fejl, OCR typisk laver.

Ved en overtagelse af et selskabs bogføring er det ofte netop den type materiale, der følger med — et gammelt arkiv af scannede udtog i varierende kvalitet, uden nogen fælles skabelon. Markeringen af usikre felter gør det muligt at prioritere, hvilke af de filer der skal gennemgås manuelt, og hvilke der kan importeres uden videre.

flowparse.io

Flere selskaber, én arbejdsgang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark med en kolonne, der viser, hvilken fil og hvilken konto hver linje kom fra. Overlapper to filer i perioden, bliver dubletterne fanget i stedet for talt med to gange.

Hold selskaber og konti adskilt i arket, også når flere ligger i samme fil. I en multiselskabs-database kører saldokontrollen pr. konto, og et regnestykke, der ser rigtigt ud samlet på tværs af to selskaber, kan dække over, at det ene alene er forkert.

flowparse.io

Moms, bilag og grænsen for hvad et kontoudtog beviser

Et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke hvad der blev købt. Til momsfradrag er bilaget dokumentationen — fakturaen med moms specificeret, ikke banklinjen, der viser, at penge skiftede hænder.

Det er en skelnen, der ofte bliver tydeligst ved en revisorgennemgang af et Uniconta-selskab med flere bogholdere over tid: nogen har konteret direkte fra kontoudtoget uden at hente bilaget bagved, og det er den type genvej, en gennemgang plejer at fange. Vi beregner ikke moms og indberetter ikke til SKAT. Skal fakturaerne også ind som data, findes der en side om udtræk af fakturadata.

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter, det er en ærligere øvelse end et løfte fra en produktside. Tæl posteringerne i en periode, gang med den tid det tager at taste én linje korrekt, og gang op med antallet af selskaber og konti, der ligger i databasen. De fleste revisorkontorer lander på flere timer om ugen, samlet på tværs af klienterne.

Den anden gevinst er sværere at sætte tal på: fejlene forsvinder som kategori. Et tal, der er læst maskinelt og kontrolleret mod saldoen, kan ikke være en tastefejl — og den klassiske transponerede ciffer er væk, før filen når Uniconta.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Vi er ikke et arkiv — opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

Det gælder også, når materialet kommer fra en klient og skal deles internt på et revisorkontor, før det indlæses i den rigtige Uniconta-database. Posteringsteksterne kan indeholde personoplysninger om tredjepart, og de bør behandles med samme forsigtighed som resten af klientens materiale.

flowparse.io

Præcision — og hvad der faktisk beskytter din indlæsning

Feltpræcisionen ligger omkring 98 % på almindelige layouts. Det spørgsmål, der betyder noget, er om du opdager, når noget er galt, før filen bliver indlæst i Uniconta — og det kan du, fordi saldokontrollen kan bevise, at ingen linje mangler.

Usikre felter bliver markeret i stedet for afleveret som var de sikre, så gennemgangen kan rettes mod undtagelserne. Det er særligt værdifuldt i en multiselskabs-database, hvor en enkelt fejlindlæst fil kan påvirke afstemningen for et selskab, ingen havde planer om at røre den dag.

Test derfor med det kontoudtog, der plejer at drille — en lukket konto eller et gammelt arkiv fra en overtaget klient — frem for et pænt, aktivt eksempel, hvor en automatisk forbindelse alligevel ville have klaret arbejdet.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau. Tag et af de kontoudtog, der plejer at drille — en lukket konto eller en klient, der lige har skiftet bank — og se, om filen indlæses rent i Uniconta.

Spørgsmål og svar

Læs videre