Én faktura, tre slags beløb
Der kommer en faktura fra speditøren på 18.400 kroner. Den har et fakturanummer, en forfaldsdato og et beløb nederst, og den ligner enhver anden leverandørfaktura.
Den er det ikke. Størstedelen af beløbet er slet ikke speditørens omsætning — det er told og importmoms, som speditøren har lagt ud for dig og nu beder om at få tilbage. Kun en mindre del er den ydelse, du faktisk har købt.
De tre dele hører tre forskellige steder hen i regnskabet. Bogført som én omkostning bliver importmomsen til en udgift, den ikke er, og fradraget forsvinder. Bogført som ét køb med 25 % moms bliver det forkert på en anden måde.
Det, siden her handler om, er den mekaniske del: at få linjerne ud af fakturaen som selvstændige beløb, med reference til den forsendelse, de hører til. Hvordan de så skal behandles, er en momsmæssig vurdering — og den ligger et andet sted.
Hvad vi ikke er
Vi er ikke told- eller momsrådgivere
Hvordan told, importmoms og gebyrer skal behandles i dit regnskab, afhænger af varen, oprindelsen og din virksomhed. Spørg din revisor eller slå op hos SKAT og Toldstyrelsen.
Vi fortolker ikke varekoder
Står varekoden på bilaget, kommer den med som tekst. Hvilken sats der følger med koden, er et opslag i tariffen — ikke noget, en tekstlæsning kan svare på.
Vi fortolder ikke og indberetter ikke
Der sendes ingenting til Toldstyrelsen eller SKAT. Vi laver grundlaget.
Vi afgør ikke, hvad der er told og hvad der er gebyr
Vi læser linjerne, som de står på fakturaen, med den tekst leverandøren har brugt. Er teksten uklar, er den uklar i tabellen også — og det er ærligere end et gæt.
Bilagene, der hører til ét importkøb
Et EU-køb har som regel ét bilag. Et køb uden for EU har fire, de kommer fra tre forskellige afsendere, og de kommer ikke samtidig.
| Bilag | Hvem sender det | Hvad det dokumenterer |
|---|---|---|
| Varefaktura | Leverandøren i afsenderlandet | Hvad der er købt, og til hvilken pris |
| Fragtdokument | Fragtfører eller speditør | At varen er sendt, og hvornår |
| Fortoldningsdokumentation | Speditør eller toldsystemet | Hvad der er angivet ved indførslen |
| Speditørens faktura | Speditøren | Told, importmoms udlagt, og speditørens ydelser |
Fire bilag, én forsendelse. Det, der binder dem sammen, er en reference — et forsendelsesnummer, et fortoldningsnummer eller et containernummer. Den reference er den vigtigste enkelte oplysning i hele bunken, og den er også den, der oftest ikke bliver noteret.
Uden den er de fire bilag fire løsrevne dokumenter i en mappe. Med den som kolonne er de en gruppe, der kan afstemmes: hører beløbene sammen, mangler der noget, kom det hele med.
Tredje række er den, der oftest mangler helt. Fortoldningsdokumentationen er den, ingen efterspørger i hverdagen, og den, der beviser, hvad der blev angivet ved indførslen. Speditøren kan som regel fremskaffe den — men hellere i samme måned end et år efter.
Prøv det på en speditørfaktura
Læg fakturaen op og se linjerne komme ud hver for sig. Gratis niveau uden oprettelse — og brug den, der plejer at tage længst tid at forstå.
Læg et dokument ind
Træk dine dokumenter herind
eller vælg filer fra din computer
Gratis: 10 sider om måneden · Opgradér for at få flere
Filer krypteres undervejs · slettes automatisk efter behandling · GDPR-overholdelse
Speditørens faktura, linje for linje
Her ligger hele problemet, så det er værd at gå igennem, hvad der typisk står på sådan en faktura.
| Linje | Hvad det er | Hvorfor det ikke må lægges sammen |
|---|---|---|
| Told | En afgift, udlagt af speditøren | Bliver en omkostning — ikke moms |
| Importmoms | Moms, udlagt af speditøren | Behandles som moms, ikke som udgift |
| Fortoldningsgebyr | Speditørens egen ydelse | Dansk moms ovenpå, som alle andre køb |
| Fragt | Transportydelse | Kan være med eller uden moms afhængigt af strækning |
| Terminal og håndtering | Speditørens ydelser | Almindeligt køb med dansk moms |
| Udlæg og forauktion | Penge lagt ud på dine vegne | Ikke en omsætning, ikke et køb |
Bemærk, at momslinjen nederst på fakturaen kun dækker nogle af linjerne. Det er den detalje, der gør fakturaen svær: totalen indeholder både beløb med dansk moms, beløb uden, og beløb der slet ikke er køb.
Derfor er hovedtallene ubrugelige her, og linjerne er alt. Én række pr. linje, med teksten som den står, er den eneste form, fakturaen kan bruges i.
Felterne, du skal have ud
Hver linje som sin egen række, med linjeteksten ordret. Teksten er det eneste, der skiller told fra gebyr.
Beløb pr. linje, og momsen pr. linje hvor den findes — ikke kun ét samlet momsbeløb nederst.
Forsendelses- eller fortoldningsreference, så bilagene kan samles i grupper.
Leverandør og momsnummer, fordi speditøren og fragtføreren ikke altid er samme virksomhed.
Dato — både fakturadato og den dato, forsendelsen faktisk blev fortoldet, når den står der.
Valuta som den står, uden omregning.
Kildefil og side, så en række altid kan spores tilbage til dokumentet.
Tredje punkt er det, der gør resten muligt. Uden referencen som kolonne kan bilagene ikke grupperes, og så er afstemning af en forsendelse et spørgsmål om at huske, hvilke fire dokumenter der hørte sammen.
Sådan virker det
1 · Læg bilagene op
Varefaktura, fragtdokument, fortoldning og speditørfaktura — op til 100 filer ad gangen.
2 · Læsning efter betydning
Ingen skabeloner. En ukendt speditør eller et nyt dokumentformat virker på første forsøg.
3 · Regnekontrol
Linjer mod total på hvert bilag. På en faktura med blandede linjer er det den kontrol, der findes.
4 · Usikkerhed vises
Toldpapirer har tæt layout og er ofte scannede. Usikre felter markeres frem for at blive gættet.
5 · Eksport
Excel, CSV, JSON eller XML, med kildefil og side på hver række.
6 · Gruppér pr. forsendelse
Referencen som kolonne gør de fire bilag til én gruppe, der kan afstemmes.
Hvorfor det er en anden opgave end EU-køb
Ved et EU-køb er problemet, at momsen ikke står på bilaget. Ved import er problemet det modsatte: der står for mange beløb, og de er af forskellig slags.
| EU-køb | Import uden for EU | |
|---|---|---|
| Antal bilag | Som regel ét | Typisk fire, fra tre afsendere |
| Momsen på bilaget | Står der ikke | Står der, men blandet med andet |
| Hvem lægger ud | Ingen | Speditøren, på dine vegne |
| Told | Nej | Ja, og det er en omkostning |
| Sværeste del | At finde de manglende bilag | At skille linjerne ad |
| Typisk fejl | Kun angivet den ene vej | Hele fakturaen bogført som én udgift |
De to nederste rækker er grunden til, at det er to forskellige arbejdsgange. EU-køb handler om at finde det, der mangler; import handler om at dele det, der er der. Fremgangsmåden for EU-siden ligger på omvendt betalingspligt og EU-varekøb.
Varefakturaen fra leverandøren
Den ser ofte enklest ud af de fire og har sine egne faldgruber, netop fordi den kommer fra et land med helt andre konventioner.
Datoformatet er ofte amerikansk: 03/04/2026 er den 4. marts, ikke den 3. april. Tallene bruger punktum som tusindtalsseparator eller omvendt. Valutaen er sjældent kroner, og der står som regel ikke noget momsnummer nogen steder, fordi leverandøren ikke er inde i EU-systemet.
Der står til gengæld ofte noget andet, som er værd at få med: leveringsbetingelsen. Om varen er købt frit leveret eller ab fabrik afgør, hvem der betaler hvad — og dermed om fragten er en del af varens pris eller en selvstændig ydelse. Teksten kommer med, som den står.
En proformafaktura er ikke en faktura. Den bruges til fortoldning og forveksles jævnligt med den rigtige, hvilket giver et køb bogført to gange — én gang på proformaen og én gang på den endelige. Dubletkontrollen på leverandør, beløb og dato fanger det.
Perioden, der ikke passer sammen
Et importkøb strækker sig over tid på en måde, et almindeligt køb ikke gør, og det giver et praktisk problem ved periodeafslutning.
Varefakturaen er dateret, da leverandøren afsendte varen. Fortoldningen sker, når varen ankommer — måske fem uger senere. Speditørens faktura kommer efter det. Tre datoer, potentielt to eller tre forskellige måneder.
Det betyder, at en forsendelse sagtens kan være halvt bogført ved et kvartalsskifte: varen er registreret, men speditørfakturaen er ikke kommet endnu. Det er ikke en fejl, men det skal være synligt, at der mangler noget, i stedet for at blive opdaget tilfældigt.
Den praktiske løsning er den samme som resten af siden: referencen som kolonne. En forsendelse med to bilag ud af fire er let at få øje på i en tabel, sorteret efter reference — og usynlig i en mappe.
Mange små forsendelser er sværere end få store
Der er en intuition om, at store beløb er det, man skal passe på. Ved import gælder det modsatte i praksis: én stor container om måneden er overskuelig, og tredive små pakker er ikke.
Regnestykket er enkelt. Fire bilag pr. forsendelse gange tredive forsendelser er 120 dokumenter om måneden, fra tre-fire forskellige afsendere, med hver sin reference og hver sin timing. Ingen af dem er svære enkeltvis.
| Få store forsendelser | Mange små | |
|---|---|---|
| Antal bilag | Overskueligt | Hundredvis om måneden |
| Typisk fejl | Én forkert opdeling | Bilag der aldrig kom med |
| Sådan opdages den | Beløbet er stort nok til at ses | Kun ved at sammenligne lister |
| Hvem opdager den | Nogen, på et tidspunkt | Ingen |
| Hvad der hjælper | Omhu på det enkelte bilag | Én tabel med en fælles reference |
Fjerde række er den ubehagelige. En forkert opdeling af en stor speditørfaktura viser sig som et beløb, nogen undrer sig over. En manglende fortoldning på en lille forsendelse viser sig ikke som noget som helst.
Derfor skifter arbejdsformen med volumen. Ved få forsendelser giver det mening at gennemgå hver enkelt grundigt. Ved mange giver det kun mening at arbejde på listen: gruppér på reference, og se efter grupper, der ikke er komplette.
At afstemme en forsendelse
Når bilagene er rækker med en fælles reference, bliver afstemningen en øvelse på få minutter i stedet for en opgave, ingen når.
Er alle fire bilag der? En gruppe med tre er et konkret spørgsmål til speditøren.
Passer varefakturaens beløb med det, der er angivet ved fortoldningen? Afvigelser har som regel en forklaring — men de skal findes, ikke overses.
Er der linjer på speditørfakturaen, du ikke kan placere? Teksten står ordret i tabellen, og et opkald afklarer det på to minutter.
Er noget betalt to gange? Told og importmoms udlagt af speditøren er også trukket et sted — dobbelt bogføring af udlæg er en klassiker.
Ingen af de fire er en momsmæssig vurdering. De handler om, hvorvidt dokumentationen er komplet og læst rigtigt — den del, der skal være på plads, før nogen tager stilling til behandlingen.
Referencen som kolonne — den ene ting, der gør resten muligt
Hvis der skal vælges én ting fra hele siden, er det den her: få den fælles reference ind som en kolonne fra starten.
Referencen kan hedde forskelligt afhængigt af, hvem der har udstedt bilaget — et forsendelsesnummer hos fragtføreren, et fortoldningsnummer i toldpapirerne, et sagsnummer hos speditøren, et containernummer på fragtdokumentet. Ofte optræder flere af dem på samme dokument.
Det praktiske svar er at gemme dem alle som tekst frem for at vælge én på forhånd. Hvilken der binder bilagene sammen, varierer fra speditør til speditør, og det er ikke noget, man kan afgøre, før man har set, hvad der faktisk står på dokumenterne.
Med referencen på plads bliver tre ting mulige, som ellers er manuelt arbejde. At samle en forsendelses fire bilag i én gruppe. At se, hvilke grupper der mangler et bilag. Og at finde det rigtige dokument, når nogen spørger til ét bestemt beløb et år senere.
Uden den er der ikke noget alternativ, der virker. Filnavne holder ikke — de bliver til faktura_2.pdf. Datoer holder ikke, fordi de fire bilag er dateret forskelligt. Beløb holder ikke, fordi de fire bilag har fire forskellige beløb. Referencen er det eneste, dokumenterne faktisk har til fælles.
Seks fejl, der går igen
Hele speditørfakturaen som én omkostning. Den hyppigste, og den der koster mest: importmomsen bliver til en udgift, og fradraget forsvinder stille.
Told behandlet som moms. Told er en afgift og bliver en omkostning. Den ligner moms på fakturaen, fordi den står lige ved siden af.
Fortoldningsdokumentationen aldrig hentet. Beløbene er angivet, men dokumentationen for dem findes ikke i virksomheden. Det opdages først, når nogen spørger.
Proformafaktura bogført som varefaktura. Giver samme køb to gange, med to forskellige bilagsnumre.
Kurs valgt på må og få. Ved import er der ofte en bestemt kurs, der skal anvendes. Tre forskellige kurser i samme kvartal kan ikke afstemmes bagefter.
Ingen fælles reference. Uden den er de fire bilag fire løse dokumenter, og en manglende fortoldning er usynlig.
Hvor vi stopper
Grænsen er den samme som på resten af de her sider: vi læser, hvad der står. Vi afgør ikke, hvad det betyder.
Told- og momsbehandling ved import afhænger af varen, af oprindelsen, af leveringsbetingelsen og af din virksomhed. Det er et område med specifikke regler, og det er hverken et regneark eller en tekstlæsning, der skal svare på dem.
Det, der ligger indenfor, er stadig det, der tager tid: at få fire dokumenter fra tre afsendere ud af PDF-form, med linjerne skilt ad og en reference, der binder dem sammen. Derfra kan din revisor arbejde — og gør det hurtigere, end hvis grundlaget skal graves frem først.
Hvad du får ud
Én række pr. linje på speditørfakturaen, én pr. bilag hvor hovedtal er nok, og en fælles reference på tværs. Excel til gennemgang, CSV til import, JSON og XML til systemer, der skal bruge det.
Kildefil og side følger med overalt. Ved import er det ekstra værd: dokumentationen for én forsendelse består af flere dokumenter fra flere afsendere, og et beløb skal kunne føres tilbage til det rigtige af dem.
Op til 100 filer pr. udtræk. En måneds forsendelser med fire bilag hver er 40-80 filer — altså ét gennemløb.
Hvem det især gælder
Webshops med varer fra Asien. Mange små forsendelser, mange speditørfakturaer, og en varestrøm der ikke stopper, mens bogholderiet indhenter. Se moms for webshops.
Engros og import. Færre forsendelser, større beløb, og en fejl på en enkelt faktura, der er stor nok til at ses i årsregnskabet.
Produktion med komponenter udefra. Løbende forsendelser fra flere lande, ofte med samme speditør, og en fælles reference der er den eneste vej til at holde dem adskilt.
Bogholdere med importkunder. Fire bilag pr. forsendelse gange antallet af kunder — den type arbejde, hvor tabellen er hele forskellen. Se for bogholdere.
Hvor du starter
Tag én forsendelse — helst en, hvor du har alle fire bilag — og læg dem op sammen. Se, om linjerne på speditørfakturaen kommer ud hver for sig, og om referencen fanges.
Tjek derefter en ting, som næsten altid giver et resultat: har du fortoldningsdokumentationen for de seneste tre måneders forsendelser? Hvis ikke, er det den mail til speditøren, der er værd at sende i dag frem for om et år.
Og sidst: kig på, hvordan speditørfakturaerne er bogført indtil nu. Er de gået ind som én omkostning, er der en samtale at tage med din revisor — og den er nemmere med tabellen i hånden.