Fakturaer til Excel

Fakturaregister eller dybt udtræk — hvad har du brug for?

Der er to forskellige opgaver, der begge starter med en PDF-faktura. Den ene er at forstå én faktura i detaljer: hver varelinje, hver pris, hver momssats — det er det, udtræk af fakturadata går i dybden med.

Den anden er at få mange fakturaer samlet i ét overblik, hvor det vigtigste er totalen, forfaldsdatoen og hvem fakturaen er fra eller til — ikke hver enkelt varelinje. Det er den opgave, denne side løser: et fakturaregister, ikke en linje-for-linje-analyse.

De to hænger sammen. Skal du både have registeret og varelinjerne fra de samme fakturaer, kan begge dele laves fra samme upload — du vælger bare, hvilket niveau af detalje du har brug for til den konkrete opgave.

En tommelfingerregel: skal du bruge tallet, brug fakturaer til Excel. Skal du bruge indholdet — hvad der blev solgt, til hvilken pris, med hvilken momssats på den enkelte linje — brug udtræk af fakturadata.

Kolonnerne i registeret

Standardregisteret giver dig de felter, en bogholder eller revisor faktisk bruger til at afstemme og bogføre en bunke fakturaer — ikke hele fakturaens indhold, men det, der skal ind i et regneark for at kunne regnes på.

Kolonnerne kan tilpasses efter behov — nogle virksomheder tilføjer en kategori- eller kontokolonne til intern brug, andre nøjes med det rå udtræk og lader bogføringen kategorisere fakturaerne. Rækkefølgen og navngivningen kan altid ændres efter eksport, så de matcher det, dit regnskabsprogram forventer ved import.

flowparse.io

Sådan virker det i praksis

Du uploader alle fakturaerne på én gang — som enkeltfiler eller som en samlet zip. Hver faktura læses for sig, uanset hvilken leverandør eller hvilket layout den har, og felterne bygges op som én linje pr. faktura i registeret.

Før en linje kommer med, kontrolleres fakturaens eget regnestykke: beløb ekskl. moms plus moms skal give den totalsum, fakturaen selv har trykt. Går det ikke op, bliver fakturaen markeret, i stedet for stille at blive talt forkert med i din samlede sum.

Til sidst henter du registeret som Excel og CSV. Alle felter kan rettes i en editerbar forhåndsvisning, før du eksporterer, og rettelserne følger med i begge formater.

Hele processen foregår i browseren, uden installation. Skal du løbende have nye fakturaer ind, kan hver batch konverteres for sig og lægges til det eksisterende register, uden at de tidligere linjer skal genskabes.

flowparse.io

Købsregister og salgsregister

De fleste virksomheder har brug for to slags registre: et købsregister over fakturaer, de selv skal betale, og et salgsregister over fakturaer, de har udstedt og venter på at få betalt. Begge bygges på samme måde, men bør holdes adskilt.

Bland dem ikke i samme ark. Et samlet regnestykke, der lægger købs- og salgsmoms sammen, giver et tal, der ser fornuftigt ud og er forkert — indgående og udgående moms skal holdes hver for sig, både i registeret og i den efterfølgende bogføring.

Kreditnotaer hører hverken hjemme i købs- eller salgsregisteret uden en tydelig markering — de trækker fra, i stedet for at lægge til, og skal derfor kunne skelnes fra almindelige fakturaer ved et blik på arket, ikke først ved en gennemgang af hver enkelt linje.

flowparse.io

Moms på tværs af mange fakturaer

Med posteringerne i et register kan du filtrere efter momssats, summere momsbeløbet for en hel periode, og finde de få fakturaer, der afviger fra resten — nul-momsfakturaer, fakturaer med omvendt betalingspligt, eller en enkelt fejlskrevet sats.

Vi beregner ikke selve momsangivelsen og indberetter ikke til SKAT. Registeret giver dig grundlaget, klar til at blive lagt ind i regnskabsprogrammet eller sendt til revisoren — resten er deres eller dit eget arbejde.

Fordelen ved at have alle fakturaers momsbeløb i samme kolonne er, at afvigelser springer i øjnene. En faktura med en usædvanlig momssats blandt hundrede almindelige er let at overse enkeltvis, men falder straks ud, når kolonnen sorteres eller filtreres.

flowparse.io

Alle leverandører, alle layouts

Der er ingen skabelon pr. leverandør eller pr. regnskabssystem at vælge. Udtrækket sker ved at forstå en fakturas opbygning generelt, og derfor virker en faktura fra en leverandør, systemet aldrig har set, på første forsøg — uanset om den kommer fra e-conomic, Dinero, Billy, et udenlandsk faktureringssystem eller en håndskrevet skabelon i Word.

Det gælder også, når to leverandører sender fakturaer, der ser vidt forskellige ud. Strukturen — fakturanummer, dato, beløb, moms — er den samme, uanset hvordan layoutet er sat op, og det er den, der bliver læst.

flowparse.io

Kontrol før eksport — det, der forhindrer en forkert sum

Den dyreste fejl i et fakturaregister er ikke et forkert læst tegn på én faktura. Det er en faktura, der er talt forkert med i totalen — en dobbelt beskatning, et forkert momsbeløb, en total, der ikke matcher det, fakturaen selv siger.

Derfor kontrolleres hver fakturas eget regnestykke, før den kommer med: beløb ekskl. moms plus moms skal give den totalsum, fakturaen har trykt. Går det ikke op, får du besked med den specifikke faktura, i stedet for et register, der ser pænt ud og indeholder en fejl, ingen opdager før afstemningen ikke går op.

Kontrollen er pr. faktura, ikke kun for hele batchen samlet. Det betyder, at én forkert faktura blandt hundrede bliver fanget og markeret, i stedet for at forsvinde i en sum, der tilfældigvis stadig går op på grund af to modsatrettede fejl, der udligner hinanden.

flowparse.io

Bogføringsloven og fakturaen som bilag

En faktura er selve bilaget — dokumentationen for et køb eller et salg, inklusive momsen. Det er derfor fakturaen, ikke et kontoudtog, der er grundlaget for momsfradrag og for at bogføre en post korrekt.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem og står ikke på Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Vi laver fakturaerne om til et register, du lægger ind i det system, du allerede bogfører i — compliance med bogføringsloven opnås ved at bogføre i et registreret system, ikke ved at bruge FlowParse.

Opbevaringspligten på fem år gælder fortsat originalen. Vi er ikke et arkiv, så gem selv fakturaerne, hvor du opbevarer resten af regnskabsmaterialet.

Et fakturaregister erstatter ikke bilagsarkivet, det supplerer det. Registeret giver overblikket og totalerne; de faktiske fakturafiler skal stadig kunne fremvises, hvis en gennemgang beder om dokumentation for en konkret postering.

Bogholdere og revisorer med store bunker

Den største gevinst mærkes hos dem, der modtager fakturaer i store mængder — en bogholder med flere klienter, en revisor der skal have et helt kvartal klar før en momsfrist, eller en økonomiafdeling, der modtager hundredvis af leverandørfakturaer om måneden.

For dem er registeret ikke en bekvemmelighed, det er forskellen på at nå en deadline eller ej. En bunke, der ellers ville tage en dags tastearbejde, bliver til en batch, der køres igennem på minutter, med de afvigende fakturaer markeret til manuel gennemgang.

Det gælder især ved en klientovertagelse eller en årsafslutning, hvor et helt regnskabsårs fakturaer skal ligge samlet, før revisionen kan gå i gang. At genskabe det overblik fra en mappe med PDF-filer manuelt er den slags opgave, der let bliver skudt til sidst i en travl periode — indtil den ikke længere kan udskydes.

Webshops og e-handelsvirksomheder er en fjerde gruppe med et lignende behov, bare oftere på salgssiden: mange små ordrer, hver med sin egen faktura, der skal kunne summeres og afstemmes mod det, betalingsudbyderen faktisk har udbetalt.

Fælles for alle grupperne er, at gevinsten vokser med mængden. Ti fakturaer om måneden er til at overse manuelt; hundrede er ikke — og det er netop ved den overgang, et automatisk register går fra at være bekvemt til at være nødvendigt.

Scannede fakturaer og fotos

Ikke alle fakturaer kommer som en pæn digital PDF. Nogle er scannet, nogle er fotograferet, og nogle er en udskrift, der er scannet igen — uden noget tekstlag, før OCR har været i gang.

Kvaliteten af scanningen afgør resten. Felter med usikker læsning får et sikkerhedstal og bliver markeret, så du kun tjekker undtagelserne, og fakturaens eget regnestykke fanger netop den type fejl, OCR laver — et forkert læst ciffer, der ikke længere stemmer med totalen.

flowparse.io

Hele bunken på én gang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark med en kolonne, der viser, hvilken fil hver linje kom fra. Det er den hurtige vej gennem en hel måneds eller et helt kvartals fakturaer.

Hold købs- og salgsfakturaer i hver sin batch, også når de er modtaget i samme periode. Kontrollen kører pr. faktura, men den samlede sum giver kun mening, når den ikke blander de to sider af regnestykket.

Er fakturaerne modtaget over flere måneder, kan de sagtens konverteres i separate omgange og lægges sammen i samme regneark bagefter — kildefil-kolonnen gør det til enhver tid muligt at se, hvilken batch og hvilken oprindelig fil en given linje stammer fra, hvis noget senere skal genfindes.

flowparse.io

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter. Tæl fakturaerne i en typisk måned, gang med den tid det tager at taste én fakturas felter korrekt, og gang op med antallet af måneder. De fleste lander på flere timer om måneden, og en hel arbejdsdag ved en kvartals- eller årsafslutning.

Den anden gevinst er, at fejlene forsvinder som kategori. Et tal, der er læst maskinelt og kontrolleret mod fakturaens egen sum, kan ikke være en tastefejl — den slags fejl er væk, før registeret overhovedet bliver til noget, du kan sende videre.

Den tredje gevinst er ro. Et opdateret, korrekt register betyder, at spørgsmålet „hvor meget skylder vi, og til hvem“ altid har et hurtigt svar, i stedet for at kræve en gennemgang hver gang det bliver relevant.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalerne slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Underdatabehandlere er listet på sikkerhedssiden.

Vi er ikke et arkiv — originalerne er væk efter udtrækket, og opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau, med vilje. Tag en rigtig bunke fakturaer — dem, der plejer at være besværlige at holde styr på — og se, om registeret stemmer, før du betaler for noget som helst.

Det er en bedre test end et pænt eksempel fra en produktside, fordi det er dine egne fakturaer, resultatet skal bruges til.

Kig på tre ting i resultatet: er alle fakturaer med, stemmer hver fakturas total, og er leverandørnavnene korrekte. Er svaret ja tre gange, er resten arbejdsgange. Har du mange fakturaer hver måned, findes der abonnementer og et API til at automatisere det.

Ved en årsafslutning, hvor et helt regnskabsårs fakturaer skal ligge klar til revisoren, er det samme princip værd at følge i stor skala: kør en batch, se om totalerne stemmer, og brug resten af tiden på de få fakturaer, der faktisk kræver et manuelt blik, i stedet for at bruge den på alle.

Spørgsmål og svar

Læs videre