Kontoudtog til e-conomic

Sådan importerer e-conomic selv en fil

Fremgangsmåden er e-conomics egen, og den er værd at kende, uanset hvor filen kommer fra: åbn Bankafstemning, vælg den kassekonto, der skal afstemmes, og klik „Importér CSV-fil“. Vælg filen på din computer, klik „Åbn“ og derefter „Indlæs fil“. Herfra matcher e-conomic posteringerne mod det, der allerede er bogført.

Det eneste, e-conomic forudsætter, er at filen allerede er en CSV i det format, bankafstemningen forventer. Kommer kontoudtoget kun som PDF — hvilket er reglen snarere end undtagelsen for lukkede konti og udenlandske banker — er der ingen fil at importere, før nogen har lavet den om. Det er den fil, FlowParse bygger.

Bankintegration eller en fil — hvornår hvad

e-conomic tilbyder også Bankintegration, hvor transaktionerne hentes ind i bankafstemningen flere gange om dagen, uden at nogen skal gøre noget. Er kontoen aktiv og understøttet, er det den bedste løsning — den kommer direkte fra banken og skal ikke læses af nogen mellemled.

Men Bankintegration er bundet til konti, der er sat op og aktive lige nu. Den dækker ikke en konto, der er lukket, en udenlandsk bank uden aftale, eller historik ældre end integrationens rækkevidde. I de tilfælde er en CSV-import — enten fra bankens egen eksport eller fra en konvertering af en PDF — den eneste vej ind.

De fire huller, en konvertering dækker

Samme fire situationer går igen hos stort set alle e-conomic-brugere med mere end én konto: historik uden for det, Bankintegration henter tilbage i tiden, lukkede konti hvor integrationen er væk men materialet stadig skal afstemmes, banker og kort uden integration — typisk udenlandske — og udtog en kunde eller revisor har sendt som PDF, fordi det var det, de havde.

Ingen af de fire forsvinder ved at skifte regnskabsprogram. De hører til virkeligheden, mens e-conomic håndterer den løbende drift fint.

Sådan virker FlowParse i praksis

Du uploader PDF-filen i browseren. Systemet læser siderne enkeltvis, så et udtog på flere sider ikke ender med kun at aflevere den første, og bygger posteringerne op som rækker — dato, tekst, beløb med korrekt fortegn, løbende saldo.

Før du får noget at se, kører saldokontrollen: primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen. Går regnestykket op, ved du, at der ikke mangler en linje, inden filen når e-conomic. Går det ikke op, får du det at vide sammen med de rækker, der ser forkerte ud.

Til sidst henter du en CSV-fil formet til bankafstemningen — og en Excel-fil med samme data ved siden af, hvis du også vil have et ark til egne notater.

flowparse.io

Typiske fejl, når en CSV-import fejler i e-conomic

De fleste fejlmeldinger, der dukker op, når en CSV-fil importeres i e-conomics bankafstemning, har den samme rod: filen er sat sammen manuelt, ofte ved at klippe tal ud af en PDF og lime dem ind i et regneark, og et enkelt afvigende tegn er nok til at vælte hele importen.

Det hyppigste er datoformatet. Dansk skrivemåde — dag, måned, år — kan blive læst som amerikansk, hvis kolonnen ikke er formateret konsekvent, og resultatet er posteringer med datoer, der ikke findes, eller som lander en måned forkert. Det næsthyppigste er decimaltegnet: bruges punktum som decimaltegn i stedet for komma i en fil, e-conomic forventer dansk formatering på, ender beløbet enten som et helt andet tal eller som en fejl, importen stopper på.

Det tredje er dubletter. Importeres den samme periode to gange — for eksempel fordi en kollega allerede har lagt filen ind, eller fordi en tidligere import fejlede halvvejs — tæller e-conomic posteringerne med to gange, hvis der ikke er et automatisk dublet-tjek sat op. En konvertering løser ikke det problem i sig selv, men en fil med korrekt normaliserede datoer og beløb fra start er den, der oftest importerer rent første gang.

Hvad bliver udtrukket

Kontoudtogets to niveauer bliver begge læst: kontooplysningerne øverst — bank, kontohaver, kontonummer eller IBAN, periode og de to saldi — og posteringerne nedenunder, som e-conomics bankafstemning bruger til at matche mod bogføringen.

flowparse.io

Alle banker — også dem uden Bankintegration

Udtrækket sker ved at forstå dokumentets opbygning, ikke ved en skabelon pr. bank, så et kontoudtog fra en bank, systemet aldrig har set, virker på første forsøg. Det gælder Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Nykredit, Spar Nord, Arbejdernes Landsbank, Lunar og alle de andre.

Det gælder også de udenlandske konti, som er de sværeste at få ind i en dansk bankafstemning, fordi e-conomics Bankintegration sjældent dækker dem. En tysk, engelsk eller polsk bank skriver kolonnerne anderledes, men strukturen — dato, tekst, beløb, saldo — er den samme, og det er den, der bliver læst.

Det gælder også, når kontoudtoget kommer fra en fintech eller et betalingskort uden for de traditionelle banker — Revolut, Wise eller et virksomhedskort fra en udbyder, der aldrig har haft en direkte integration til e-conomic. Layoutet er ofte enklere end en traditionel banks, men strukturen med dato, tekst og beløb er den samme, og udtrækket virker uden ekstra opsætning.

flowparse.io

CSV til e-conomic — og hvad du ellers kan få

Standardsvaret er en CSV-fil formet til e-conomics bankafstemning. Samme udtræk giver dig også en Excel-fil med samme data, hvis du foretrækker at arbejde videre i et regneark, før du bogfører, og rigtige OFX-, QBO- og QFX-filer, hvis en anden del af virksomheden kører et andet system.

Vi laver til gengæld ikke FIK-, Bankdata-V3-, BEC- eller SDC-filer — det er betalingsfilformater mellem virksomhed og bank, ikke noget der hører hjemme i et værktøj, der læser kontoudtog.

Er du i tvivl om, hvilket format der er bedst for netop dit tilfælde, er tommelfingerreglen enkel: har e-conomics bankafstemning i forvejen accepteret CSV-filer fra din bank uden problemer, hold dig til CSV. Skal filen også bruges i et andet system ved siden af — en revisors eget regneark, eller et QuickBooks-selskab i samme koncern — er det værd at hente Excel og bankfeed-filerne samtidig, så du ikke skal konvertere kontoudtoget to gange.

flowparse.io

e-conomic, bogføringsloven, og hvad FlowParse ikke er

e-conomic står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Det betyder, at ansvaret for, at systemet lever op til bogføringslovens krav, ligger hos e-conomic som udbyder. Bogfører din virksomhed i e-conomic, er den del af opgaven allerede løst.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem, og det gør os ikke til et. Vi står ikke i fortegnelsen, vi fører ikke regnskab, og det er ikke os, der gør dig compliant — det gør e-conomic, fordi du bogfører der. Vi laver kontoudtoget om til den fil, e-conomic vil importere, og det er hele vores rolle i kæden.

Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed under bogføringsloven — nettoomsætningsgrænsen på 300.000 kr., hvem der er omfattet, hvad opbevaringspligten kræver — er det din revisor eller Erhvervsstyrelsen, der skal svare, ikke en produktside.

Revisorer og bogholdere med flere e-conomic-klienter

e-conomics størrelse betyder, at mange revisorer og bogholderier har en stor del af deres klientportefølje siddende i netop det system. Det er også dem, der mærker huller-problemet hyppigst: hver klient har sin egen bank, sin egen historik og sin egen blanding af aktive og lukkede konti.

Batchbehandling er lavet til det: flere klienters kontoudtog konverteret i samme arbejdsgang, hver fil sporet til sin kilde, klar til at blive lagt ind i den rigtige klients e-conomic-konto én ad gangen.

Et typisk eksempel er en revisor, der overtager en klient midt i regnskabsåret. Den nye klient har ofte en mappe med kontoudtog i PDF fra tiden før overtagelsen, ingen Bankintegration sat op endnu, og et deadline for en momsopgørelse, der ikke venter på, at integrationen bliver konfigureret. Her er en batchkonvertering af de forudgående måneder ofte hurtigere end at vente på, at kontoen bliver forbundet.

Saldokontrollen — det, der forhindrer en fejlfyldt import

Den dyreste fejl i en bankafstemning er ikke et forkert tegn, det er en postering, der aldrig kom med. e-conomic kan se, at posteringerne ikke matcher bogføringen, men ikke om filen i sig selv mangler en linje.

Det kan saldokontrollen. Primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen, banken har trykt, og den regning kører på hvert eneste udtog, før filen bliver til noget, du kan importere. Går den ikke op, får du besked — i stedet for en CSV-fil, der ser rigtig ud og bare mangler en linje.

Der er en kontrol mere, som koster ingenting og fanger det, ingen enkeltfil kan se: den ene måneds ultimosaldo skal være den næste måneds primosaldo. Det er den test, der finder det udtog, der aldrig blev hentet — den hyppigste mangel i et helt regnskabsår.

flowparse.io

Scannede og fotograferede udtog

Ikke alle kontoudtog, en revisor modtager, er en pæn digital PDF. Nogle er scannet i filialen, nogle er fotograferet, og nogle er en mail-vedhæftning, der allerede har været igennem flere hænder. De filer har intet tekstlag, før OCR har været i gang.

Kvaliteten af scanningen afgør resten. Felter med usikker læsning får et sikkerhedstal og bliver markeret, så du kun tjekker undtagelserne — og saldokontrollen fanger netop den type fejl, OCR laver, fordi regnestykket ikke går op, hvis et ciffer er læst forkert.

flowparse.io

Et helt regnskabsår i én arbejdsgang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark med en kolonne, der viser, hvilken fil og hvilken konto hver linje kom fra. Overlapper to filer i perioden, bliver dubletterne fanget i stedet for talt med to gange i e-conomics bankafstemning.

Hold konti adskilt, også når de ligger i samme fil — saldokontrollen kører pr. konto, og et regnestykke, der går op på tværs af to konti, kan dække over, at begge er forkerte hver for sig.

flowparse.io

Moms, bilag og grænsen for hvad et kontoudtog beviser

Konverterede posteringer er et godt overblik over årets bevægelser, men et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke hvad der blev købt. Til momsfradrag er bilaget — fakturaen med moms specificeret — dokumentationen, ikke banklinjen.

Vi beregner ikke moms og indberetter ikke til SKAT. Skal fakturaerne også ind som data ved siden af kontoudtogene, findes der en side om udtræk af fakturadata.

Privatliv og hvor filerne havner

Et kontoudtog er personoplysninger, ofte om andre end kontohaveren selv. Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Underdatabehandlere er listet på sikkerhedssiden.

Vi er ikke et arkiv — originalen er væk efter udtrækket, og opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

flowparse.io

Præcision — og hvad der faktisk beskytter din bankafstemning

Feltpræcisionen ligger omkring 98 % på almindelige layouts. Det tal er nemt at trykke og svært at bruge til noget alene, for det spørgsmål, der betyder noget, er et andet: opdager du, når noget er galt, før filen når e-conomic?

Der findes et rigtigt svar. Saldokontrollen kan bevise, at ingen linje mangler, og usikre felter bliver markeret i stedet for afleveret som var de sikre. Gennemgangen kan derfor rettes mod undtagelserne — resten behøver du ikke læse igennem.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau, med vilje. Den eneste test, der betyder noget, er dit eget besværlige udtog — en lukket konto eller en udenlandsk bank — ikke et pænt eksempel fra en produktside.

Kig på tre ting i resultatet: er alle posteringer med, går saldoen op, og importerer filen rent i e-conomics bankafstemning. Er svaret ja tre gange, er resten arbejdsgange. Har du mange dokumenter hver måned, findes der abonnementer og et API til at automatisere det.

Spørgsmål og svar

Læs videre