Kreditnota til Excel

Hvad en kreditnota egentlig gør

En kreditnota er en leverandørs eller en virksomheds egen måde at korrigere eller helt eller delvist annullere en tidligere udstedt faktura — uden at slette eller ændre den oprindelige faktura, som skal blive stående i regnskabet som den var, uanset hvad korrektionen senere viser.

Årsagerne går igen: en returneret vare, en prisfejl der først opdages efter fakturering, en aflyst ordre, eller en rabat aftalt efter fakturaen allerede var sendt. I alle tilfælde udsteder sælgeren en kreditnota, der beløbsmæssigt modsvarer den del af fakturaen, der skal korrigeres.

Det er værd at kende forskellen mellem en kreditnota og en simpel annullering. En kreditnota efterlader et spor — den oprindelige faktura og korrektionen findes begge i regnskabet, hvilket gør hele forløbet sporbart ved en senere revision. En annullering, der bare sletter fakturaen, efterlader intet spor af, at der nogensinde var en fejl at rette.

Det er samme princip, der gælder for en almindelig faktura: dokumentet fortæller en historie, og historien skal kunne følges bagud, ikke bare vise et slutresultat. En kreditnota, der er korrekt refereret og korrekt bogført, gør netop det — viser præcis, hvad der blev ændret, og hvorfor.

Nogle systemer kalder dokumentet noget andet end „kreditnota“ — „kredit“, „returseddel“ eller blot en negativ faktura uden noget særligt navn. Uanset betegnelsen er det den samme funktion, det udfylder, og det er funktionen, udtrækket genkender, ikke det præcise ord på forsiden.

Hvad bliver udtrukket

Referencekolonnen er den, der adskiller et kreditnotaregister fra et almindeligt fakturaregister — uden den er en kreditnota bare endnu en linje med et beløb, uden nogen forbindelse til det, den faktisk korrigerer.

flowparse.io

Sådan virker det i praksis

Du uploader kreditnotaen, enten enkeltvis eller som en del af en batch med flere kreditnotaer og fakturaer blandet. Systemet genkender kreditnotaen som en korrektion — typisk fordi dokumentet selv angiver „kreditnota“ og en reference til en anden faktura — og markerer den for sig i resultatet.

Felterne bygges op på samme måde som en faktura, men med referencekolonnen til originalfakturaen tilføjet. Til sidst henter du et Excel- og CSV-ark, hvor alle felter kan rettes, før du eksporterer.

Hele processen foregår i browseren, uden installation. Ligger fakturaen, kreditnotaen korrigerer, allerede i det samme fakturaregister, er det let at slå de to op ved siden af hinanden og se, om korrektionen giver mening i forhold til den oprindelige postering.

flowparse.io

Koblingen til originalfakturaen

En kreditnota uden reference til den faktura, den korrigerer, er svær at bruge til noget — hverken du eller din revisor kan se, hvad den egentlig retter op på, og det gør en efterfølgende gennemgang langt mere tidskrævende. De fleste kreditnotaer angiver derfor selv fakturanummeret, ofte i teksten „Kreditnota til faktura nr. …“, og det nummer bliver udtrukket som sin egen kolonne.

Mangler referencen helt på dokumentet — hvilket forekommer, især ved ældre eller manuelt lavede kreditnotaer — kan feltet ikke udfyldes, fordi vi ikke opfinder en reference, der ikke står der. I det tilfælde er det værd at kontakte udstederen for en korrekt kreditnota, før den bogføres.

Uanset årsagen er princippet det samme: kreditnotaen skal kunne forklares med en reference til, hvilken faktura og hvilken konkret ændring den dækker. En kreditnota, der bare siger „korrektion“ uden yderligere forklaring, er svær at dokumentere korrekt ved en senere gennemgang.

flowparse.io

Moms på en kreditnota

Momsbeløbet på en kreditnota skal som regel modregnes den moms, der oprindeligt blev afregnet eller fratrukket på den faktura, den korrigerer — ellers står regnskabet med moms af et salg eller køb, der reelt er blevet mindre eller helt annulleret, hvilket over tid kan give en reel skævhed i momsregnskabet, især hvis det sker gentagne gange over flere perioder uden at blive rettet.

Vi udtrækker momsbeløbet, som kreditnotaen selv angiver det, men beregner ikke selve momsreguleringen og indberetter ikke til SKAT. Det er dit regnskabsprograms og din revisors opgave at lade kreditnotaen slå korrekt igennem på momsregnskabet.

Bliver en kreditnota ikke bogført mod den rigtige periode og det rigtige momsregnskab, kan det betyde, at der afregnes for meget eller for lidt i moms for en given periode — en fejl, der først opdages ved en gennemgang, ofte lang tid efter kreditnotaen blev udstedt.

Det er en af grundene til, at kreditnotaer bør bogføres løbende, i takt med at de modtages eller udstedes, i stedet for at samle dem op og bogføre dem alle på én gang ved en periodeafslutning — jo længere tid der går, jo sværere er det at huske den præcise sammenhæng mellem en kreditnota og den faktura, den hører til.

Alle udstedere og layouts

Udtrækket bygger på at forstå en kreditnotas opbygning generelt, ikke en skabelon pr. udsteder eller regnskabssystem. Det virker med kreditnotaer fra e-conomic, Dinero, Billy og ethvert andet system, uanset hvordan den enkelte leverandør har valgt at designe sin.

Det gælder også kreditnotaer fra udenlandske leverandører, hvor teksten „kreditnota“ er erstattet af et tilsvarende ord på et andet sprog — „credit note“, „Gutschrift“ eller lignende. Strukturen bag ordet er den samme, og det er den, der genkendes.

flowparse.io

Kontrol før eksport

Hver kreditnotas eget regnestykke — beløb ekskl. moms plus moms er lig totalen — kontrolleres, før den kommer med i registeret. Går det ikke op, bliver kreditnotaen markeret, i stedet for stille at blive lagt ind med en fejl.

Kontrollen ser på kreditnotaen isoleret — den bekræfter ikke, at beløbet stemmer overens med den faktura, den hævder at korrigere. Den sammenligning kræver, at du eller dit regnskabsprogram slår originalfakturaen op og sammenholder de to, hvilket er lettere, når begge allerede findes i et register i stedet for som separate PDF-filer.

flowparse.io

Bogføringsloven og kreditnotaen som bilag

En kreditnota er selv et bilag, ligesom fakturaen den korrigerer, og skal opbevares på samme måde i fem år efter bogføringsloven. FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem og fører ikke selve krediteringen i regnskabet — vi laver dokumentet om til data, du lægger ind i det system, du allerede bogfører i.

Vi er heller ikke et arkiv. Originalen slettes efter udtrækket, og opbevaringspligten for både fakturaen og kreditnotaen, der korrigerer den, er din.

Hold de to sammen i arkivet, hvis muligt — en kreditnota uden sin originalfaktura ved hånden mister meget af sin værdi som dokumentation, selv når den er korrekt bogført.

Hvem bruger det

Bogholdere og revisorer der skal holde styr på korrektioner på tværs af mange klienters fakturaer, og webshops eller virksomheder med returvarer, hvor kreditnotaer udstedes løbende og skal kunne spores tilbage til den oprindelige ordre, ofte flere gange om ugen.

Indkøbsafdelinger bruger det til at holde styr på modtagne kreditnotaer fra leverandører — særligt relevant, når en leverandør har lovet en rabat eller en refusion, og indkøbsafdelingen skal kunne dokumentere, at den faktisk er modtaget som lovet.

Regnskabsafdelinger ved en årsafslutning er en fjerde gruppe — der er det ofte nødvendigt at gennemgå samtlige udstedte og modtagne kreditnotaer for det forgangne år samlet, som en del af den generelle afstemning.

Delvis kreditering — den hyppigste faldgrube

De fleste kreditnotaer krediterer ikke hele den oprindelige faktura, men kun en del af den — én af flere varer, der kom retur, eller en prisrettelse på en enkelt linje ud af mange. Det gør det ekstra vigtigt, at referencekolonnen ikke bare peger på den rigtige faktura, men at beløbet også holdes op mod, hvad der reelt blev korrigeret.

Et register, der kun viser fakturanummeret uden at skelne mellem hel og delvis kreditering, kan give indtryk af, at hele fakturaen er annulleret, når det reelt kun er en mindre del. Det er en af grundene til, at beløbskolonnen i et kreditnotaregister bør læses sammen med referencekolonnen, ikke isoleret.

Har den samme faktura fået flere delvise kreditnotaer over tid — hvilket sker ved løbende returneringer på en større ordre — er det den samlede sum af kreditnotaerne, der skal holdes op mod fakturaens oprindelige beløb, for at se, hvor meget der reelt står tilbage at betale.

Et register, der viser både den oprindelige faktura og alle dens kreditnotaer i samme visning, gør den udregning til et opslag i stedet for en manuel sammentælling hver gang spørgsmålet dukker op.

Det er også her, en fejl typisk opstår, hvis den skal opstå: en delvis kreditnota, der ved en fejl bogføres som om den krediterede hele fakturaen, efterlader et regnskab, der viser mindre gæld eller mindre tilgodehavende, end der reelt er. Netop derfor er beløbskolonnen, ikke kun referencekolonnen, værd at læse med omhu ved en delvis kreditering.

Scannede kreditnotaer

Scannede eller fotograferede kreditnotaer kører gennem OCR og bliver struktureret på samme måde som digitale PDF'er, med usikre felter markeret til gennemsyn.

Ældre kreditnotaer, der kun findes i papirform i et fysisk arkiv, er et almindeligt eksempel — de dukker typisk op i forbindelse med en revision eller en gennemgang, hvor et gammelt regnskabsår skal genskabes, og en simpel scanning er nok til at få dem digitaliseret og med i et samlet register.

flowparse.io

Flere kreditnotaer på én gang

Batchbehandling tager op til 100 filer ad gangen og samler dem i ét ark, med en kolonne der viser, hvilken fil hver linje kom fra — praktisk ved en periode med mange returvarer eller en samlet gennemgang af et kvartals korrektioner.

Kombinér gerne en batch af kreditnotaer med en tilsvarende batch af de fakturaer, de korrigerer, konverteret via fakturaer til Excel. Lagt ved siden af hinanden bliver det tydeligt, hvilke fakturaer der reelt har fået en korrektion, og hvilke der ikke har.

flowparse.io

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter. Tæl kreditnotaerne i en typisk periode, gang med den tid det tager at slå den rigtige originalfaktura op og registrere korrektionen korrekt, og gang op med antallet af måneder. Det er ikke nødvendigvis mange kreditnotaer, men hver af dem kræver typisk mere omtanke end en almindelig faktura, netop fordi de skal kobles til noget andet.

Den anden gevinst er, at risikoen for at en kreditnota bliver bogført som en almindelig indtægt eller udgift — i stedet for en korrektion — forsvinder, fordi den allerede er markeret som sådan, før den når regnskabsprogrammet.

Den tredje gevinst kommer ved en revision. En revisor, der skal gennemgå et regnskabsårs korrektioner, bruger markant kortere tid, når kreditnotaerne allerede ligger samlet med deres referencer, end når de skal findes enkeltvis mellem hundredvis af almindelige fakturaer.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Underdatabehandlere er listet på sikkerhedssiden.

Vi er ikke et arkiv — originalen er væk efter udtrækket, og opbevaringspligten efter bogføringsloven gælder både fakturaen og den kreditnota, der korrigerer den.

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau. Tag en rigtig kreditnota og se, om fakturareferencen og totalen læses korrekt, før du betaler for noget som helst.

Har du både kreditnotaen og den faktura, den korrigerer, ved hånden, er det en god idé at teste med begge — så kan du se med det samme, om koblingen mellem de to bliver fundet korrekt.

Spørgsmål og svar

Læs videre