Kontoudtog til Visma

Sådan importerer Visma selv en fil

Gå til Cash and bank, klik på pilen ved siden af „New bank transaction“, og vælg „Import bank statement“. Herfra vælger du filen på din computer eller trækker den ind i uploadfeltet.

Visma understøtter CSV, CAMT.053 og MT940 direkte. Kommer kontoudtoget kun som PDF — hvilket er reglen for lukkede konti, udenlandske banker uden aftale og historisk materiale — er CSV den fil, du skal bygge først.

Kolonnemapning og hvilket tegn der adskiller felterne

Visma accepterer et af flere tegn som separator i CSV-filen — semikolon, komma, punktum eller kolon — så længe hver linje svarer til én banktransaktion konsekvent gennem hele filen. I visse tilfælde beder Visma dig efterfølgende angive, hvilke kolonner der svarer til Transaction date, Reference og Amount, via rullemenuer.

En fil med tydelige, konsekvente kolonner og én fast separator gennem hele filen gør det trin hurtigt — det er netop det, en konvertering leverer, i modsætning til en fil sat sammen manuelt fra flere kilder.

Har filen tydelige kolonneoverskrifter, der navngiver felterne på forhånd — dato, tekst, beløb — springer Visma ofte mapningstrinnet helt over og genkender kolonnerne automatisk. Det er endnu en grund til, at en formateret CSV går hurtigere gennem importen end et regneark, der er redigeret i hånden uden faste overskrifter, og hvor overskrifterne ofte mangler helt.

flowparse.io

Hvis banken giver CAMT.053 eller MT940, brug den

Begge formater er understøttet direkte i Visma, og begge kommer fra kilden — hent dem, hvis din netbank tilbyder dem for den pågældende konto. En konvertering er ikke en erstatning for det, men til de fire situationer, ingen bankeksport dækker.

Der er ingen grund til at vælge mellem de to permanent. De fleste Visma-brugere ender med en blanding: CAMT eller MT940 til de konti, hvor banken leverer det problemfrit, og en CSV bygget fra en konvertering til resten. Det er ikke en kompromisløsning, det er bare, hvordan et regnskab med mere end én bank ser ud i praksis. Fordelingen ændrer sig desuden over tid, efterhånden som flere banker begynder at tilbyde CAMT — uden at det kræver noget som helst af dig aktivt at følge med i eller opdatere manuelt.

Sådan virker FlowParse i praksis

Du uploader PDF-filen i browseren. Siderne læses enkeltvis, og posteringerne bygges op som rækker — dato, tekst, beløb med korrekt fortegn, løbende saldo — inden saldokontrollen kører: primosaldo plus alle posteringer skal give ultimosaldoen.

Til sidst henter du en CSV-fil klar til Cash and bank, og en Excel-fil med samme data ved siden af.

Hele processen foregår i browseren. Er der tale om flere konti i flere lande, samler batchbehandlingen dem i én arbejdsgang, med hver fil sporet til den konto og det land, den kom fra.

flowparse.io

Typiske fejl, når en CSV-import fejler i Visma

Den hyppigste fejl er en fil med blandede separatorer — nogle linjer adskilt med semikolon, andre med komma, ofte fordi filen er sat sammen af flere kilder eller redigeret manuelt undervejs. Visma accepterer flere tegn som separator, men kun ét ad gangen pr. fil, og en blandet fil enten fejler helt eller læser kolonnerne forskudt på de linjer, der afviger.

Den næsthyppigste er kolonnemapningen. Bliver Transaction date, Reference og Amount tilknyttet de forkerte kolonner i mapningstrinnet, importeres tallene teknisk set korrekt, men lander på de forkerte felter — et beløb, der bliver læst som en reference, giver en transaktion uden værdi, som den automatiske matchning aldrig finder noget at matche mod.

En fil med én konsekvent separator og tydelige, forudsigelige kolonner gennem hele filen undgår begge dele — og gør mapningstrinnet til en formalitet snarere end en fejlkilde.

Den tredje, mindre hyppige fejl er en fil, der blander valutaer i samme upload uden en separat kolonne til det — noget der især rammer selskaber med konti i flere lande, hvor det er let at glemme, at en SEK-postering ikke må stå i samme kolonne som en DKK-postering.

Hvad bliver udtrukket

Kontoudtogets to niveauer bliver begge læst: kontooplysningerne øverst — bank, kontohaver, kontonummer eller IBAN, periode, valuta og de to saldi — og posteringerne nedenunder, som er dem, Cash and bank-importen bruger.

flowparse.io

Alle banker — også dem uden nordisk dækning

Udtrækket sker ved at forstå dokumentets opbygning, ikke ved en skabelon pr. bank, så et kontoudtog fra en bank, systemet aldrig har set, virker på første forsøg. Det gælder Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Nykredit, Spar Nord og enhver udenlandsk bank eller fintech.

Skifter en bank layout på sit kontoudtog, hvilket sker med jævne mellemrum, er der ingen skabelon, der går i stykker, fordi udtrækket ikke bygger på faste koordinater i første omgang. Det gælder både danske og udenlandske banker, og det er en af grundene til, at metoden holder over tid, hvor en fast skabelon pr. bank ville skulle vedligeholdes løbende.

flowparse.io

Selskaber med aktiviteter i flere lande

Fordi Visma driver systemet på tværs af de nordiske markeder, er en typisk bruger et selskab med konti i mere end ét land — en dansk driftskonto ved siden af en svensk eller norsk. Netop den kombination er, hvor huller mellem CAMT- og MT940-dækning opstår oftest, fordi ikke alle banker i alle lande tilbyder samme eksportformater.

En batchkørsel, der samler flere landes kontoudtog i ét regneark, sporet til kilde og konto, gør det til én arbejdsgang i stedet for én pr. land.

Valutaen er værd at holde øje med i den situation. Et dansk selskabs DKK-konto og et svensk søsterselskabs SEK-konto ser næsten ens ud i en PDF, men skal aldrig blandes sammen i samme Visma-import — saldokontrollen kører pr. konto og pr. valuta, netop for at fange den type sammenblanding, før den lander i regnskabet.

Det samme gælder ved en fusion eller et nyt datterselskab i endnu et land, hvor bankforbindelsen sjældent er sat op fra dag ét. Historikken fra tiden før integrationen findes typisk kun som PDF-eksporter, og en batchkonvertering samler dem, indtil en direkte formatimport er relevant.

Det bliver særligt tydeligt ved en koncernafslutning, hvor selskaber i flere lande skal rapportere ind på samme tid. Har ét datterselskab en konto, der endnu ikke er integreret, mens de øvrige kører problemfrit, er det den ene konto, der ellers ville forsinke hele processen — og en konvertering af netop den er en billig forsikring mod den forsinkelse.

Visma, bogføringsloven, og hvad FlowParse ikke er

Visma står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Ansvaret for, at systemet lever op til bogføringslovens krav, ligger hos Visma som udbyder — også for selskaber, der bogfører konti i flere nordiske lande gennem samme Visma-instans.

FlowParse er ikke et registreret digitalt bogføringssystem. Vi laver kontoudtoget om til den fil, Visma kan importere — compliance opnås ved at bogføre i Visma, ikke ved at bruge FlowParse. Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed på tværs af flere lande, er det din revisor eller den lokale myndighed, der skal svare.

Saldokontrollen — det, der forhindrer en fejlfyldt import

Den dyreste fejl er en postering, der aldrig kom med. Primosaldo plus alle posteringer skal give den ultimosaldo, banken har trykt, og den regning kører på hvert eneste udtog, før filen bliver til noget, du kan importere.

Der er en kontrol mere, som koster ingenting og fanger det, ingen enkeltfil kan se: den ene periodes ultimosaldo skal være den næste periodes primosaldo — også når de to perioder ligger i hvert sit land, og selv når kontoen skifter mellem CAMT-import og en konverteret CSV fra måned til måned.

flowparse.io

Scannede og fotograferede udtog

Scannede eller fotograferede PDF-filer kører gennem OCR og bliver struktureret som posteringer, med usikre felter markeret til gennemsyn — og saldokontrollen fanger de fejl, OCR typisk laver.

Det gælder også for materiale fra et udenlandsk søsterselskab, hvor kvaliteten af det, der bliver sendt videre, sjældent er den samme som en dansk afdelings egne udtog. Markeringen af usikre felter gør forskellen synlig med det samme, i stedet for at den først dukker op ved en efterfølgende afstemning.

flowparse.io

Flere konti, flere lande, én arbejdsgang

Batchbehandling tager op til 100 PDF-filer ad gangen og lægger dem i ét regneark med en kolonne, der viser, hvilken fil og hvilken konto hver linje kom fra. Overlapper to filer i perioden, bliver dubletterne fanget i stedet for talt med to gange.

Hold konti adskilt i arket, også når flere lande ligger i samme fil. Saldokontrollen kører pr. konto og pr. valuta, og en dansk DKK-konto og en svensk SEK-konto skal aldrig lægges sammen i samme regnestykke, uanset hvor bekvemt det ville være.

flowparse.io

Moms, bilag og grænsen for hvad et kontoudtog beviser

Et kontoudtog dokumenterer en betaling, ikke hvad der blev købt. Til momsfradrag er bilaget dokumentationen — fakturaen med moms specificeret, ikke banklinjen. For selskaber med aktiviteter i flere lande er den skelnen ekstra vigtig, fordi momsreglerne kan afvige fra land til land, selvom kontoudtoget ser ens ud på tværs af dem.

Vi beregner ikke moms og indberetter ikke til SKAT eller de tilsvarende myndigheder i andre lande. Skal fakturaerne også ind som data, findes der en side om udtræk af fakturadata.

Hvad du faktisk sparer

Regn det selv efter, det er en ærligere øvelse end et løfte fra en produktside. Tæl posteringerne i en periode, gang med den tid det tager at taste én linje korrekt, og gang op med antallet af konti på tværs af de lande, selskabet er aktivt i. De fleste lander på flere timer om måneden, alene for de konti, CAMT og MT940 ikke dækker.

Den anden gevinst er sværere at sætte tal på: fejlene forsvinder som kategori. Et tal, der er læst maskinelt og kontrolleret mod saldoen, kan ikke være en tastefejl — og det gælder, uanset hvilket lands konto tallet kommer fra.

Privatliv og hvor filerne havner

Filerne sendes over TLS, behandlingen sker på infrastruktur i EU, originalen slettes umiddelbart efter udtrækket, og ingen kundedokumenter bruges til at træne modeller. Vi er ikke et arkiv — opbevaringspligten efter bogføringsloven er din.

Det gælder også, når kontoudtoget kommer fra et søsterselskab i et andet land. Posteringsteksterne kan indeholde personoplysninger om tredjepart uanset hvilket land kontoen ligger i, og det er en god vane at behandle materialet ensartet, uanset hvilket lands konto det kommer fra.

flowparse.io

Præcision — og hvad der faktisk beskytter din import

Feltpræcisionen ligger omkring 98 % på almindelige layouts. Det spørgsmål, der betyder noget, er om du opdager, når noget er galt, før filen når Cash and bank — og det kan du, fordi saldokontrollen kan bevise, at ingen linje mangler.

Det gælder i endnu højere grad, når kontiene ligger i flere lande. En fejl, der kun rammer én af flere konti i en batch, er let at overse, hvis intet fremhæver den — derfor markeres usikre felter pr. fil og pr. konto, ikke kun samlet for hele importen.

Test derfor med den konto, der plejer at være besværlig — en udenlandsk konto uden CAMT-aftale, eller en historisk periode — frem for en aktiv konto, hvor den direkte formatimport alligevel ville have klaret arbejdet.

flowparse.io

Pris og hvordan du prøver det

Der er et gratis niveau. Tag et kontoudtog fra den konto, der plejer at drille — en lukket konto eller en udenlandsk bank uden CAMT-aftale — og se, om filen importeres rent i Visma.

Spørgsmål og svar

Læs videre